Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının İdarece Verilmemesi Durumunda Yapılması Gerekenler

ZARF AÇMA VE BELGE KONTROL TUTANAĞININ İDARECE VERİLMEMESİ DURUMUNDA NE YAPABİLİRİZ?

Zarf açma ve belge Kontrol Tutanağının onaylı bir örneğinin ihalenin ilk oturmunun bitiminde isteyen isteklilere verilmesi zorunludur? Ancak, bazı durumlarda idareler çeşitli gerekçelerele bu belgeyi isteklilere vermemektedirler? Bu durumda hak arama yöntemleri nelerdir? Bu analizimizde bu konuyu açıklamaya çalışacağız.

Yapım işleri ihaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 57. Maddesinde,

“ (1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

(3) (Değişik:RG-16/7/2011-27996)Başvuru veya teklif zarfları alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz. ” hükmü bulunmaktadır. Aynı hükümler hizmet alımı ve mal alımı ihaleleri yönetmeliğinde de bulunmaktadır.

Yukarıdaki hükümlere göre belge kontrol tutanağının onaylı suretlerinin isteyenlere imza karşılığı verilmesi zorunlu tutulmuştur.

Konuyla İlgili KİK’in 2007/UY.Z-4183 nolu kararında özetle “Başvuru sahibinin söz konusu tutanakları ilk oturum kapatılmadan talep ettikleri iddiasına karşılık idarenin böyle bir talep olup olmadığı sorulduğu halde, söz konusu tutanakların talep edilmediği yönündeki beyanı, aynı yazıda belirtilen “…komisyonda görev yapan personel üyelerin birimlerinde tek tek çalıştıklarından ve yoğun olan işleri sebebiyle tutanakların tarafınıza verileceği söylenmiştir.” şeklindeki ifadeyle birlikte değerlendirildiğinde, şikayetçi tarafından söz konusu tutanakların istenildiği ancak ihale komisyonunca iş yükünün ağırlığı nedeniyle daha sonra verildiği, bu haliyle idarece gerçekleştirilen işlemin tereddüt yarattığı ve mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır.” şeklinde karar vermiştir.

Ancak, bazı idareler çeşitli bahanalerle “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağını” isteklilere vermemektedirler.

Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nın İdarece verilmemesi durumunda ne yapabiliriz?

Normal şartlarda “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nın isteyen isteklilere verilmemesi Kamu İhale Kanunun temel ilkelerinden olan “saydamlık” ilkesine aykırıdır ve bu nedenle İhale iptal nedenidir.

Ancak bu noktada önemli olan husus “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” nın ihale komisyonundan istenildiğinin ispat edilmesidir. KİK incelemesini belge üzerinden yaptığı için İdareye yada KİK’e yapılacak başvuru sırasında idare tarafından hiçbir istekli “Zarf Açma ve Belge Kontrol” tutanağı bizden talep etmedi şeklinde yaklaşımına karşı Kamu İhale Kurumuna sunabileceğimiz bir evrakın olması gerekmektedir. Çoğu durumda da “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı” ihale komisyonundan ihale anında sözle istenildiğinden (yazılı olarak istenilmediğinden) KİK karar verirken belge üzerinden itiraz konusu talep tespit edilemediği için itirazın reddine karar vermektedir.

KİK 2009/UH.I-2269 nolu kararında özetle “Başvuru sahibi zarf açma ve belge kontrol tutanağının istendiği halde kendilerine verilmediğini iddia etmektedir. Mevzuat uyarınca ihale komisyon başkanınca onaylanmış tutanağın isteyenlere verilmesi gerekmektedir. Söz konusu tutanağın istenmesine rağmen başvuru sahibine verilmemiş olduğu iddiası mevcut doküman üzerinden tespit edilememektedir. ” şeklinde karar vermiştir.

Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı’nın idarece verilmeme riski karşısında;

1-Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının ihalenin ilk oturumunda ihalede bulunacak firma temsilcisine verilmesini ihaleden birkaç gün önce bir dilekçe ile idareden talep etmek ve evrak kayıt numarası yazılı olan bu dilekçenin bir örneğini ihaleye katılacak olan firma temsilcisine vererek ilk oturumun bitiminde ihale komisyonundan dilekçe de gösterilerek Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının istenilmesi, ihale komsiyonu tarafından bu belgenin yine de verilmemesi durumunda elimizde yazılı bir evrak olacağı için KİK’e yapılacak şikayet başvurusu için bu belge dayanak olarak kullanılabilir.

2- Eğer ihaleden önce idareye dilekçe vermediyseniz İhale komisyonundan “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nı istediğinizi idarenin kabul etmesini sağlamaya çalışmanız gerekmektedir.. Bunun için ihalenin ilk oturumundan hemen sonra idareye bir dilekçe vererek ihale sırasında ihale komisyonundan “”Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”nı istenilmesine rağmen, ihale komisyonunun bu belgeyi size vermediği buna ihaledeki diğer isteklilerin de şahit olduğu bu durumun (ihale salonunda kamera varsa kamera kayıtlarının izlenmesi gerektiği v.b) mevzuata aykırı olduğu, ihale komisyonun bu davranışının gerekçesini açıklamasını istemeniz gerekmektedir. İdare eğer cevabında sizin ihale komisyonundan bu belgeyi istediğinizi dolaylı olarak da kabul ederse bu durumda KİK’e yapacağınız başvuru sırasında (İdareye yapacağınız şikayet dilekçesi ile idare ihaleyi iptal etmezse) idarenin bu yanıtını delil olarak kullanabilirsiniz.

kaynak:http://www.kikuyusmazlikkararlari.com