Muhasebe İşlemleri Kullanıcı Yetki Seviyeleri ile İlgili Genel Yazı

T.C.

MALİYE BAKANLIĞI

Muhasebat Genel Müdürlüğü

Sayı    : B.07.0.MGM.0.41/010.07.01-08080                                                   14/06/2010

Konu  : Muhasebe İşlemleri Kullanıcı Yetki Seviyeleri

Bilindiği üzere, Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi muhasebe uygulamasında (KBS-say2000i) muhasebe biriminde görevli personelin görev ve pozisyon durumuna göre farklı yetki seviyelerinde kullanıcı tipleri belirlenmiştir. Bu çerçevede, kullanıcılar yetki seviyelerine göre girilmiş verilerle ilgili rapor alabilme, muhasebe kayıtlarına etki etmeyen (onaysız) veri girişi yapabilme, onaysız olan verileri onaylayabilme ve onaylı veriler üzerinde sınırlı değişiklikler yapılabilme gibi işlemlerin birini veya birkaçını yapma yetkisine sahiptirler.

Ancak, sistemden yapılan kontrol ve incelemeler neticesinde muhasebe birimlerinde görevli personelin çoğunluğuna birden fazla işlem yapma yetkisi (onay yetkisi) veren kullanıcı tanımlamalarının yapıldığı, buna bağlı olarak sisteme girilen muhasebe kayıtlarının hem giriş hem de onay işlemlerinin aynı personellerce yapıldığı tespit edilmiştir. Bu bağlamda, ıslak imzalı ödeme belgeleri üzerinde ön inceleme, kontrol ve onay işlemi yapan personel ile söz konusu verileri sisteme giren ve onaylayan personel arasında eşleşmeyi azami ölçüde sağlamak ve veri girişlerindeki hata ve noksanlıkları asgariye indirmek bakımından yazılımda güncellemeler yapılmıştır. Buna göre, muhasebe birimleri tarafından kullanıcı yetkilendirme ve veri giriş işlemelerinde aşağıda belirtilen hususlara uyulacaktır:

• Muhasebe yetkilileri (Muhasebe Müdürü, Malmüdürü, Saymanlık Müdürü veya bu görevleri vekaleten yürüten personel) 505, Saymanlık Müdür Yardımcıları 500, Şefler veya bu pozisyona uygun görev yapan diğer personel 400, bunların dışında kalan personel ise muhasebe birimindeki iş ve görev dağılımına göre 100-200-300 yetki seviyelerinden birisi ile yetkilendirilecek olup; muhasebe yetkilileri, muhasebe biriminde görevli personelin mevcut yetki seviyelerini bu esas çerçe vesinde yeniden güncelleyecektir.
• Sistemde oluşturulacak muhasebe kayıtları, en az iki personelin işlemi ile muhasebeleştirilecek olup, veri giriş ve onay işlemi sisteme eklenen kontrole göre aynı personel tarafından (onay yetkisi olsa bile) yapılamayacaktır.
• Islak imzalı belgeler üzerinde işlemi sonlandıran yetkili personel ile sistemde kaydı onaylayan personelin aynı olmasına azami ölçüde dikkat edilecektir.
• 325-Nakit Talep ve Tahsisler Hesabı ile 103-Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının detayında yer alan ilgilinin (hak sahibinin) T.C. Kimlik No/Vergi Kimlik No ve banka hesap no (IBAN) bilgilerinde yapılacak düzeltme işlemleri, ilgili hesapların muhasebe kaydıyla düzeltilmesi yolu ile yapılacaktır.
• Sistem üzerinden yapılan inceleme ve soruşturmalar sırasında sorumluların tespiti bakımından kullanıcı kod bilgileri son derece önemli olmakta olup, muhasebe personeli, kullanıcı kod ve şifre bilgilerinin güvenliğini sağlamada azami ölçüde özen ve önem gösterecektir.

Bilgilerini ve konunun iliniz dahilindeki muhasebe birimlerine bildirilerek, bu hususun Valiliğinizce (Defterdarlık) düzenlenecek denetim programlarında takip edilmesini önemle rica ederim.

Ömer DUMAN

Bakan a.

Genel Müdür

DAĞITIM:

Gereği

• 81 İl Valiliğine (Defterdarlık)
• Merkez Muhasebe Birimlerine