Damga vergisi uygulamasında resmi dairenin tanımı ve kapsamının bazen yanlış anlaşılmakta ve bu yanlış anlayışa uygun olarak işlem yapıldığı gözlenmektedir. Özellikle kamu tüzel kişiliğini haiz iktisadi işletmeler de kendilerini “resmi daire” kapsamında algılamakta ve vergilemeyi bu statüye göre yapmaktadırlar. Bu durum işleme muhatap olan özel sektör kurum ve kuruluşlarını fazla, yersiz ve hukuka aykırı damga vergisi mükellefiyeti ve/veya sorumluluğuyla karşı karşıya bırakmaktadır. İşleme muhatap olan kişiler ilişkilere halel gelmemesi ve iş akışının sekteye uğramaması gayesiyle bu hukuksuzluğu sineye çekmek durumunda kalabilmektedirler.
Malum olduğu üzere, damga vergisinin mükellefi vergiye tabi kağıtları imza edenlerdir. Ancak, resmi dairelerle kişiler (gerçek-tüzel) arasındaki işlemlere ait kağıtların damga vergisini kişiler öder (488 s. DVK md. 3). Resmi daireden maksat, genel ve özel bütçeli idarelerle il özel idareleri, belediyeler ve köylerdir. Bu dairelere bağlı olup ayrı tüzel kişiliği bulunan iktisadi işletmeler resmi daire sayılmaz (488 s. DVK md.8).
Genel bütçe, Devlet tüzel kişiliğine dahil olan ve 5018 sayılı Kanuna ekli (I) sayılı cetvelde yer alan kamu idarelerinin bütçesidir (5018 s. Kanun md.12).
Özel bütçe ise bir bakanlığa bağlı veya ilgili olarak belirli bir kamu hizmetini yürütmek üzere kurulan, gelir tahsis edilen, bu gelirlerden harcama yapma yetkisi verilen, kuruluş ve çalışma esasları özel kanunla düzenlenen ve 5018 sayılı Kanuna ekli (II) sayılı cetvelde yer alan her bir kamu idaresinin bütçesidir (5018 s. Kanun md.12).
Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna ekli (III) sayılı cetvelde yer alan “Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar” başlığı altında belirtilen Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurumu, Sermaye Piyasası Kurulu, Enerji Piyasası Düzenleme Kurulu, Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu, Rekabet Kurumu gibi kurumlar resmi daire sayılmamaktadır (5018 s. Kanun md.12).
İl özel idaresi, il halkının mahallî müşterek nitelikteki ihtiyaçlarını karşılamak üzere kurulan ve karar organı seçmenler tarafından seçilerek oluşturulan, idarî ve malî özerkliğe sahip kamu tüzel kişisidir (5302 s. İl Özel İdaresi Kanunu md. 3/a).
Belediye beldenin ve belde sakinlerinin mahallî müşterek nitelikteki ihtiyaçlarını karşılamak üzere kurulan ve karar organı seçmenler tarafından seçilerek oluşturulan, idarî ve malî özerkliğe sahip kamu tüzel kişisidir (5215 s. Belediye Kanunu md.3/a; 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu md.3/a).
Köy bir yerden bir yere götürülebilen veya götürülemeyen mallara sahip olan, nüfusu iki binden az olan, işbu kanun ile kendisine verilen işleri yapan başlı başına bir, şahsi maneviye sahip varlıktır (442 s. Köy Kanunu md.1 ve 7).
Yukarıda tanımlanan idareler ile bu idarelere bağlı olup müstakil tüzel kişiliğe sahip olmayan kurum ve kuruluşlar dışında kalan diğer kurum ve kuruluşlar resmi daire değildir. Kamu mülkiyetin de bulunmakla ve kamu hizmeti sunmakla birlikte resmi daire sayılmayan kurum ve kuruluşların damga vergisi uygulamasında resmi daire statüsüne sağlanan imkan ve avantajdan yararlanmaları mümkün değildir.
Resmi dairelere bağlı olup, müstakil tüzel kişiliğe sahip iktisadi işletmelerin resmi daire sayılmayacağı yasanın amir hükmüdür. Bu madde hükmü karşısında, belediyelere bağlı olup ayrı bir tüzel kişiliğe sahip iktisadi işletmeler ile tüzel kişiliğe sahip kamu iktisadi kuruluşları resmi daire sayılmamaktadır. Örneğin belediyelere bağlı müstakil bütçeli ve kamu tüzel kişiliğini haiz İSKİ, ASKİ gibi su ve kanalizasyon hizmeti sunan kuruluşlar, damga vergisi uygulamasında resmi daire değildir (Danıştay Yedinci Dairesi’nin 03/12/2001 tarihli ve K.2011/3708, E. 2001/5115 sayılı Kararı).
Ancak, özel bütçeli üniversitelere döner sermayeler işletmeleri ile il özel idareleri mülkiyetinde bulunan ve iktisadilik vasfını taşımayan su işletmeleri gibi kuruluşlar resmi dairelere bağlı olup, ayrı bir tüzel kişiliği haiz olmamaları sebebiyle resmi daire sayılmaktadırlar.