Saymanlık Tahsilat ve Kontrol İşlemlerine İlişkin Genel Yazı

T.C.

MALİYE BAKANLIĞI

Muhasebat Genel Müdürlüğü

Sayı : B.07.0.MGM.0.23/17899                                                                                        25/10/2007

Konu : Saymanlık Tahsilat ve Kontrol İşlemleri

………………. VALİLİĞİNE

(Defterdarlık)

Bakanlığımız denetim elemanlarınca bazı Sağlık Kurumları Döner Sermaye Saymanlıklarının hesaplarının denetimi sırasında;

1- Vezne işlemlerinde firma elemanlarının çalıştırıldığı,

2- Bilgi işlem servisi tarafından para tahsilatı yapılabilmesi için gerekli kullanıcı adı ve şifrelerinin, muhasebe yetkilisi mutemetliği görevi verilmemiş ve veznelerde hiç çalışmamış kişilere de verildiği,

3- Firma elemanı olarak çalışan bazı kişilerin bilgisayarlı sayman mutemedi alındıları ve yazar kasa ile yaptıkları tahsilatların bir kısmının saymanlık hesaplarına intikal ettirmedikleri,

4- Tahsilatı yapan firma elemanlarının çok sık değiştirilmesi nedeniyle uygulamada aksaklıkların yaşandığı,

5- Kullanılan yazılım sistemlerinde çeşitli aksaklıkların yaşandığı,

6- Bazı sağlık işletmelerinde kredi kartı ile tahsilat yapılmadığı (kredi kartı POS cihazı kullanılmadığı) halde yazılım sistemlerinden (programda kredi kartı butonunun bulunması) ve çalışan personelin dikkatsizliğinden kaynaklandığı anlaşılan, kasa dökümlerinde kredi kartı tahsilatlarının bulunduğu,

7- Kredi kartı ile yapılan tahsilatların, vezne ve banka yolu ile hesaplara aktarılmadığı veya bankalarca açılan ayrı bir hesapta takip edilmesi sonucu muhasebe kayıtlarına zamanında ve düzenli alınmadığı,

8- Bazı kredi kartları ile yapılan tahsilatlarda, tahsilat yapıldıktan sonra düzeltme işlemlerinin POS cihazı ile yapılmayarak aynı isim ve protokol numarası yazılmak suretiyle sayman mutemedi alındısı düzenlenmesi suretiyle yapıldığı,

9- Tahsilatlarda alındı belgesi düzenlenmediği ve bu tahsilatların vezne veya banka yoluyla hesaplara aktarılmadığı,

10- Sistemden alınan dökümlerdeki tutarların saymanlık veznelerine eksik yatırıldığı,

11- Hastanelere bağlı bazı semt polikliniklerinde, muhasebe yetkilisi mutemetleri tarafından yapılan tahsilatlarda, alındının “Kurum” ve “Dip Koçan” nüshalarına farklı isimler ve düşük tutarlar yazılması suretiyle, yapılan tahsilatların bir kısmının zimmete geçirilerek kamu zararına sebebiyet verildiği,

12- Otomasyon sistemine geçilen hastanelerde ve bağlı polikliniklerde, aynı zamanda yazar kasa ile de nakden tahsilat yapılan durumlarda, yazar kasa ile yapılan tahsilatların bir kısmının hesaplara intikal ettirilmediği,

13-Bazı muhasebe yetkilisi mutemetlerince yapılan tahsilatların, süresi içinde saymanlık hesaplarına yatırılmadığı, saymanlıklarca ve döner sermaye yetkililerince bu hususta uyarılar yapılmadığı,

14- Bazı muhasebe yetkilisi mutemetliklerinde yazar kasa ile yapılan tahsilatlarda, gün sonlarında alınan (Z) raporlarında yer alan müteselsil numaraların kontrol edilmediği ve gün içinde de (Z) raporu alınması suretiyle zimmete para geçirildiği,

Hususları tespit edilmiştir.

Oluşabilecek suistimallerin ve kamu zararının önlenebilmesi için;

1-Muhasebe yetkililerince, Kefalet Kanunu uyarınca yapılması zorunlu olan kontrollerin dışında, saymanlığa bağlı tahsilat yapılan birimlerde sistem zaafiyeti bulunup bulunmadığı hususunda da kontroller yapılacak, her hangi bir husus tespit edildiğinde idare ve sistem yetkilileri ile birlikte hareket edilerek, tahsil edilen tutarların kayıp ve kaçak olmaksızın kayıtlara intikalinin sağlanması için her türlü tedbir alınacaktır.

2-Hasta işlemleri otomasyon sistemi ile yapılan kurumlarda, sistemden verilen onay tutarları ile yazar kasa (Z) raporları tutarlarının günlük kontrolü yapılacaktır.

3- Yazar kasa (Z) raporlarının müteselsil numaraları ile yapılan tahsilat tutarları kontrol edilecektir.

4-Saymanlıklarca, otomasyon sistemindeki kasa fişleri ile muhasebe yetkilisi mutemedi tahsilatları karşılıklı kontrol edilecektir.

5- Muhasebe yetkilileri, döner sermaye gelirlerinin tahsilinde düzenlenmesi gereken belgeler ile tahsilatların süresinde saymanlık hesabına yatırılması konusunda ilgili personeli bilgilendireceklerdir.

6-Elle yapılan tahsilatlarda, “Kurum” ve “Dip Koçan” nüshalarına farklı isimler ve düşük tutarlar yazılmasının önlenmesi konusunda gerekli tedbirler alınacaktır.

7-Tahsilat işlemlerinin kefalete tabi personel tarafından yürütülmesi konusunda idareler uyarılacaktır.

8-Mevzuata aykırı bir işlemin tespit edilmesi halinde durum derhal ilgili mercilere intikal ettirilerek yasal işlemler başlatılacaktır.

Bilgi edinilmesini ve sağlık kurumları döner sermaye saymanlığı personelinin, adli, idari ve mali müeyyidelerle karşı karşıya kalmamaları için gerekli özeni göstererek, işlerini titizlikle yapmaları konusunda uyarılmasını rica ederim.

Ömer DUMAN

Bakan a.

Genel Müdür

DAĞITIM:

81 İl Valiliğine (Defterdarlık)