Yerinde ya da merkezde incelenen mahalli idarelere ait hesaplardan ilişiği bulunmayan belge ve defterlerin, idarenin istemi halinde mahalline iadesi hususundaki tereddüt
Karar No : 4866/1
KONU
Yerinde ya da merkezde incelenen mahalli idarelere ait hesaplardan ilişiği bulunmayan belge ve defterlerin, idarenin istemi halinde mahalline iadesi hususundaki tereddüt.
KONU İLE İLGİLİ MEVZUAT
832 sayılı Sayıştay Kanununun;
Geçici 8’inci maddesi,
2514 sayılı Divan-ı Muhasebat Kanununun;
68’inci maddesi,
69’uncu maddesi,
1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun;
119’uncu maddesi,
138’inci maddesi,
16.11.1970 tarih ve 7/1564 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Sayıştay’a Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı ile Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yokedilme Usulleri Hakkında Tüzüğe ekli Saklama Sürelerini Gösterir Cetvelin;
9’uncu sırasının (b) bendi,
Aynı Cetvelin 21.2.1983 tarih ve 83/6094 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile değişik 9’uncu sırası,
İNCELEME
Konu ile ilgili mevzuat ve bu husustaki Daire Kararı incelendikten sonra gereği görüşüldü:
832 sayılı Sayıştay Kanununun 104’üncü maddesi hükmü ile 2514 sayılı Divan-ı Muhasebat Kanunu yürürlükten kaldırılmış, ancak geçici 8’inci maddesinde, 2514 sayılı Kanun ve bu kanuna ek kanunların il özel idareleri ve belediyelere ait hükümlerinin yürürlükte kalacağı belirtilmiştir.
Konuya ilişkin 8.7.1971 gün ve 3523 sayılı Genel Kurul Kararında da, il özel idareleri ve belediye hesapları hakkında 2514 sayılı Kanun hükümlerinin tamamının değil münhasıran bu idarelerle ilgili hükümlerinin uygulanması ve bunun dışında kalan hususlarda 832 sayılı Sayıştay Kanunu hükümleri ile 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun 832 sayılı Kanuna aykırı olmayan hükümlerinin uygulanması gerektiği ifade edilmiştir.
2514 sayılı Kanunun 68’inci maddesinde, il özel idareleri ve bu kanunun yürürlüğe girdiği seneden önceki üç senelik bütçelerindeki gelirlerin tahsilat miktarlarının ortalaması otuz bin lira ve daha yukarı olan belediyelerin sayman hesaplarıyla kesin hesaplarının ikinci derecede Sayıştay’ın inceleme ve yargılamasına tabi olacağı, bu hesapların mahallerince tasdik tarihinden itibaren bir ay içinde ilgili meclislerce alınacak karar suretleri ve bütçeleriyle birlikte Sayıştay’a gönderileceği, Sayıştay’ın bu hesaplarla, kararlarda yer alan konuları inceleyip hükme bağlayacağı, Sayıştay’ın inceleme ve yargılamasına tabi olmayan belediye bütçelerinin hesaplarının Muhasebe-i Umumiye Kanununun 119’uncu maddesi hükmüne tabi olacağı belirtilmiştir. Aynı Kanunun 69’uncu maddesinde de, incelemenin yapılması için mahallinden evrak ve defterlerin getirilmesine veyahut konunun önemine göre mahalline memur gönderilmesine Sayıştay’ın yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.
Başlangıçta mahalli idare hesapları üzerindeki Sayıştay denetimi sadece idare hesabı cetvelleri ile bu hesaplarda Vilayet ve Belediye Meclisleri tarafından ilişikli görülen hususların incelenmesi şeklinde icra edilmekte ve ilişikli görülmeyen belgeler incelemeye tabi tutulmayıp mahallinde bırakılmakta iken 20.1.1958 tarih ve 2380/1 sayılı Genel Kurul Kararı ile, il özel idareleri ve belediye hesaplarına ilişkin incelemenin kapsamı genişletilmiş, yapılacak incelemenin, bu hesaplara dahil olan muamelelerin evrakı müsbitelerine de müracaat suretiyle tamamına teşmil edileceği kabul edilmiştir. Bu hesaplardan gerek mahallinde gerekse merkezde incelenmesi öngörülenlerin, ilgili saymanlıklarca evrakı müsbiteleriyle birlikte Sayıştay’a gönderilmesi ve bu belgelerin Muhasebe-i Umumiye Kanununun 138’inci maddesi hükmü uyarınca Sayıştay’da saklanması gerekli görülmüştür.
Sayıştay’a gönderilen belgelerin saklanmasına ilişkin esaslar ise, 16.11.1970 tarih, 7/1564 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan ve 7.12.1970 tarih, 13687 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Sayıştay’a Verilen Her Çeşit Gider ve Gelir Evrakı ile Her Çeşit Belgelerin Saklanma Süreleri ve Yokedilme Usulleri Hakkında Tüzükte belirlenmiştir. Bu Tüzüğe ekli Saklama Sürelerini Gösterir Cetvelin 9’uncu sırasının (b) bendinde, Cetvelin diğer maddelerinde sayılmayan çeşitli evrak ve defterlerin, gereğine ve önemine göre ilgili bulunduğu bütçe yılı veya hesap devresinin bitiminden itibaren beş yıldan az olmamak şartıyla Sayıştay Genel Kurulunca verilecek karara göre kararda tespit edilen sürece saklanması öngörülmüş, bu bendin devamında parantez içinde yer alan hükümde de, mahalli idareler ve ayniyat hesaplarından ilişiği bulunmayanlar hakkında beş yıl kaydının aranmayacağı ve saklama müddetinin sonunda ilgili dairelere gönderilmesine Genel Kurulun karar verebileceği belirtilmiştir.
Tüzüğün söz konusu hükmü uyarınca ittihaz olunan 21.6.1971 tarih ve 3519/1 sayılı Genel Kurul Kararında, yerinde incelenen mahalli idareler hesaplarından ilişiksiz bulunan evrakın ilgili daire nezdinde bırakılmasına ve merkezde incelenenlerden ilişiksiz görülenler ile 832 sayılı Sayıştay Kanununun 66’ncı maddesi uyarınca hükmen musaddak hale gelmiş olanlarına ait evrakın da ilgili dairelere gönderilmesinin uygun olacağına karar verilmiştir.
Daha sonra Tüzüğe ekli cetvelin 9’uncu sırası, 21.3.1983 tarih ve 17994 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 21.2.1983 tarih ve 83/6094 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla değiştirilmiştir.
Bu değişiklikle, evvelce “Çeşitli evrak ve defterler” başlığını taşıyan 9’uncu sıranın başlığı “Mal ve mahalli idareler hesaplarıyla ilgili belge ve defterler” şeklinde değiştirilmiş ve bu belge ve defterlerin Sayıştay’da saklanma süresi., ilgili bulundukları bütçe yılı ya da hesap devresinin bitiminden başlayarak on yıl olarak tespit etilmiştir. Ancak bu belge ve defterlerden ilişiği bulunmayanların, ilgili idarenin istemi halinde on yıllık süre beklenmeden yerine gönderilmesine Sayıştay Genel Kurulu’nca karar verilebileceği de ayrıca hükme bağlanmıştır. Böylece daha önce ilişiksiz belgeler Sayıştay Genel Kurul kararıyla, herhangi bir talep olmaksızın mahalline re’sen gönderilmekte iken, söz konusu belgelerin gönderilmesi ilgili idarenin istemine bırakılmış, dolayısıyla re’sen gönderme işlemine son verilmiştir.
Tüzükte yapılan bu değişiklik sonucunda 3519/1 sayılı Genel Kurul Kararına uygulama alanı kalmamıştır.
Yukarıda da ifade edildiği üzere, yapılan değişiklikle mahalli idare hesaplarından ilişiği bulunmayan belge ve defterlerin mahalline gönderilmesi için ilgili idarenin istemi şart koşulduğundan böyle bir istemde bulunulmaması halinde söz konusu belgelerin Tüzükte öngörülen sürece Sayıştay’da saklanması zorunlu bulunmaktadır.
Öte yandan, önceki düzenlemede olduğu gibi yeni düzenlemede de söz konusu belge ve defterlerin iadesinin ancak Genel Kurul Kararı ile mümkün olabileceği hükme bağlandığından, ilgili idarelerin bu husustaki taleplerinin karşılanabilmesi için yeni bir Genel Kurul Kararı ihtiyacı ortaya çıkmıştır. Ancak bu konuda ilgili idarelerin istemlerinin Genel Kurulca ayrı ayrı karara bağlanması yerine, istem halinde söz konusu belgelerin mahalline gönderilebilmesini teminen genel nitelikte bir karar alınması uygulamada kolaylık sağlaması bakımından daha uygun olacaktır.
Bu nedenle, Tüzüğe ekli Cetvelin 9’uncu sırasında yer alan yeni düzenleme gereğince, yerinde incelenen mahalli idareler hesaplarından ilişiksiz bulunan belge ve defterlerin, istem halinde bir tutanakla ilgili daire nezdinde bırakılması ve merkezde incelenenlerden ilişiksiz görülenler ile 832 sayılı Kanunun 66’ncı maddesi uyarınca hükmen onananlara ait belge ve defterlerin de ilgili idarelerin istemi halinde mahalline gönderilmesinin yerinde olacağı sonucuna varılmıştır.
SONUÇ
Yerinde incelenen mahalli idareler hesaplarından ilişiksiz bulunan belge ve defterlerin, istem halinde bir tutanakla ilgili daire nezdinde bırakılmasına ve merkezde incelenenlerden ilişiksiz görülenler ile 832 sayılı Kanunun 66’ncı maddesi uyarınca hükmen onananlara ait belge ve defterlerin de ilgili idarelerin istemi halinde mahalline gönderilmesine çoğunlukla karar verildi.