Taşınır Mal İşlemlerinde Kullanılan Defter ve Belgeler
TAŞINIR MAL KAYIT İŞLEMLERİNDE KULLANILACAK DEFTER VE BELGELER
I – GİRİŞ
5018 Sayılı Kanun gereğince hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği 18/01/2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
Bu yönetmelikle, geçmiş yıllarda taşınır işlemleriyle ilgili düzenlemeler içeren Ayniyat Talimatnamesi yürürlükten kaldırılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği (TMY) ile taşınırların kamu kurumlarınca takip işlemlerinde önemli değişiklikler yapılmıştır.
Bu yazıda Taşınır Mal Yönetmeliğinde düzenlenen kullanılacak defter ve belgeler ele alınacaktır.
II – TAŞINIR MAL KAYIT İŞLEMLERİNDE KULLANILACAK DEFTER VE BELGELER
Taşınır mal kayıt işlemlerinde kullanılacak defter ve belgeler TMY’ ğinin 9 ve 10’ uncu maddelerinde belirtilmiştir.
1-Kullanılacak Defterler:
a- Tüketim Malzemeleri Defteri : Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (A) bölümünde yer alan tüketim malzemelerinin giriş ve çıkış kayıtları için kullanılır.
b- Dayanıklı Taşınırlar Defteri : Bu defter, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde yer alan dayanıklı taşınırların kayıtları için kullanılır. Her bir dayanıklı taşınıra ait giriş ve çıkış kayıtları ayrı yapılır.
c- Müze Defteri : Bu defter, müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
d- Kütüphane Defteri : Bu defter, kütüphanelerdeki yazma ve basma nadir eserler ile kitap ve kitap dışı materyal için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
2-Kullanılacak Belgeler:
a-Taşınır İşlem Fişi:
Taşınır İşlem Fişi (Örnek: 5; 5/A) : İlgili mevzuatı çerçevesinde kabul edilerek teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde, dayanıklı taşınırların niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler sonucu değer artışlarında, kayıtlara esas olmak üzere 5 örnek numaralı Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Müze ve kütüphanelerdeki eserler için ise 5/A örnek numaralı Taşınır İşlem Fişi kullanılır. Taşınır İşlem Fişleri en az üç nüsha olarak düzenlenir ve her malî yıl başında “1”den başlamak üzere bir sıra numarası verilir.
Fiş, dayanağını oluşturan belgenin tarihinden önceki bir tarihi taşıyamaz. Taşınır İşlem Fişinin elektronik ortamda düzenlenemediği hallerde, seri ve sıra numaralı olarak bastırılmış fişler kullanılır.
-Düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin nüshaları hakkında Yönetmeliğin ilgili maddelerine göre işlem yapılır. İhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hallerde Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez.
-Satın alma veya satma
-Dayanıklı taşınırlarda değerler artıracak şekilde niteliklerini değiştiren esaslı onarım ve ilaveler (değer artırıcı harcamalar)
-Kamu idareleri arasında bedelsiz devirler
-Tüketme,
-Hurdaya ayırma
-Taşınır Çıkışında,
– Ambarlar arasında devir işlemlerinde,
-Taşınır işlem fişi 3 nüsha düzenlenir
-Fire verme
-Canlı demirbaşın ölümü hallerinde Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi gerekir.
-Düzenlenen TİF’ lerin birer nüshası (tüketime verilen taşınırlar için Bakanlıkça belirlenen dönemler itibariyle düzenlene onaylı liste muhasebe birimine gönderilir.
-Ancak aynı harcama biriminin bir ambarından diğer ambarına verilen taşınırlar için düzenlenen TİF’ ler muhasebe birimi değişmediği sürece muhasebe birimine gönderilmez.
Taşınır İşlem Fişi Düzenlenirken Dikkat Edilecek Hususlar:
Taşınır İşlem Fişi en az 3 nüsha düzenlenmesine,
Her mali yılbaşında “1” den başlamak üzere sıra numarası verilmesine,
Dayanağını oluşturan belgeden daha önceki bir tarihi taşımamasına,
Elektronik ortamda düzenlenemediği durumlarda, seri sıra numaralı olarak bastırılmış fişlerin kullanılmasına dikkat edilmesi gerekir.
Taşınır İşlem Fişi Düzenlenmeyecek Haller:
İhtiyaç duyulduğunda kullanılmak üzere satın alınarak depolanan ya da arşivlenenler ile süreli yayınlardan ciltletilmiş olanlar hariç olmak üzere aşağıda sayılan hallerde Taşınır İşlem Fişi düzenlenmez,
Satın alındığı andan itibaren tüketimi yapılan su, doğalgaz, kum, çakıl, bahçe toprağı, bahçe gübresi ve benzeri maddeler için,
Makine, cihaz, taşıt ve iş makineleri ile demirbaşların servislerince yapılan bakım ve onarımlarında kullanılan yedek parçalar ile doğrudan taşıtların depolarına konulan akaryakıt, likit gaz (LPG) ve yağlar için,
Kısa sürede tüketilen mutfak tipi tüpler ve yangın söndürme tüplerine yapılan gaz dolumları ile yazıcı kartuşlarının dolumları için,
Dergi ve gazete gibi süreli yayınlar ile arşivlenme niteliği olmayan kütüphane materyalleri için.
b-Zimmet Fişi:
Zimmet Fişi (Örnek: 6; 6/A) : Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen kara taşıtları ve iş makinelerinin bunları sürekli olarak kullanacak personele verilmesinde 6 örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir. Bu Fiş, vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenlenir. Demirbaş, makine ve cihazların kullanıma verilmesinde ise 6/A örnek numaralı Zimmet Fişi düzenlenir.
Kara taşıtları ve iş makineleri Demirbaş, makine ve cihazların kullanıma verilmesinde zimmet fişi düzenlenir.
Bu Fiş, vardiya usulü çalışılan yerlerde kullanılan kara taşıtları ve iş makineleri için işyerinde koordinasyonu sağlayan sorumlu yönetici adına düzenlenir
c-Taşınır İstek Belgesi:
Taşınır İstek Belgesi, ambardan taşınır talep edildiğinde kullanılır ve talepte bulunan birim yetkilisinin onayını taşır.
d-Dayanıklı Taşınırlar Listesi.
Bu Liste, Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, atölye ve servislerde kullanılmak üzere verilenler için iki nüsha olarak düzenlenir. Listenin bir nüshası taşınırın bulunduğu yerde asılı bulundurulur. Diğer nüshası ise taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından dosyasında saklanır.
e-Taşınır Geçici Alındısı,
Bu Alındı, muayene ve kabul işlemi derhal yapılamayan hallerde, taşınırların geçici olarak teslim alınmasında düzenlenir. Alındının birinci nüshası taşınırı teslim edene verilir.
Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilen taşınırlar için Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve bu Fişin tarih ve numarası geçici alındının dosyasında saklanan ikinci nüshası üzerine kaydedilir.
Muayene ve kabul işleminden sonra kabul edilmeyen taşınırlarda ise ilgiliye verilen Taşınır Geçici Alındısı geri alınarak dosyasındaki ikinci nüshasıyla birleştirilir. Alındının geri alınamaması halinde ikinci nüshası üzerine durumu belirtir açıklama yapılır.
f-Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı.
Bu Tutanak, taşınırın kaybolma, çalınma ve fire gibi herhangi bir nedenle yok olması; yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelmesi; hurdaya ayrılması ile canlı taşınırların ölmesi gibi nedenlerle kayıtlardan düşülmesini sağlamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenir ve verilen yetki çerçevesinde üst yönetici veya harcama yetkilisi tarafından onaylanır.
Bir nüshası, çıkış kaydına esas olmak üzere düzenlenen Taşınır İşlem Fişine, ikinci nüshası muhasebe birimine gönderilecek Taşınır İşlem Fişine eklenir. Diğer nüshası ise dosyasında saklanır.
Bu Tutanak, bu bentte sayılan hallerin ortaya çıkması durumunda, bu durumun araştırma gerektirmesi halinde harcama yetkilisi tarafından görevlendirilecek en az üç kişiden oluşan komisyon kararına, gerektirmemesi halinde harcama yetkilisinin kararına, sayım sonucunda taşınırların noksan çıkması halinde ise sayım kurulunun kararına dayanılarak taşınır kayıt kontrol yetkilisince düzenlenir ve verilen yetki çerçevesinde üst yönetici veya harcama yetkilisi tarafından onaylanır.
g-Ambar Devir ve Teslim Tutanağı:
Ambar Devir ve Teslim Tutanağı, taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri arasındaki ambar devir ve teslim alma işlemlerinde düzenlenir. Taşınırlar tutanağa taşınır kodları itibarıyla kaydedilir. Kayıtlara göre ambarda bulunması gereken taşınırlar ile sayımda fiilen bulunan miktarlar, varsa fazla ve noksanlar Tutanakta gösterilir. Tutanak üç nüsha düzenlenir, bir nüshası devredene, bir nüshası devir alana verilir ve üçüncü nüshası dosyasında saklanır.
h-Sayım Tutanağı:
Sayım Tutanağı, taşınırların sayım işlemlerinde taşınır II nci düzey detay kodu itibarıyla düzenlenir ve taşınırlar Tutanağa taşınır kodu düzeyinde kaydedilir. Tutanağın sayım fazlası veya noksanına ilişkin sayfalarının bir nüshası, giriş-çıkış işlemleri için düzenlenen Taşınır İşlem Fişi ekine, bir nüshası da Taşınır İşlem Fişinin muhasebe birimine gönderilecek nüshasına bağlanır. Sayım tutanakları, dosyasında bir bütün olarak saklanır.
ı-Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli:
Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli, taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Cetvelin “Gelecek Yıla Devir” sütununda gösterilen miktarın, yıl sonlarında sayım tutanaklarının “Sayımda Bulunan Miktar” sütununda gösterilen miktara eşit olması gerekir.
i-Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli:
Bu Cetvel, harcama biriminin taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından harcama birimi itibarıyla taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir.
j-Taşınır Hesap Cetveli:
Bu Cetvel, taşınır konsolide görevlilerince ilçe, il, bölge, dış temsilcilik ve merkez birimlerinin taşınır hesabının çıkarılması işlemlerinde düzenlenir. Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli esas alınarak taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenen bu Cetvele taşınırlar taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir.
k-Taşınır Kesin Hesap Cetveli:
Taşınır Mal Kesin Hesap Cetveli, merkezdeki taşınır konsolide görevlisince kamu idaresinin taşınır kesin hesabının çıkarılması amacıyla taşınır konsolide görevlilerinden alınan Taşınır Hesap Cetveline dayanılarak taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir.
l-Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli:
Taşınır Kesin Hesap İcmal Cetveli, kamu idaresinin taşınır kesin hesabının çıkarılmasına ilişkin işlemlerde taşınır hesap kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar Cetvele taşınır I inci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir.
III-SONUÇ
2007 yılında yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği ile Ayniyat Talimatnamesi yürürlükten kaldırılmış, taşınırların kayıt, takip ve kontrolünde 5018 sayılı kanuna paralel olarak ayniyat saymanlarının görev ünvanı, Taşınır Kayıt ve Kontrol Görevlileri şeklinde değiştirilmiş ve taşınırlarla ilgili önemli sorumluluklar harcama yetkililerine verilmiştir. Ayrıca taşınırların kayıt ve takibatı konusunda bir çok yenilikler yapılmış, yeni defter ve belgeler ihdas edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği ile taşınırların takibi yalnızca harcama birimlerince değil, muhasebe birimlerince de takip edilmesi amaçlanmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği ile geçmiş yıllarda yaşanan aksaklıklar giderilmeye çalışmıştır.