2019 Yılında Tutulması Gereken Zorunlu Defterler

ÖZEL MEVZUAT SİRKÜLERİ

VERGİ USUL VE TÜRK TİCARET KANUNLARINA GÖRE

2019 YILINDA TUTULACAK DEFTERLER VE TASDİK DURUMLARI

Bu Sirkülerin konusunu;

⎯         Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ1,

⎯         Elektronik Defter Genel Tebliğ2

ÖZET            :

⎯ 486 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği3  hükümlerine göre 2019 yılında tutulacak defterler ve tasdik durumları oluşturmaktadır.

I-TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER

a) Türk Ticaret Kanunu’na Göre Tacirin Tutacağı Defterler

Kişinin Hukuki Durumu Tutacağı Defterler
Tacir (Gerçek ve tüzel kişi) 1.

2.

Yevmiye defteri,

Envanter defteri

3. Defteri kebiri
Şahıs şirketleri 1. 2.

3.

Yevmiye defteri,

Envanter defteri

Defteri kebir

4. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
Anonim şirketler

Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler Kooperatifler

1. 2. 3. 4.

5.

Yevmiye defteri,

Envanter defteri

Defteri kebir

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Pay defteri,

6. Yönetim kurulu karar defteri
Limited şirketler 1. 2.

3.

Yevmiye defteri,

Envanter defteri

Defteri kebir

4. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

                                                        

  • 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete
  • 13 Aralık 2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmi Gazete
  • 17 Aralık 2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazete
5. Pay defteri
6. Müdürler kurulu defteri (ihtiyari md.11/4)
Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller

1. 2.

3.

Yevmiye defteri,

Envanter defteri

Defteri kebir

Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanununa göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar mezkûr Kanun hükümlerine uygun olarak işletme hesabı esasına göre defter tutabileceklerdir.

İşletme hesabı esası ve bilanço esasına göre defter tutma ayrımına ilişkin hadler, Vergi Usul Kanunu Tebliğleri ile yayımlanmaktadır. 20164, 20175 ve 20186 yılları için belirlenmiş olan bu hadler aşağıdaki gibidir.

Madde No Konusu 2016 Yılında Uygulanan

Miktar (TL)

2017 Yılında Uygulanan

Miktar (TL)

2018 Yılında Uygulanan

Miktar (TL)

MADDE 177- Bilanço esasına göre defter tutma hadleri
Alış tutarı 168.000 170.000 190.000
Satış tutarı 230.000 230.000 260.000
2- Yıllık gayrisafi iş hasılatı 90.000 90.000 100.000
3- İş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 168.000 170.000 190.000

                                                        

  • 12.2015 tarihli ve 29573 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 460 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirlenen tutarlar
  • 512.2016 tarihli ve 29931 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 476 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirlenen tutarlar
  • 612.2017 tarihli ve 30285 sayılı M. Resmi Gazetede yayımlanan 490 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nde belirlenen tutarlar

                                  

b) Vergi Usul Kanuna Göre Tutulacak Defterler

Mükellefler Defterler
Birinci sınıf tüccar (Bilanço Esası) Yevmiye defteri

Defteri kebir

Envanter defteri

İkinci sınıf tüccar (İşletme Esası) İşletme defteri

İşletmenin faaliyet konusuna göre ayrıca tutulması zorunlu defterler

İmalat defteri

Kombine imalat defteri

Bitim işleri defteri

Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri

Ambar Defteri

Serbest meslek erbabı Serbest meslek kazanç defteri
Noterler Özel defterler
Çiftçiler Çiftçi işletme defteri
Ayrıca tutulabilecek defterler Banka, banker ve sigorta şirketlerinin gider vergisine ilişkin kayıtları

Damga resmi kayıtları7

Menkul ve gayrimenkul sermaye iratlarına ait kayıtlar

                                                        

7 Damga Resmi Kanununa göre yolcu bileti ücretleri, sigorta primleri ve ilan ücretleri gibi mevzular üzerinden resim istifa etmeye mecbur olan gerçek ve tüzel kişiler bu ücret primlerle istifa ettikleri damga resimleri için tarih sırasıyla bir kayıt tutmaya mecburdurlar. Tüccarlar bu kayıtları muhasebe defterlerinde tuttukları hesaplarda gösterebilirler. Kayıtların muhasebe defterinde gösterilmemesi halinde ayrı bir “Damga Resmi defteri” tutulur. Devlet müesseselerinin resmi defter ve kayıtları Damga Resmi defteri yerine geçer.

  1. c) Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanununa Göre Defter Tasdikleri

1- İlk Açılışta Defter Tasdiki

Tasdik Durumu

Türk Ticaret Kanunu

Vergi Usul Kanunu
İlk tasdik

İlk açılışta kullanılmaya başlamadan önce

tasdik ettirilecek fiziki ortamda tutulan  defterler

1.               Yevmiye defteri,

2.               Defteri kebir,

3.               Envanter defteri,

4.               Pay defteri,

5.               Yönetim           kurulu

karar defteri

6.               Genel kurul toplantı ve müzakere

defteri

7.               Müdürler           kurulu

defteri[1]

1.                  Yevmiye defteri

2.                  Envanter defterleri;

3.                  İşletme deft

4.                  Çiftçi

defteri;

—-

5.                  İmalat            ve

Vergisi defterleri;

(Basit           İstihsal defteri dahil)

6.                  Nakliyat

defteri;

7.                  Yabancı

kurumlarının defteri;

eri

işletme

İstihsal

Vergisi

Vergisi

nakliyat hasılat

8.                  Serbest           meslek

kazanç defteri;

9.                  Bu defterler  yerine

kullanılacak olan defterler

Açılış onayı tasdik zamanı 1-      Açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce noter tarafından yapılır.

2-      Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde

Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce;

vergi muafiyeti kalkanlar,

ticaret sicili

tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.

3-      Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili

tasdiknamesi aranmaz.

4-      Anonim

ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşunda, ticari defterlerin açılış onayları şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılır.

muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde
  • İlk Açılıştan Sonra İzleyen Dönemlerde Defter Tasdikleri
Tasdik Durumu

Türk Ticaret Kanunu

Vergi Usul Kanunu

İzleyen dönemler

Açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu defterler

1.                  Yevmiye defteri,

2.                  Defteri kebir,

3.                  Envanter defteri

4.                  Yönetim kurulu

karar defteri

Müdürler kurulu defteri

1.                  Yevmiye defteri

2.                  Envanter defterleri;

3.                  İşletme defteri

4.                  Çiftçi işletme

defteri;

5.                  İmalat ve İstihsal

Vergisi defterleri;  (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

6.                  Nakliyat Vergisi

defteri;

7.                  Yabancı nakliyat

kurumlarının hasılat defteri;

8.                  Serbest meslek

kazanç defteri;

9.                  Bu defterler  yerine kullanılacak olan defterler

İzleyen hesap dönemlerinde  açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam

edilebilecek defterler[2]

(yeterli yaprakları bulunması kaydıyla)

1.         Pay defteri  2.             Genel kurul

toplantı ve müzakere

defteri

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayı zamanı

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.

Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda

Yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılacak defterler

1.                  Yönetim             kurulu

karar defteri,

2.                  Yevmiye defteri,

3.                  Envanter defteri

4.                  Defteri kebir

Müdürler kurulu defteri

1.                  Yevmiye defteri

2.                  Envanter defterleri;

3.                  İşletme defteri

4.                  Çiftçi işletme

defteri;

5.                  İmalat ve İstihsal

Vergisi defterleri;  (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

6.                  Nakliyat Vergisi

defteri;

7.                  Yabancı nakliyat

kurumlarının hasılat defteri;

8.                  Serbest meslek

kazanç defteri;

9.                  Bu defterler  yerine kullanılacak olan defterler

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanılması

Kullanmaya başlamadan önce

Kullanmaya başlamadan önce

  • Dönem Sonu Kapanış Tasdikleri
Tasdik Durumu

Türk Ticaret Kanunu

Vergi Usul Kanunu
Kapanış tasdiki Kapanış onayına tabi defterler 1.                  Yevmiye

2.                  Yönetim            kurulu

karar defterleri

Müdürler kurulu defteri

Kapanış onayı zamanı Yevmiye Defteri; izleyen hesap döneminin altıncı ayı

Yönetim kurulu karar defteri izleyen hesap döneminin birinci ayının sonu

Vergi Usul Kanununun 13’üncü ve 15’inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ikinci ayın sonuna kadar yapılabilir

d) Ticaret Sicili Tasdiknamesi Aranması

Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.

Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.

Anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşunda, ticari defterlerin açılış onayları şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılır.

  1. e) Defterlerde Olması Zorunlu Bilgiler
Defter

Asgari Olması Gereken Bilgiler

Yevmiye defteri

a)                  Madde sıra numarası,

b)                  Tarih,

c)                  Borçlu hesap,

ç) Alacaklı hesap,

d)                 Tutar,

e)                  Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.

Defteri kebir a)   Tarih,

b)  Yevmiye defteri madde sıra numarası,

c)   Tutar,

ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.

Envanter defteri

Taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerleri
Pay defteri

a)                  Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,

b)                  Pay sahibinin iletişim bilgileri,

c)                  Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar, ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,

d)                 Payın nominal değeri,

e)                  Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,

f)                   Payın tertibi,

g)                  Payın edinme tarihi,

ğ) Deftere kayıt tarihi,

h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,

ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararlar

(Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.)

Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir.

Müdürler kurulu karar defteri

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

f) Defterlerin Saklanma Süresi

e-defter tutmak zorunda olanlar ve uygulamaya  geçiş zamanı

a)                  2017  hesap  dönemi  brüt satış  hasılatı  10  Milyon  TL  ve  üzeri olan  mükellefler    2019 hesap döneminde,  e-defter     tutmak     ve 1/1/2019  tarihinden    itibaren    e-fatura düzenlemek zorundadır. (454  seri No.lu VUK Genel Tebliği ile)

b)                  Özel    Tüketim    Vergisi Kanununa ekli  I  sayılı  listedeki malların  imali,  ithali,  teslimi  vb. faaliyetleri  nedeniyle  Enerji  Piyasası Düzenleme  Kurumu  (EPDK)’ndan 2018  yılı  içerinde  lisans  alan mükellefler (Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu kapsamında değerlendirilmeyecektir)  1/1/2019  tarihinden itibaren elektronik fatura ve elektronik defter

Türk Ticaret Kanunu’na göre                                    Vergi Usul Kanununa göre

10 yıl

5 yıl
Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. Zamanaşımı süreleri dikkate alınarak

Örn.  Yıllara yaygın inşaat işinde hesap dönemi bütünlüğü dikkate alınmalıdır.

II- ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULACAK DEFTERLER

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili olarak 13/12/2011 tarihli ve 28141 sayılı

Resmî Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri ile 17 Aralık 2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 486 sıra No.lu Vergi Usul Kanunu  Genel Tebliği hükümleri dikkate alınmalıdır.

uygulamasına geçmek zorundadır. Bununla birlikte lisans tarihi 1/10/2018 –31/12/2018 tarihi olan mükellefler istemeleri halinde 1/1/2020 tarihinden  itibaren  elektronik  defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir. (454  seri No.lu VUK Genel Tebliği ile)

c)                  Özel    Tüketim    Vergisi Kanununa  ekli  III  sayılı  listedeki malları  imal,  inşa  ve  ithal  eden

mükelleflerden  2018  yılı  içerinde mükellefiyet    tesis  ettirenler 1/1/2019 tarihinden itibaren elektronik fatura  ve  elektronik  defter uygulamasına  geçmek  zorundadır. Bununla birlikte mükellefiyet tesis tarihi  1/10/2018 –31/12/2018 tarihi olan mükellefler istemeleri halinde 1/1/2020 tarihinden itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir. (454 seri No.lu VUK Genel Tebliği ile)

d)                 İnternet üzerinden  mal  ve hizmet satışı yapan ve 2017 yılı gelir tablosu  brüt  satış  hasılatı  tutarı  5 milyon   lira   ve   üzerinde   olan mükellefler, 31/12/2018 tarihine kadar  başvurularını  ve  fiili  geçiş hazırlıklarını tamamlayarak 1/1/2019 tarihinden  itibaren  e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadırlar. (464 seri No.lu VUK Genel Tebliği ile)

e)                  Elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de eFatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter tutmak zorundadır. Bu durumda uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

(454  seri No.lu VUK Genel Tebliği ile)

f) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasına geçme yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır. (454 seri No.lu VUK Genel Tebliği ile)

Elektronik Ortamda Tutulacak

Defterler

Başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüş olup, ilerleyen dönemlerde diğer yasal defterlerle ilgili duyuru yapılacağı belirtilmiştir.

(Defter Beyan Sistemine ilişkin bilgilere izleyen bölümde yer verilmiştir.)

Elektronik Defterlerin Tutulması ve

Oluşturulması

Elektronik ortamda defter tutacak mükellefler duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyla oluşturdukları elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar)

kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter

Uygulaması aracılığı ile GİB’in onayına sunulur.

GİB mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler, GİB tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı Elektronik defter oluşturma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

a)                  Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

b)                  Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır.

c)                  Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan

süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

ç)  Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil)  her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Elektronik defter uygulamasında ihtiyarilik

Elektronik defter tutmak zorunda olan mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabileceklerdir.

Elektronik defter tutanların kağıt ortamında defter tutmaları

Elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kâğıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükelleflerin kâğıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılmayacakları belirtilmektedir.
Defter Beyan Sistemi 17 Aralık 2017 tarihli  ve 30273 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 486 sıra No.lu VUK Genel Tebliğinde; − Serbest meslek erbabı ile basit usule tabi olan mükelleflerin (noterler ile noterlik görevini ifa ile
mükellef olanlar hariç) kayıtlarının 1 Ocak 2018,

− İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükelleflerin (serbest meslek kazanç defteri yanında işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 1/1/2018) kayıtlarının ise 1 Ocak  2019, tarihinden itibaren  elektronik ortamda tutulması, bu mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların defterlerinin bu kayıtlardan hareketle elektronik ortamda oluşturulması ve saklanması, vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilebilmesi ile elektronik ortamda belge düzenlenebilmesi amacıyla geliştirilen Defter-Beyan Sistemini kullanmaları zorunluluğu getirilmiştir.

Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutulabilecek Defterler

İşletme defteri,

Çiftçi işletme defteri,

Serbest meslek kazanç defteri,

Amortisman defteri,

Envanter defteri,

Damga vergisi defteri,
Ambar defteri ile
Bitim işleri defteri
Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutulacak defterlerde açılış ve kapanış onayı Defter-Beyan Sistemi vasıtasıyla elektronik ortamda tutulan defterlerin açılış onayı; ilk defa veya yeniden işe başlama ile sınıf değiştirme hallerinde kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk gününde Başkanlık tarafından elektronik olarak yapılır. Açılış onayı 213 sayılı Kanunda öngörülen tasdik hükmündedir.

Defterlere ait oldukları takvim yılının son ayını takip eden dördüncü ayın sonuna kadar Başkanlık tarafından elektronik ortamda kapanış onayı yapılır.

Defter-Beyan Sistemi üzerinden tutulan defterler, 213 sayılı Kanun kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Defter-Beyan Sistemi kullanmakla yükümlü olan mükelleflerden defter tutmak zorunda olanların kâğıt ortamında tuttukları defterlerin hukuki geçerliliği bulunmamaktadır.

NOTLAR

  • Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.
  • Anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşunda, ticari defterlerin açılış onayları şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılır.
  • Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır.
  • Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
  • Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz
  • Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ancak; ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.
  • Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz.
  • Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterleri de yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.
  • 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan TİCARİ DEFTERLERE İLİŞKİN TEBLİĞ’in 11/4’üncü fıkrasında, limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilecekleri belirtilmiştir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümlerin uygulanacağı belirtilmiştir.
  • Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

VERGİ USUL KANUNU’NUN

DEFTER TUTMA İLE İLGİLİ DÜZENLEMELERİ

Vergi Usul Kanunun defter tutma ile ilgili düzenlemeleri aşağıdaki gibidir.

“Birinci sınıf tüccarlar:

Madde 177 – (Değişik 30/12/1980 – 2365/26 md.)

Aşağıda yazılı tüccarlar, I inci sınıfa dahildirler. [3]

  1. Satın aldıkları malları olduğu gibi veya işledikten sonra satan ve yıllık alımlarının tutarı 7.200.000.000 (190.000 TL) lirayı veya satışlarının tutarı 8.640.000.000 (260.000 TL) lirayı aşanlar;
  1. Birinci bentte yazılı olanların dışındaki işlerle uğraşıp da bir yıl içinde elde ettikleri gayri safi iş hasılatı 3.600.000.000 (100.000 TL) lirayı aşanlar;
  1. 1 ve 2 numaralı bentlerde yazılı, işlerin birlikte yapılması halinde 2 numaralı bentte yazılı iş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı 7.200.000.000 (190.000 TL) lirayı aşanlar;
  1. Her türlü ticaret şirketleri (Adi şirketler iştigal nevileri yukarıdaki bentlerden hangisine giriyorsa o bent hükmüne tabidir.);
  1. Kurumlar Vergisine tabi olan diğer tüzelkişiler (Bunlardan işlerinin icabı bilanço esasına göre defter tutmalarına imkan veya lüzum görülmeyenlerin, işletme hesabına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilir.);
  1. İhtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih edenler.

(Ek fıkra : 21/1/1983 – 2791/4 md.; Mülga : 4/12/1985 – 3239/136 md.) “İkinci sınıf tüccarlar:

Madde 178 – Aşağıda yazılı tüccarlar II’nci sınıfa dahildirler:

  1. 177’nci maddede yazılı olanların dışında kalanlar;
  1. Kurumlar Vergisi mükelleflerinden işletme hesabı esasına göre defter tutmalarına Maliye Bakanlığınca müsaade edilenler.

Yeniden işe başlayan tüccarlar yıllık iş hacimlerine göre sınıflandırılıncaya kadar II nci sınıf tüccarlar gibi hareket edebilirler.”

“Sınıf değiştirme:

Madde 179 – a) (I) inciden (II)’nciye geçiş: İş hacmi bakımından I inci sınıfa dahil olan tüccarların durumları aşağıdaki şartlara uyduğu takdirde, bunlar, bu şartların tahakkukunu takip eden hesap döneminden başlayarak, II’nci sınıfa geçebilirler:

  1. Bir hesap döneminin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlerden %20 yi aşan bir nispette düşük olursa veya;
  2. Arka arkaya üç dönemin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlere nazaran % 20 ye kadar bir düşüklük gösterirse.”

“Sınıf değiştirme:

Madde 180 – b) (II)’nci den (I) inciye geçiş: İş hacmi bakımından II nci sınıfa dahil tüccarların durumları aşağıda yazılı şartlara uyduğu takdirde bunlar bu şartların tahakkukunu takip eden hesap döneminden başlayarak I inci sınıfa geçerler.

  1. Bir hesap döneminin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlerden %20’yi aşan bir nispette fazla olursa veya;
  2. Arka arkaya 2 dönemin iş hacmi 177’nci maddede yazılı hadlere nazaran %20 ye kadar bir fazlalık gösterirse.”

“İhtiyari sınıf değiştirme:

Madde 181 – II’nci sınıf tüccarlar diledikleri takdirde bilanço esasına göre defter tutabilirler.

Bu suretle I inci sınıfa dahil olanlar hakkında da evvelki maddenin hükümleri cari olur.”

[1] Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır.

[2] TTK’nın 64/3’üncü fıkrasına göre pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de AÇILIŞ ONAYI YAPTIRILMAKSIZIN kullanılmaya devam edilebilir.

[3] Parantez içinde yazılı tutarlar 01.01.2018 tarihinden itibaren geçerli olmak üzere; 29.12.2017 tarihli ve 30285 sayılı M. Resmi Gazetede yayımlanan 490 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile belirlenen tutarlardır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.