Elektronik Defter Nedir? Elektronik Defter Nasıl Oluşturulur?
Elektronik Defter Nedir? Elektronik Defter Nasıl Oluşturulur?
Elektronik defterler aylık dönemler itibariyle oluşturulur. Öncelikle muhasebeye dayanak olan işlemler, ilgili mevzuatta belirtilen yasal süreleri içerisinde kayıt edilmelidir. Ardından aylık olarak oluşturulan muhasebe kayıtları, uyumlu yazılımlar aracılığıyla tebliğ ve kılavuzlarda belirtilen standartlarda elektronik deftere dönüştürülür. Elektronik defter uygulamasında oluşturulacak defterler yevmiye defteri ve büyük defterdir. Süreç öncelikle yevmiye defteri, ardindan oluşturulan yevmiye defteri üzerinden büyük defterin oluşturulması şeklinde ilerlemelidir. Yevmiye defteri ile büyük defter içerisindeki mali kayıtlar birebir aynı olmalıdır. Örneğin; 1-10 Ocak 2015 tarihlerine ait yevmiye defterinin, büyük defteri de aynı şekilde 1-10 Ocak 2015 tarihlerini ve aynı yevmiye maddelerini kapsamalıdır.
Oluşturulan elektronik defter, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır.
Defterlerin oluşturulmasının ardından, bu defterlere ait beratlar oluşturulmalıdır. Berat, deftere ait mali kayıtlar hariç olmak üzere bazı özet bilgileri (deftere ait imza/mühür değeri, firma bilgileri, muhasebeci bilgileri, oluşturulan defterin türü ve dönemine ait bilgiler, beratın kendi imza değeri) taşıyan bir elektronik sertifikadır. Yevmiye defteri için ayrı, büyük defter için ayrı berat oluşturulmalıdır. Oluşturulan defterin imza/mühür değerini taşıyan berat, tüzel kişiler için mali mühür, gerçek kişiler içinse elektronik imza veya mali mühür ile imzalanır.
e-Defter uygulamasında beratlar GİBe iki yöntemle gönderilebilir:
1. GİB e-Defter Uygulaması: GİB e-Defter Uygulaması, e-Deftere kayıtlı olan kullanıcıların beratlarını göndermek için kullandıkları platformdur. Bu platforma, tüzel kişiler tarafından mali mühür ile gerçek kişiler tarafından elektronik imza veya mali mühürle giriş yapılmaktadır. Giriş yapıldıktan sonra bir aya ait yevmiye defterine ait beratlar ve büyük deftere ait beratlar GİB uygulamasına yüklenir. Yüklenen beratlar GİB tarafından imzalanır ve ardından kullanıcı GİB tarafından imzalanmış beratları indirerek arşivinde defterleri, defterlere ait beratları ve GİB tarafından imzalanan beratları birlikte saklamak zorundadır. GİBin uygulamasına beratlar yüklenmediği sürece, uyumlu yazılım programı üzerinden defter (yevmiye defteri-büyük defter) ve berat (yevmiye defter beratı-büyük defter beratı) silinebilir. Ancak silinen defter ve beratlar yeniden oluşturulmalı ve sürecin sonunda muhakkak GİB uygulamasına yüklenerek, GİBden imzalı berat alınmalıdır. GİB imzalı berat edinilmediği sürece oluşturulan defterlerin yasal geçerliliği olmayacaktır.
2. Web servis aracılığıyla: Web servis, kullanıcıların GİB uygulamasına doğrudan uyumlu yazılım programı üzerinden beratlarını iletebildiği bir yöntemdir. Uyumlu yazılım onayı almış tüm firmaların web servis kullanma hakkı bulunmaktadır. Tercihen bunu kullanan firmalar, müşterilerine ait beratların doğrudan GİBe iletilmesi ve GİBden imzalı beratın alınması için kendi yazılımlarında gerekli düzenlemeleri www.edefter.gov.tr sitesinde yayımlanan �webservice kılavuzuna� göre yapmalıdır. Bu yöntemle de gönderilen beratlar için GİBden imzalı beratlar alınmalıdır. GİB imzalı berat edinilmediği sürece oluşturulan defterlerin yasal geçerliliği olmayacaktır.
İlgili ayın defteri ve beratı oluşturulduktan sonraki aşama GİBe beratın yüklenmesidir. Bu aşama da dikkat edilmesi gereken, beratın başarıyla yüklenmesi ve GİB imzalı beratın uygulamadan indirilmesi hususunun takip edilmesidir.
Burada değinilmesi gereken önemli konulardan biri zaman damgasıdır. Zaman damgası herhangi bir imza kuruluşundan temin edilebilir. Zaman damgasının amacı, GİB e-Defter sisteminde bir sorun oluşması sonucu yasal süreler dahilinde yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-Defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılabilecektir. Sadece beratlara zaman damgası eklenmesi yeterlidir. Defterlerin zaman damgalı olması gibi bir zorunluluk yoktur. GİBe beratların yüklenme süresi takip eden üçüncü ayın son gününe kadar olmalıdır. (Hesap döneminin son ayına ait beratlar ise Kurumlar Vergisi Beyannamesinin verileceği ayın son gününe kadar gönderilebilir)
Buna göre örneğin Ocak 2015 dönemi için en geç 30 Nisan 2015 günü saat 24:00a kadar defter ve beratlarının oluşturulmuş ve zaman damgası ile damgalamış olması gerekmektedir.
Aralık 2015 dönemine ilişkin olarak ise en geç 30 Nisan 2016 günü saat 24:00a kadar defter ve beratlarının oluşturulmuş ve zaman damgası ile damgalamış olması gerekmektedir.
Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların kaynağının doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. Muhafaza edilmesi gereken dosyalar, oluşturulan defterler, beratlar ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİBin belirlediği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Bir aya ait oluşturulan tüm defter, berat ve GİB imzalı beratlar aynı ay klasörü içinde saklanmalıdır. Aynı zamanda e-defterlerin saklandığı ay klasörlerinde xslt dosyasının da bulunması zorunludur.
kaynak:muhasebetr