Elçilik ve konsolosluk nezdindeki paralar hesabı

107 Elçilik ve konsolosluk nezdindeki paralar hesabı

Hesabın niteliği

MADDE 32- (1) Elçilik ve konsolosluk nezdindeki paralar hesabı, Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Biriminin elçilik ve konsolosluklar nezdindeki paraları ile bu paralardan yapılan ödeme ve göndermelerin izlenmesi için kullanılır.

Hesaba ilişkin işlemler

MADDE 33- (1) Elçilik ve konsolosluk nezdindeki paralar hesabı kullanılarak yapılan ödemeler ile merkezden gönderilen avans işlemlerine ilişkin esas ve usuller aşağıda gösterilmiştir:

1. a) Elçilik ve konsolosluklarca Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimi adına tahsil edilen değerli kâğıt satış bedelleri, bütçe geliri ve emanet tahsilatı ile diğer tahsilat karşılığında yurt dışı muhasebe yetkilisi mutemedi alındısı düzenlenir.
2. b) Dışişleri Bakanlığının yabancı ülkelerde tahakkuk eden aylıklar hariç bütçe giderleri ve mahalli hizmetlilerin ücretleri, harcama yetkilisi mutemedi olarak görevlendirilmiş olan memurlara gönderilen avanslarla veya açılacak kredilerle ödenir.
3. c) Dışişleri Bakanlığı merkez memurları ile yabancı ülkelerde bulunan memurların aylıkları ve merkezin çeşitli gider ve gelirleri, doğrudan Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimince ödenir veya tahsil edilir.

ç) Bu görevlerden dolayı elçilik ve konsolosluklar; tahsilat açısından “Muhasebe yetkilisi mutemetliği”, gider açısından elçiler ve konsoloslar veya bu işle görevlendirilmiş olan memurlar “Harcama yetkilisi mutemedi” sayılırlar.

(2) Elçilik ve konsolosluklarca yapılan tahsilat ve ödemeler ile merkezden gönderilen avanslar için, aşağıda belirtilen defterler tutulur ve cetveller düzenlenir:

1. a) Konsolosluklar kasa defteri (Örnek: 18); konsolosluklarca tahsil edilen, ödenen, geri verilen veya muhasebe birimine gönderilen mahalli paraların kaydedildiği defterdir. Defter, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Defterin sol sayfasına tahsil edilen veya muhasebe biriminden alınan paralar, sağ sayfasına da ödenen, geri verilen veya muhasebe birimine gönderilen paralar yazılır. Geçici olarak mahalli bankalara yatırılan paralar bu deftere kaydedilmez. Bunlar bankadan alınan cüzdan üzerinden izlenir. Bankada bulunan paralar kasa mevcudu içerisinde sayılır.

2) Defterin “Tahsilat” sayfasındaki sütunlardan, “Harç tahsilatı ve değerli kâğıt satış hasılatı” sütununa; konsolosluklar gelir defterinin “Günlük toplam” tutarı bir kalemde yazılır ve söz konusu defterin o güne ait başlangıç ve bitiş sıra numaraları “Verilen belgenin veya alındının numarası” sütununa kaydedilir.

3) Defterin “Tahsilat” sayfasındaki sütunlardan, “Diğer tahsilat” sütununa; harç tahsilatı, değerli kâğıt satış hasılatı, emanet tahsilatı ve merkezden alınan avanslar dışında yapılan her türlü tahsilat, “Emanet tahsilatı” sütununa; konsolosluklarca yapılan her türlü emanet tahsilatı, “Alınan avanslar” sütununa; muhasebe biriminden gönderilerek kasada veya bankada saklanan avans tutarları, “Toplam” sütununa; yukarıda belirtilen sütunların yatay toplamı, mahalli para cinsinden kaydedilir.

4) Defterin “Ödemeler” sayfasındaki sütunlardan, “Hasılattan muhasebe birimine gönderilen” sütununa, Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimine gönderilmek üzere mahalli bankalara teslim edilen, fahri konsolosluk keseneğine verilen tutarlar ile mahalli bankalara yapılan komisyon, ücret ve benzeri ödemeler, “Diğer tahsilattan muhasebe birimine gönderilen” sütununa,; Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimine gönderilmek üzere mahalli bankaya teslim edilen tutarlar, “Emanet ödemeleri” sütununa, emanet olarak alınan paralardan geri verilen tutarlar ile diğer tahsilat olarak hasılata aktarılması muhasebe birimince bildirilen paralar, “Avanstan yapılan ödemeler” sütununa; alınan avanstan harcanan tutarlar, “Toplam” sütununa ödenen veya gönderilen paraların toplamı, mahalli para cinsinden kaydedilir.

5) Harç tahsilatı ve değerli kâğıt satış hasılatı ile diğer tahsilattan mahalli giderlere ödenmesine muhasebe birimince izin verilen tutarlar, defterin ödemeler sayfasında “Hasılattan muhasebe birimine gönderilen” veya “Diğer tahsilattan muhasebe birimine gönderilen” sütunlarına ve tahsilat sayfasında “Alınan avanslar” sütununa yazılır.

6) Alınan avanslardan artan tutarlar, defterin ödemeler sayfasına yazılarak muhasebe birimine gönderilir. Muhasebe birimine gönderilmesine imkân veya lüzum bulunmayan hâllerde bu paralar, muhasebe birimince daha sonra gönderilecek avanslardan tutulmak veya aylıklardan kesilmek suretiyle mahsup edileceğinden, bu şekilde işlem yapıldığı takdirde; aylıktan kesilmiş ise defterin sağ sayfasında “Avanstan yapılan ödemeler” sütununa yazılarak ilgilisine verilir. Gönderilen avanstan tutulmuş ise avansın tamamı sol sayfadaki “Alınan avanslar” sütununa ve tutulan tutar ise sağ sayfadaki “Avanstan yapılan ödemeler” sütununa kaydedilir.

7) Defterdeki sütunların günlük toplamları alınmak suretiyle malî yıl başından sonuna kadar devam ettirilir.

8) Malî yıl sonunda, defterin “Tahsilat” sayfasında kayıtlı tutardan “Ödemeler” sayfasındaki tutarlar düşülerek aradaki fark, ertesi malî yıl için tutulan defterin “tahsilat” sayfasına sütun başlıklarına göre aktarılır.

1. b) Konsolosluklar gelir defteri (Örnek: 19); konsolosluklarca yapılan harç tahsilatı ile değerli kâğıt satış bedellerinin kaydedildiği defterdir. Defter, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Defterin “Sıra numarası” başlıklı sütununa, bu deftere kaydı gereken işlemler için malî yıl başında birden başlamak üzere verilen sıra numarası yazılır. İşlemin yapıldığı tarih, ilgilinin adı-soyadı ve uyruğu, işlemin çeşidi, 2/7/1964 tarihli ve 492 sayılı Harçlar Kanunu gereğince Bakanlıkça belirlenen tarife sayısı ve yurt dışı muhasebe yetkilisi mutemedi alındısının numarası, sütun başlıklarına göre sırasıyla yazılır.

2) Tahsil olunan harç tutarı mahalli para cinsinden yazıldıktan sonra, kullanılan pasaport ve diğer değerli kâğıt adetleri, bunların çeşitlerine göre ilgili sütunlara ve bedelleri mahalli para cinsinden “Alınan değerli kâğıtlar bedeli” başlığı altındaki sütunlara kaydedilir.

3) “Alınan harç tutarı” ve “Alınan değerli kâğıtlar bedeli” sütunlarının toplamları, “İşlem toplamı” başlıklı sütunlara yine mahalli para cinsinden kaydedilir.

4) İşlem toplamı başlığı altındaki sütunların günlük toplamı bir kalemde “Günlük toplam” başlığı altındaki sütuna yazılır.

5) Defterdeki “Tutar” ve “Adet” sütunlarının ay sonlarında toplamları alınarak, bu rakamın altına “Geçen aylar toplamı” yazılmak suretiyle ilgili ay sonu itibarıyla genel toplam gösterilir.

1. c) Elçilik ve konsolosluklar harcamalar defteri (Örnek: 20); elçilik ve konsolosluklarca alınan avanslarla bu avanslardan yapılan harcamaların kaydedildiği defterdir. Bu defter, bütçe tertibi itibarıyla sayfalara ayrılmak suretiyle tutulur. Defter, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Mahalli para olarak alınan avanslar “Alınan avanslar” tablosundaki; bunlardan yapılan harcamalar ise “Yapılan harcamalar” tablosundaki “Mahalli para” sütunlarına yazılır.

2) Alınan avans yabancı para cinsinden ise defterin birinci tablosunda “Yabancı para” sütununa yazılır. Harcamalar mahalli para üzerinden yapılacağından, defterin ikinci tablosunda “Mahalli para” sütununa yazılır. Ay sonlarında yabancı para harcamaları toplamı ilgili kura göre bir kalemde ikinci tablodaki “Yabancı para” sütununa kaydedilir.

3) Alınan avanslardan nakden geri gönderilen, aylıklardan veya gönderilen avanslardan kesilen tutarlar, yeni yıla ait ise yeni yıl defterinde, eski yıla ait ise eski yıl defterinde birinci tablodan düşülür.

ç) Değerli kâğıtlar defteri (Örnek: 21); muhasebe birimi tarafından konsolosluklara gönderilen değerli kâğıtların kaydedildiği defterdir. Defter, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Karşılıklı iki sayfası tek sayfa hâlinde düzenlenen bu defter, her sayfası yatay olarak “Giren” ve “Çıkan” olmak üzere iki tabloya ayrılmıştır. Giren tablosuna, alınan; çıkan tablosuna ise verilen veya gönderilen değerli kâğıtlar kaydedilir.

2) Deftere değerli kâğıtların çeşitleri ve adetleri, değer itibarıyla büyüğünden başlayarak sütun başlıklarına göre sıra ile yazılır. Adetlerinin yatay toplamları ile bunların toplam değerleri toplam sütununa kaydedilir.

3) Seri numarası taşıyan değerli kâğıtların başlangıç ve bitiş numaraları, defterin “giren” ve “çıkan” tablolarının ilgili açıklama kısımlarında gösterilir.

4) Yıl sonunda her bir değerin “Giren” tablosu toplamından, “Çıkan” tablosu toplamı düşülerek mevcutlar, ertesi yıl için tutulacak defterin “Giren” tablosuna “…. yılından devredilen” olarak bölümler itibarıyla ayrıntılarıyla aktarılır.

1. d) Emanetler defteri (Örnek: 22); konsolosluklarca emanet olarak alınan ve iade edilen paraların çeşitlerine göre bölümlere ayrılmak suretiyle kaydedildiği defterdir. Defter, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Defterin, alacak sayfasına emanet olarak nakden veya mahsuben yapılan tahsilat; borç sayfasına ise bu tutarlardan ilgili kişi veya dairelere ödenen, gönderilen veya başka hesaplara aktarılan tutarlar sütun başlıklarına göre kaydedilir.

2) Geri verilen, gönderilen veya mahsup olunan tutarlara ilişkin borç sayfası sıra numarası, defterin alacak sayfasındaki “Borç sayfası sıra numarası” sütununa, alacak sayfası sıra numarası ise borç sayfasındaki “Alacak sayfası sıra numarası” sütununa yazılır.

3) Defterin alacak ve borç sayfaları toplamı malî yıl sonuna kadar devam ettirilir.

4) Malî yıl sonunda, defterin her bölümünün alacak sayfası “Geri verilen veya mahsup olunan paraların ayrıntısı” sütunu toplamının, borç sayfası “Verilen veya gönderilen tutarlar” sütunu toplamlarına eşitliği sağlanarak, yıl sonuna kadar tamamen veya kısmen geri verilmemiş olan paralar, ertesi malî yıl için tutulacak deftere bölümlere göre ayrıntılı olarak aktarılır.

5) Malî yıl sonu itibarıyla devir olunan tutarlar toplamının, konsolosluklar kasa defterindeki tahsilat sayfası “Emanet tahsilatı” sütunu artığı olarak ertesi malî yıla devredilen tutara uygun olması gerekir.

1. e) Menkul kıymetler defteri (Örnek: 23); konsolosluklara teslim edilen, menkul kıymetler, sütun başlıklarına göre kaydedildiği defterdir. Hazine malı ve kişi malı kıymetler için ayrı ayrı defter tutulur. Menkul kıymetler defterinde kayıtlı hazine malı menkul kıymetler, aylık dönemler itibarıyla muhasebe birimine bildirilir. Söz konusu menkul kıymetler, muhasebe biriminden alınacak talimata göre işleme tabi tutulur. Defter, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Defterin borç sayfasına, elçilik veya konsolosluğa teslim edilen menkul kıymetler, alacak sayfasına ise bunlardan ilgilisine geri verilen, başka bir yere gönderilen veya paraya çevrilenler sütun başlıklarına göre kaydedilir.

2) Teslim alınan kıymetler defterin borç sayfasına, hesaplara alındığı malî yılın son iki rakamı ile bu rakamlardan sonra gelen ve malî yılbaşında birden başlamak üzere verilen rakamlardan oluşan sıra numarası verilerek kaydedilir. Bu sıra numaraları, değerlerin tamamı hesaplardan çıkarılıncaya kadar kullanılır. Alacak sayfasına ise ilgilisine geri verilen, muhasebe birimine gönderilen veya paraya çevrilen menkul kıymetler, her malî yıl başında birden başlamak üzere verilen sıra numarasına göre kaydedilir.

3) Defterin giriş ve çıkış kayıtları arasında bağlantı kurmak için borç sayfası sıra numarası, alacak sayfasındaki ilgili sütuna; alacak sayfasındaki sıra numarası ise borç sayfasındaki ilgili sütuna yazılır.

4) Defterin borç ve alacak sayfaları “Toplam” sütunlarının her ay sonu toplamı alınarak bu ay toplamı bulunur. Bu tutarın altına, ocak ayında önceki yıldan, diğer aylarda ise önceki aydan gelen genel toplam, “Geçen aylar toplamı” olarak yazıldıktan sonra her iki tutar toplamı “Genel toplam” olarak yazılır.

5) Malî yıl sonunda, defterin borç sayfasındaki kıymetlerden kaydı kapanmamış olanlar yeni malî yıl içinde tutulan defterlere aynı sıra numarası ile aktarılır.

1. f) Alındı kayıt defteri (Örnek: 24); muhasebe birimi tarafından elçilik ve konsolosluklara gönderilen yurt dışı muhasebe yetkilisi mutemedi alındılarının kaydedildiği defterdir. Bu defterde kayıtlı alındılar, kullanacak olan görevlilere imza karşılığında verilir.
2. g) Konsolosluk hasılat cetveli (Örnek: 25); dört sayfadan oluşur ve her ay sonunda örneğindeki açıklamalara göre üç nüsha olarak düzenlenir. Cetvelin iki nüshası, izleyen ayın on beşine kadar muhasebe birimine gönderilir.

ğ) Konsolosluklar hasılatı döküm cetveli (Örnek: 26); Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimince, elçilik ve konsolosluklardan gelen konsolosluk hasılat cetvelinin “Harç ve değerli kâğıt hasılatı” tablosunda yer alan tahsilat ile aynı cetvelin “Diğer tahsilat” tablosunda yer alıp bütçeye gelir kaydedilmesi gereken tutarların kaydedildiği cetveldir. Cetvel, aşağıdaki açıklamalara göre düzenlenir:

1) Konsolosluk hasılat cetvelinin “Harç ve değerli kâğıt hasılatı” tablosunda yer alan tahsilat ile aynı cetvelin “Diğer tahsilat” tablosunda yer alıp bütçeye gelir kaydedilmesi gereken tutarların tamamının cibayet kuruna göre ulusal para birimine çevrildikten sonra bu cetvelin “Muhasebe birimi” tablosuna çeşitleri itibarıyla aktarılır.

2) Bütün elçilik ve konsoloslukların hasılat cetveli aynı işleme tabi tutulduktan sonra, “Muhasebe birimi” tablosundaki tutarlar, gelir türleri ve konsolosluklar itibarıyla bu cetvele aktarılır. Konsolosluklar hasılatı döküm cetveli ve hasılat cetvelinin birer örneği muhasebe işlem fişine bağlanarak elçilik ve konsolosluk nezdindeki paralar hesabına borç, bütçe gelirleri hesabına alacak kaydedilir.

3) Konsolosluk hasılat cetvelinin “Diğer tahsilat” tablosunda yer alan tutarlardan Dışişleri Bakanlığı Muhasebe Birimi, başka muhasebe birimleri, kişi, kurum veya kuruluşlar adına tahsil edilenler elçilik ve konsolosluk nezdindeki paralar hesabına borç, ilgili hesaplara alacak kaydedilir.

(3) Elçilik ve konsolosluklarca düzenlenecek defter ve cetvellerin yurt dışı teşkilatı bulunan diğer kamu idarelerinde kullanılmasına Bakanlık yetkilidir.