Teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, teklifin tamamı üzerinden değil, sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:     

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti.,

Halil Rıfatpaşa Mah. Dereboyu Sokak No:2/1 Şişli/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Anadolu Üniversitesi Rektörlüğü,

Yunus Emre Kampüsü 26470 Tepebaşı/ESKİŞEHİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/182530İhale Kayıt Numaralı “Etkileşim Merkezi (3.500.000 Adet Çağrı ve Dış Arama) Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Anadolu Üniversitesi Rektörlüğü tarafından 30.12.2015 tarihinde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 21’inci maddesinin 1’inci fıkrasının (b) bendine göre pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Etkileşim Merkezi (3.500.000 Adet Çağrı ve Dış Arama) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Prizma Personel Destek Hizmetleri Ltd. Şti.nin 25.01.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 26.01.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 28.01.2016 tarih ve 5938 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.01.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusundabulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/313 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalenin Global Bilgi Pazarlama Danışmanlık ve Çağrı Servisi Hizmetleri A.Ş. uhdesinde bırakıldığı, ikinci en avantajlı teklif olarak kendi firmalarının belirlendiği, bu durumun kendilerine tebliğ edildiği; ihale dokümanı eki olan İdari Şartname’nin 25’inci maddesinde herhangi bir gidere yer verilmediği, bütün gider kalemlerinin Teknik Şartname’de belirtildiği, ihale uhdesinde kalan istekliye ait teklif bedelleri ile bu giderlerin karşılanamayacağı, yaklaşık maliyet ile ihale üzerinde kalan isteklinin teklifi arasındaki farkın fazla olduğu, idarece teklifte önemli olan bileşenler belirtilirken 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile ilgili tüm yükümlülükle, işyeri hekimliği, hemşire maliyeti, etkileşim merkezi hizmet kalite ölçüm maliyeti, kırtasiye malzemeleri maliyeti ve metro eternet gideri maliyeti giderlerinin teklifle önemli olan bileşenler kapsamına dahil edilmediği, ihale uhdesinde kalan istekli tarafından teklif edilen bedel ile ihale konusu işin yapılıp yapılmayacağı hususunda vermiş olduğu aşırı düşük açıklamalarının mevzuata aykırı olduğu, bir kısım gider kalemlerine ilişkin açıklama getirmemiş ve tevsik edici belge sunmadığı

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen tekliflerideğerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru konusu ihaleye ait İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde ihale konusu işin adının “Etkileşim Merkezi (3.500.000 Adet Çağrı ve Dış Arama) Hizmet Alımı” olarak belirtildiği,  4734 sayılı Kanun’un 21’inci maddesinin 1’inci fıkrasının (b) bendine göre pazarlık usulü ile gerçekleştirilen ihalede tekliflerin birim fiyat üzerinden alındığı görülmüştür.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. İstekliler tekliflerini damga vergisi, karar pulu, sözleme pulu, Kamu İhale Kurumu Payı ve sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuatı gereğince ödenecek vergi (KDV hariç), resim ve harç giderlerinin tamamı (çalıştırılacak personele ait her türlü ödeme) teklif fiyata dahil edilecektir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

“Sınır değer” başlıklı 34’üncü maddesinde “34.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

34.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 41.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari Şartname’nin yukarıda yapılan düzenlemesine istinaden ihale komisyonu tarafından yapılan hesaplama sonucunda sınır değerin 5.088.461,54 TL olarak bulunduğu görülmüştür.

Teklifleri hesaplanan sınır değerin altında kalan 6 (altı) istekliye 14.01.2016 tarihinde EKAP üzerinden gönderilen ve “…30.12.2015 tarihinde yapılan Etkileşim Merkezi (3.500.000 Adet Çağrı ve Dış Arama) Hizmet Alımı İhalesinde sunmuş olduğunuz teklif, idari şartnamenin 34.maddesi ve Kamu İhale Tebliği’nin 79. Maddesine göre sınır değerin altında kalmasından dolayı aşırı düşük olarak tespit edilmiştir. Teklifiniz ile ilgili aşağıda belirtilen teklif bileşenleri ile ilgili olarak ayrıntılı yazılı açıklamalar ile ilgili cevabınızı tebliğ tarihinden itibaren 3 (üç) iş günü içinde tarafımıza bildirmenizi rica ederim.

1- Tüm personel giderleri (Operasyon Grubu)

2- Bina kullanım giderleri (Kira, elektrik, su, yakıt)

3- Tefrişat giderleri (Masa, sandalye)

4- UPS, jeneratör giderleri

5- Binanın güvenliğine ait tüm giderler

6- Binanın temizliğine ait tüm giderler

7- Altyapı bileşenleri giderleri (ACD, CTI, IVR, VR, Etkileşim Merkezi Raporlama Sistemleri, Etkileşim Merkezi Yazılımı)

8- Donanım giderleri (Bilgisayar, izleme ekranları, kulaklıklar, projeksiyon cihazı)

9- Eğitim giderleri

10-Sözleşme giderleri…”ifadelerinin yer aldığı yazı ile aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği anlaşılmıştır.

Bir isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesiyle tekliflerinin reddedildiği, aşırı düşük teklif açıklaması sunan diğer beş istekliden üçünün açıklamalarının ihale komisyonu tarafından uygun bulunmayarak reddedildiği, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenen isteklilerin ise sunmuş oldukları aşırı düşük teklif açıklamalarının ihale komisyonu tarafından uygun bulunduğu ihale komisyonu kararından anlaşılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” açıklaması yer almaktadır.

İsteklilerin aşırı düşük açıklamalarını mevzuata uygun, geçerli şekilde yapabilmeleri ve idarelerin yapılan açıklamaları sağlıklı değerlendirmelerinin ön koşulu, idareler tarafından yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının 4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesine uygun yapılmasıdır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümlerinde, teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, teklifin tamamı üzerinden değil, sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği açık ve tereddüde yer verilmeyecek bir şekilde hüküm altına alınmıştır.

Mevzuatın yukarıda aktarılan ve açıklanan hükümleri böyle iken, incelenen ihalede, teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden açıklama istenilmesine ilişkin yazıda söz konusu hizmet alımı işinin gerçekleşmesi için gerekli olan tüm personel giderleri (operasyon grubu), bina kullanım giderleri (kira, elektrik, su, yakıt), tefrişat giderleri (masa, sandalye), ups, jeneratör giderleri binanın güvenliğine ait tüm giderler, binanın temizliğine ait tüm giderler, altyapı bileşenleri giderleri (ACD, CTI, IVR, VR, etkileşim merkezi raporlama sistemleri, etkileşim merkezi yazılımı), donanım giderleri (bilgisayar, izleme ekranları, kulaklıklar, projeksiyon cihazı), eğitim giderleri, sözleşme giderlerinin önemli bileşen olduğu belirtilerek aşırı düşük teklif ile ilgili açıklamaların yapılması istenilmiştir.

Ancak, idarece ihale dokümanında yer alan hemen hemen her türlü gidere ilişkin açıklama istenildiği, bu durumun 4734 sayılı Kanun’un 38’nci ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesine aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesi ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin anılan maddesi uyarınca açık ve net ifadelerle teklifte önemli olan bileşenlerin tespit edilmesi ve bu bileşenlere ilişkin teklifleri sınır değerin altında olduğu değerlendirilen isteklilerden yeniden aşırı düşük teklif açıklama istenilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.