Aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısında, açıklamaya esas olmak üzere önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:     

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Balcıoğulları İnş. Taah. Tar. Hay. Mad. Nak. Tem. Oto. Akr. İth. ve İhr. Tic. ve San. Ltd. Şti.,

Paşabey Mah. Subaşı İşhanı Kat: 2 No: 32 SİVAS

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Karayolları 16. Bölge Müdürlüğü,

Kümbet Mah. Muhsin Yazıcıoğlu Bulvarı No: 39 58020 SİVAS

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/166362İhale Kayıt Numaralı “Karayolları 16. Bölge Müdürlüğü Merkezi ve Dahili Yollarda Çalıştırılmak Üzere Yakıt Hariç Şoförlü Taşıt Kiralanması İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Karayolları 16. Bölge Müdürlüğü tarafından 05.01.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Karayolları 16. Bölge Müdürlüğü Merkezi ve Dahili Yollarda Çalıştırılmak Üzere Yakıt Hariç Şoförlü Taşıt Kiralanması İşi” ihalesine ilişkin olarak Balcıoğulları İnş. Taah. Tar. Hay. Mad. Nak. Tem. Oto. Akr. İth. ve İhr. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin

            Başvuruya ilişkin olarak 2016/403 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bedeli ile işin gerçekleştirilmesi için gerekli giderleri karşılamasının mümkün olmadığı, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunmuş olduğu fiyat tekliflerinin Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.2.1’inci maddesine uygun olmadığı, fiyat tekliflerinin gerçeği yansıtmayan bedeller üzerinden oluşturulduğu, fiyat tekliflerini düzenleyen 3’üncü kişilerin teklife konu alanda faaliyet göstermediği, sigorta bedelleri için alınan tekliflerin gerekli imzaları taşımadığı, yapılan açıklamaların mevzuat hükümlerine uygun olmadığı, araçlara ait muayene, MTV, egzoz emisyon ölçümü giderleri, araçlarda bulunması gereken yangın söndürme cihazı, araçlarda kullanılacak lastikler, iş sağlığı ve güvenliği gideri ve araçlarda kullanılacak GPRS cihazları için herhangi bir maliyet öngörülüp öngörülmediği, sunulan fiyat tekliflerinde bulunması gerekli ibarelerin yer alıp almadığı,  araç kira sözleşmelerinin anılan Tebliğ’in 79’uncu maddesine uygun hazırlanıp hazırlanmadığı, personel çalıştırmaya dayalı olmayan ihalede aşırı düşük teklif açıklamalarında sözleşme ve genel giderleri ayrı olarak belirtmesi gerektiği,  araçların bakım ve onarımı ile ilgili giderlerin açıklanmasında kullanılan belgelerin uygun olmadığı, işte kullanılacak araçlar için kiralama yönteminin kullanılmasının İdari Şartname’nin 18.1’nci maddesine ve Özel Teknik Şartname’nin 7.7’nci maddesini ihlal edeceği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdare tarafından ihale işlem dosyası kapsamında gönderilen belgelerin incelenmesi neticesinde, şikayete konu ihalenin Karayolları 16. Bölge Müdürlüğü tarafından yapılan “Karayolları 16. Bölge Müdürlüğü Merkezi ve Dahili Yollarda Çalıştırılmak Üzere Yakıt Hariç Şoförlü Taşıt Kiralanması İşi” olduğu, açık ihale usulü ile 05.01.2016 tarihinde yapılan ihalede 6 ihale dokümanı satın alındığı/indirildiği, iki kısımdan oluşan ihalenin şikayete konu 2’nci kısmı için 4 isteklinin ihaleye katıldığı,  ihaleye katılan 4 isteklinin tekliflerinin geçerli bulunduğu, yaklaşık maliyet tutarını 1,30 katsayısına bölünmesi sonucu sınır değerin 527.079,98 TL olarak hesaplandığı, bu tutarın altında teklif veren HZR Taş. Taah. İnş. Enj. Teks. Tur. Tic. Ltd. Şti.den aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının ihale komisyonu tarafından uygun bulunduğu, teklifleri geçerli bulunan isteklilerden en düşük teklifi veren HZR Taş. Taah. İnş. Enj. Teks. Tur. Tic. Ltd. Şti. teklifinin ekonomik açıdan en avantajlı 1’inci teklif olarak, başvuru sahibi Balcıoğulları İnş. Taah. Tar. Hay. Tur. Mad. Nak. Tem. Oto. Akr. İth. ve İhr. Tic. ve San. Ltd. Şti.nin teklifinin ise ekonomik açıdan en avantajlı 2’nci teklif olarak belirlendiği ve bu şekilde alınan 19.01.2016 tarihli ihale komisyon kararının isteklilere bildirildiği anlaşılmıştır.

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

            (2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla, üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

            a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

            1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

            2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

            3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

 gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

            Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.

            79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. 

            79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” açıklaması bulunmaktadır.

            İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “…25.3.1.Bu hizmet alımı ile ilgili genel bilgiler işe ait özel teknik şartnamede belirtilmiş olup istekliler tekliflerini bu doğrultuda hazırlamalıdır…” düzenlemesi,

            Teknik Şartname’nin “Teklif Fiyatına Dahil Olan Giderler” başlıklı 4.4’üncü maddesinde “4.4.1.            Sözleşmenin uygulanması sırasında mevzuat gereğince yapılacak her türlü ulaşım, vergi, resim, harç giderleri, taşıtların bakım, onarım ve yedek parça giderleri dahil taşıt ve şoförün tüm giderleri teklif fiyata dahildir.

4.4.2.   Yukarıdaki maddede yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

4.4.3.   Hizmet süresince şoför ve taşıtların yakıt hariç diğer giderleri isteklilerce teklif edilecek fiyata dahildir. Taşıtların yakıtları İdare tarafından karşılanacaktır. Şoförler için yemek bedeli veya yol gideri adı altında herhangi bir ödeme yapılmayacaktır…” düzenlemesi,

            Aynı Şartname’nin “Genel Hükümler” başlıklı 5’inci maddesinde “5.2.     Kiralanacak taşıtların tamamına ATS takılacak ve bu taşıtların takibi (tarih, güzergâh, yapılan km vb.) İdare’ce yapılacaktır. ATS takılması ve işletilmesi ile ilgili tüm harcamalar yüklenici tarafından karşılanacaktır. ATS takibi için oluşturulan şifre İdare’ye verilecek, ATS takılı olmayan taşıt iş başı yaptırılmayacaktır…” düzenlemesi yer almaktadır.

            Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükmü ve Tebliğ açıklamalarından, ihale komisyonlarının teklif değerlendirmesini tamamlaması sonrasında aşırı düşük teklif sınır değerinin tespit edileceği, personel çalıştırılmasına dayalı olmayan ihalelerde sınır değerin yaklaşık maliyetin 1,30 katsayısına bölünerek belirleneceği, bu değerin altında geçerli teklif sunan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklamalarının isteneceği, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarını anılan Tebliğ’de yer verilen açıklama usullerini kullanarak yapabilecekleri, sunmuş olduğu açıklaması uygun bulunmayan istekliler ile açıklama sunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği anlaşılmaktadır.

            İhale komisyonu tarafından yapılan teklif değerlendirmesi sonucu teklifleri sınır değer olarak hesaplanan  527.079,98 TL’nin altında olan istekliden, aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, açıklama isteme yazısında “Söz konusu işi, teklif ettiğiniz bedellerle nasıl gerçekleştireceğiniz hususunu Kamu İhale Genel tebliğ 45. Maddesine göre belgelendirmek suretiyle idaremize yazılı olarak 3 (üç) iş günü içinde açıklamada bulunmanız gerekmektedir.

…

 İstekliler, analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri (proforma faturalar, teklif alma yazıları v.b.) sunacaklardır. Kamu İhale Genel Tebliği’nde belirtilen hususlara uygun belge sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı tutulacaktır…” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

            Söz konusu aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısında teklifte önemli olan maliyet bileşenlerinin hangi giderler olduğuna yönelik idare tarafından herhangi bir belirleme yapılmamıştır.

            İdare tarafından teklifi aşırı düşük olarak belirlenen istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısında, açıklamaya esas olmak üzere önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği anlaşıldığından, aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuatta öngörülen usul ve esaslara uygun olarak gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.

            Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece teklifte önemli görülen bileşenler belirtilerek asgari 3 iş günü verilmek suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasının yenilenmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.