Çerçeve Anlaşması Nedir? Çerçeve Anlaşması Nasıl Yapılır?

ÇERÇEVE ANLAŞMALARDA ÖZELLİK GÖSTEREN DURUMLAR

I-GİRİŞ

Çerçeve anlaşmaları, ihale sistemimizde yeni olan kavramlardan biridir. Kamu kurumlarının yapmış olduğu ihalelerde yaşanan sıkıntıların giderilmesi amacıyla yapılmış olan bir düzenlemedir.

Konuyu biraz açmak gerekirse, kamu kurumlarının yapmış oldukları ihaleler sonucunda, bir firmayla veya ortak girişimlerle sözleşme imzalandıktan sonra, ilgili kamu kurumu yaptığı sözleşme gereği tek girmeden alım yapmak durumundaydı.

Bu çerçevede, yapılacak alımla ilgili yüklenici firmanın istenen nitelikte mal veya hizmeti sağlayamaması, istenen fiyatta sağlanamaması durumunda kamu kurumları, bedeli ödeyecekleri mallarla ilgili sıkıntılı durumlara düşebilmekteydiler.

Gerek piyasada oluşan fiyatı doğru yakalayabilmek, gerekse de, yüksek kampsalı yapılacak alımlarda avantajlı duruma geçmek için çerçeve anlaşmaları ve uygulamaları, kamu ihale sistemine dahil edilmiş unsurlardır.

Bu çalışmada, çerçeve anlaşmaları üzerinde durulacak ve özellik gösteren hususlara ilgili mevzuat çerçevesinde değinilecektir.

II-ÇERÇEVE ANLAŞMASI NEDİR?

Çerçeve anlaşmaların tanımı, 4734 sayılı kanunda, tanımların yer aldığı 4’ üncü maddede ve Çerçeve Anlaşma Yönetmeliğinde yapılmıştır.

Bu maddeye göre

Çerçeve Anlaşmalar; bir veya birden fazla idare ile bir veya birden fazla istekli arasında, belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartları belirleyen anlaşmayı ifade eder.

            Çerçeve anlaşmaları,idarenin; ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurullarınca, aynı bakanlık bünyesinde veya il düzeyinde birden fazla idarenin bir araya gelerek çerçeve anlaşma ihalesini gerçekleştirebilirler.

Çerçeve Anlaşmalarda yer alacak istekliler, 4734 sayılı kanuna paralel olarak düzenlenmiştir. Bilindiği üzere, Kamu İhale Kanununun 14’ üncü maddesinde ortak girişimlerin birlikte ihalelere katılabileceği ifade edilmiştir.

Bu çerçevede ortak girişim ortakları çerçevede anlaşmalarda da taraf olabileceklerdir.

Fakat birden fazla idarenin aynı ihaleye katılabilmesi yeni oluşturulan bir uygulamadır.

Çerçeve anlaşmalarında önemli diğer bir konuda münferit sözleşmelerdir.

Münferit Sözleşmeler çerçeve anlaşma kapsamında yapılan alımlarda istekliler ile idare arasında imzalanan yazılı sözleşmeyi ifade etmek için kullanılır.

III-ÇERÇEVE ANLAŞMALARA İLİŞKİN İLKELER

          Kamu İhale Kanunun Ek 2’ inic maddesiyle, Çerçeve Anlaşma İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’ nde (*) (Resmi Gazete Sayısı: 27159/Mükerrer Resmi Gazete Tarihi: 04.03.2009) çerçeve anlaşmalarının uygulanmasına ilişkin temel özellikler ifade edilmiştir.

1-Çerçeve Anlaşmasıyla Yapılabilecek Alımlar

a) Mal alımları: Her türlü tıbbi sarf malzemesi, ilaç, serum, anti serum, aşı, her türlü ortez ve protez, büro malzemesi, tıbbi cihazlar, kırtasiye malzemeleri, bilgisayar ve bilgisayar sarf malzemesi, akaryakıt, her türlü katı yakıt, her türlü gıda maddesi, her türlü temizlik sarf malzemesi, muhtelif tip ray, muhtelif tip beton ve ahşap travers, her türlü boya malzemesi, tekstil ve giyim malzemeleri, taşıma araçlarının ve iş makinelerinin yedek parçaları, agrega ve balast, kilitli parke, bordür, karo ve her türlü kum, çakıl ve çimento, oy sandığı, seçim torbası, seçimlerde kullanılacak paravan, filigranlı oy pusulası kağıdı ve filigranlı oy zarfı kağıdı alımları.

b) Hizmet alımları: Taşıma araçlarının ve makinelerin mutat bakım ve onarım hizmetleri, oy pusulası basım hizmetleri, sürekli nitelikte olmayan kargo/yük taşıma hizmetleri, tercüme hizmetleri, sigorta hizmetleri, kalibrasyon hizmetleri, piyasa denetim ve gözetim hizmetleri alımları.

c) Yapım işleri: Bina bakım ve onarım işleri, karayolu mutat bakım ve onarım işleri, içme suyu ve kanalizasyon şebekesi bakım ve onarım işleri, enerji nakil hatları bakım ve onarım işleri, doğalgaz ve petrol boru hatları bakım ve onarım işleri.

          2-Çerçeve Anlaşmalarında Uygulanabilecek İhale Usulü

          İdareler ihtiyaç duydukları mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin olarak

-Açık ihale ve belli istekliler arasında ihale usulünü uygulamak kaydıyla çerçeve anlaşmalar yapabilir.

Çerçeve anlaşmalar rekabeti engelleyici, sınırlayıcı veya bozucu şekilde kullanılamaz.

3-Çerçeve Anlaşmalarında Uygulanacak Temel İlkeler

          Çerçeve anlaşmaları yapılırken aşağıdaki hususlara riayet edilmelidir.

a)Çerçeve anlaşmalar rekabeti engelleyici, sınırlayıcı veya bozucu şekilde kullanılamaz.

b)Çerçeve anlaşmaların süresi kırk sekiz ayı geçemez.

c)Çerçeve anlaşma kapsamında yapılan münferit sözleşmelerde, sözleşmenin ifasının çerçeve anlaşma süresi içerisinde yapılması zorunludur.

ç)Çerçeve anlaşma ihalesine çıkılabilmesi için ödeneğin bulunması şartı aranmaz. Ancak münferit sözleşme aşamasında ödeneğin bulunması zorunludur. Ödenek, münferit sözleşme aşamasında ihtiyaç konusu mal veya hizmet veya yapım işi için çerçeve anlaşma ihalesinde teklif edilen bedeller dikkate alınarak münferit sözleşmeyi imzalayacak idare tarafından belirlenir.

d)Çerçeve anlaşma yapılmış olması idareye alım yapma yükümlülüğü getirmez. İdare çerçeve anlaşma kapsamındaki ihtiyaçlarını Kanunda yer alan diğer usulleri kullanmak suretiyle de temin edebilir.

          IV-MÜNFERİT SÖZLEŞME

Çerçeve anlaşmalarının en önemli unsurlarından biri münferit sözleşmeleridir.

Çerçeve anlaşmada belirlenen koşullar dâhilinde listede yer alan istekliler teklif vermeye davet edilir. Teklif vermeye davet yazısında, alım konusu mal veya hizmetin veya yapım işinin miktarı, son teklif verme tarih ve saati, tekliflerin geçerlilik süresi ve itirazen şikâyet başvuru bedeli belirtilir. İsteklilere ihale konusu işin karmaşıklığı ve özgünlüğü gibi hususlar dikkate alınarak tekliflerini sunmaları için yeterli süre tanınır. Teklif vermeye davet yazısı, son teklif verme tarihinden en az üç gün öncesinde ulaşacak şekilde isteklilere bildirilir.

İstekliler teklif mektubunu ve ekinde yer alan bilgi ve belgeleri bir zarf içerisine koyarak son teklif verme saatinden önce tekliflerini idareye sunar. Davet yazısında belirtilen tarih ve saatten sonra sunulan teklifler reddedilir ve teklif zarfları açılmaksızın iade edilir. Teklifler ile yaklaşık maliyet ihale komisyonu tarafından davet yazısında belirtilen tarih ve saatte hazır bulunan isteklilere açıklanır. Bu duruma ilişkin standart formun bir sureti imza karşılığı isteyenlere verilir.

Teklifler ihale komisyonu tarafından değerlendirilerek, ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlamak üzere sıralanır. İhale komisyonu tarafından alınan gerekçeli karar ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale kararı ihale yetkilisince onaylanmadan önce idare, geçerli teklif veren isteklilerin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kurumdan teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır.

İhale yetkilisi en geç üç gün içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. İhale kararının onaylanmaması çerçeve anlaşmanın feshedilmiş olduğu anlamına gelmez.

Kesinleşen ihale kararı teklif veren tüm isteklilere, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen iki iş günü içinde bildirilir. Kesinleşen ihale kararının bütün isteklilere bildiriminden itibaren üç iş günü geçmeden sözleşme imzalanamaz. Ayrıca münferit sözleşme imzalanmadan önce itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığına ilişkin Kurumun internet sayfasından sorgulama yapılması da zorunludur.

Beşinci fıkrada belirtilen sürenin bitimini, ön mali kontrol yapılması gereken hallerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihi izleyen günden itibaren iki gün içinde, ihale üzerinde bırakılan istekli sözleşme imzalamaya davet edilir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından süresi içinde yasal yükümlülüklerin yerine getirilerek sözleşmenin imzalanmaması veya isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olduğunun anlaşılması durumunda, ihale yetkilisince uygun görülmesi kaydıyla, listede yer alan diğer istekliler sırayla sözleşme imzalamaya davet edilebileceği gibi yeniden teklif vermeye de davet edilebilir. Sözleşme imzalamaya davet edilebilecek istekli sayısının üçün altına düşmesi durumunda, çerçeve anlaşmanın sona erdiği taraflara bildirilir. Bu durum, çerçeve anlaşmaya dayanarak daha önceden akdedilen münferit sözleşmelerin yürütülmesini etkilemez.

Münferit sözleşmenin imzalanacağı tarihte, sözleşme imzalanmadan önce, ihale sonuç bilgileri Kuruma gönderilmek suretiyle isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığının teyit edilmesi zorunludur. İsteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olduğunun anlaşılması halinde münferit sözleşme imzalanmayarak kendisiyle imzalanan çerçeve anlaşma feshedilir. Bu durumda sekizinci fıkrada yer alan usul uygulanır.

Mücbir sebep halleri dışında, münferit sözleşmeye davet edilen istekli yasal yükümlülüklerini yerine getirerek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Bu zorunluluğa uyulmaması halinde istekli hakkında Kamu İhale Kanunun 58 inci maddesine göre kamu ihalelerine katılmaktan yasaklama kararı verilerek kendisiyle imzalanan çerçeve anlaşma feshedilir. Ancak, diğer yasal yükümlülükler yerine getirildiği halde, Kanunun 10 uncu maddesi kapsamında taahhüt altına alınan durumu tevsik etmek üzere idareye sunulan belgelerin taahhüt edilen duruma aykırı hususlar içermesi halinde Kanunun 58 inci maddesi hükümleri uygulanmaz.

İdarenin sözleşme yapılması konusunda yükümlülüğünü yerine getirmemesi halinde istekli, altıncı fıkrada yer alan iki günlük sürenin bitimini izleyen günden itibaren en geç beş gün içinde, on gün süreli bir noter ihbarnamesi ile durumu idareye bildirmek şartıyla, taahhüdünden vazgeçebilir.

          V-ÇERÇEVE ANLAŞMALARINDA ÖZELLİK GÖSTEREN DURUMLAR

Çerçeve anlaşma kapsamında temin edilecek mal ve hizmet alımları ile yapım işleri 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesine göre ilan edilir. Çerçeve anlaşma kapsamında karşılanması planlanan tahmini ihtiyaç miktarları ilanda gösterilir.

Teminat alınmasına ilişkin hükümler hariç olmak üzere, ihalelerin sözleşmeye bağlanması hakkında bu Kanunda yer alan hükümler çerçevesinde, süresi kırksekiz ayı geçmemek üzere çerçeve anlaşma imzalanır ve sonuçlar Kamu İhale Bülteninde ilan edilir.

Çerçeve anlaşmalar, koşulların tamamının baştan belirlendiği hallerde, bir istekli ile de yapılabilir. Birden fazla istekli ile yapılacak çerçeve anlaşmalarda istenilen şartları karşılayan yeterli sayıda teklif sunulması kaydıyla çerçeve anlaşmaya taraf olacak istekli sayısı üçten az olmamak üzere ihale dokümanında belirtilir.

Çerçeve anlaşmaların bir istekli ile yapıldığı haller hariç, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri geçerli kabul edilen istekliler, ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle sıralanarak listeye alınır. Çerçeve anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, mevcut çerçeve anlaşmanın sona erdiği taraflara bildirilir.

Koşulların tamamının baştan belirlendiği çerçeve anlaşma kapsamında yapılacak alımlarda isteklilerden ilk tekliflerini aşmamak kaydıyla yeniden teklif alınabilir. Koşulların tamamının baştan belirlenmediği hallerde ise çerçeve anlaşma koşullarında esaslı değişiklik yapılmaması kaydıyla isteklilerden yeniden teklif alınır.

İsteklilere ihale konusu işin karmaşıklığı ve özgünlüğü gibi hususlar dikkate alınarak tekliflerini sunmaları için yeterli süre tanınır.

İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyenler ile teklif vermeye davet edildiği halde iki kez geçerli teklif vermeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir.

Münferit sözleşmeye davet edildiği halde ihale dokümanında belirtilen süre içerisinde sözleşme imzalamayan istekliyle yapılan çerçeve anlaşma feshedilir ve istekli hakkında 58 inci madde hükümleri uygulanır.

Çerçeve anlaşma ihalelerinde çerçeve anlaşmaya taraf olacak istekli sayısı üçten az olmamak üzere ihale dokümanında belirtilir.

Çerçeve anlaşmanın bakanlık veya il düzeyinde yapıldığı durumlarda, çerçeve anlaşmadan yararlanacak olan her bir idare tarafından çerçeve anlaşma kapsamında ayrı münferit sözleşmeler yapılabilir.

Çerçeve anlaşma ihalelerinde ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri geçerli kabul edilen istekliler, ekonomik açıdan en avantajlı tekliften başlanmak suretiyle listeye alınır.

Çerçeve anlaşma ihalelerinde anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde, çerçeve anlaşmanın sona erdiği taraflara bildirilir.

Kısmi teklife açık çerçeve anlaşma ihalelerinde her bir kısıma ilişkin imzalanan çerçeve anlaşma ayrı bir çerçeve anlaşma olarak kabul edilir. Çerçeve anlaşma imzalanabilmesi için her bir kısım için çerçeve anlaşma imzalayacak en az üç isteklinin bulunması gerekir. Bu sayının üçün altına düştüğü durumlarda çerçeve anlaşma imzalanmayarak bu kısıma ilişkin çerçeve anlaşma ihalesi iptal edilir.

Konsorsiyumlar çerçeve anlaşma ihalelerine katılamazlar.

Münferit sözleşme aşamasında teklif edilen birim fiyat teklif bedeli çerçeve anlaşmada yazılı birim fiyat teklif bedelini aşamaz.

İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirir. Yeterliği devam etmeyenler ile çerçeve anlaşma kapsamında teklif vermeye davet edildiği halde iki kez teklif vermeyen veya iki kez geçerli teklif vermeyen isteklilerin çerçeve anlaşmaları feshedilir. Çerçeve anlaşmanın bakanlık veya il düzeyinde yapıldığı durumlarda, teklif vermeye davet edildiği halde teklif vermeyen istekliler, münferit sözleşmeyi imzalayacak idare tarafından çerçeve anlaşma ihalesini yapan idareye bildirilir.

Çerçeve anlaşmanın bakanlık veya il düzeyinde yapıldığı durumlarda, münferit sözleşmenin imzalanmasına ve uygulanmasına ilişkin hususlar, alımı/işi gerçekleştirecek idare tarafından belirlenir ve muayene ve kabul komisyonu da aynı idare tarafından oluşturulur.

          VI-ONİKİ AYDA BİR YAPILACAK YETERLİK DEĞERLENDİRMESİ

          İstekliler yeterliklerinin devam ettiğini oniki ayda bir belgelendirir. Bu belgelendirmenin yapılması gereken tarihler ay ve yıl olarak çerçeve anlaşmada belirtilir. Yeterliğin devam edip etmediği ihale komisyonunca değerlendirilir. Çerçeve anlaşma ihalesinde öngörülen yeterlik kriterlerinden hangilerinin oniki ayda bir istenileceği ihale dokümanında belirtilir. Yeterliği devam etmeyen istekli ile imzalanan çerçeve anlaşma feshedilir. Çerçeve anlaşmaya taraf olan istekli sayısının üçün altına inmesi halinde ise mevcut çerçeve anlaşmanın sona erdiği taraflara bildirilir.

Çerçeve anlaşmanın bakanlık düzeyinde veya il düzeyinde yapıldığı durumlarda, oniki ayda bir yapılacak yeterlik değerlendirmesi, çerçeve anlaşma ihalesini gerçekleştiren idarenin oluşturacağı komisyon tarafından yapılır.

Yapılacak münferit sözleşmelere ilişkin olarak bu Kamu İhale Kanunun 6, 38, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 54, 55 ve 56 ncı maddeleri uygulanmaz. Bu maddelerde belirtilen hususlar dahil çerçeve anlaşma kapsamında yapılacak alımların usul ve esasları ile nitelik ve kapsamını belirlemeye, ve sınırlar koymaya, sözleşme düzenlenmesine gerek görülen durumlarda sözleşmelerin şeklini ve kapsamını belirlemeye Kurum yetkilidir.

Çerçeve anlaşma yapılmış olması, idareye alım yapma yükümlülüğü getirmez. İdare, çerçeve anlaşma kapsamındaki ihtiyaçlarını bu Kanunda yer alan diğer usulleri kullanmak suretiyle de temin edebilir.

          VII-DEĞERLENDİRME VE SONUÇ

Makalenin başında da belirtildiği üzere çerçeve anlaşmalar, ihaleler sistemimize yeni bir boyut getirmiştir.

Yeni getirilen bir sistem olması nedeniyle uyulamaya ilişkin yaşanan olumlu ve olumsuz sonuçlar henüz tam olarak bir görüş beyan etmek erken olacaktır.

Öteye yandan çerçeve anlaşmalarının kamu idareleri açısından avantajlı düzenlemeler içerdiği rahatlıkla söylenilebilir.

Örneğin;

-Çerçeve anlaşmalarının bir veya birden fazla idare ile bir veya birden fazla istekli arasında yapılabilmesi,

-Belirli bir zaman aralığında gerçekleştirilecek alımların özellikle fiyat ve mümkün olan hallerde öngörülen miktarlarının tespitine ilişkin şartların belirlenebilecek olması,

            –Çerçeve anlaşmaları,idarenin; ihale ve harcama yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurullarınca, aynı bakanlık bünyesinde veya il düzeyinde birden fazla idarenin bir araya gelerek çerçeve anlaşma ihalesini gerçekleştirebilecek olması,

-İdareler bu yöntemle mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin çerçeve anlaşmaları yapabilmeleri,

-Çerçeve anlaşmaların süresi kırk sekiz ay gibi uzun bir süreyi kapsayacak şekilde düzenlenebilmesi,

-Çerçeve anlaşma ihalesine çıkılabilmesi için ödeneğin bulunması şartı aranmaması

-Çerçeve anlaşma yapılmış olması idareye alım yapma yükümlülüğü getirmeden idare çerçeve anlaşma kapsamındaki ihtiyaçlarını Kanunda yer alan diğer usulleri kullanmak suretiyle de temin edebilmesi,

İdareler lehine tanınan önemli avantajlardır.

Gelecek dönemde uygulamaya ilişkin daha teferruatlı değerlendirmeler yapmak mümkün olacaktır.

kaynak:Ömer Köse

Maliye Bakanlığı

Muhasebat Başkontrolörü