Kamu İhale Genel Tebliği’nin yürürlükte olmayan maddeleri esas alınarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:    

Başkan: Hamdi GÜLEÇ

Üyeler: II. Başkan Şinasi CANDAN, Osman DURU, Erol  ÖZ, Köksal SARINCA, Dr. Ahmet İhsan ŞATIR, Mehmet  ATASEVER, Oğuzhan YILDIZ

BAŞVURU SAHİBİ:

Demran Yemek Temizlik Gıda Akaryakıt Elektronik Dayanıklı Tüketim Malları San. ve Tic. Ltd. Şti.,

Sümerevler Mahallesi 1774 Sokak No: 117/A ADIYAMAN

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kâhta İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

Atatürk Mah. Cumhuriyet Cad. No:  1 02400 Kahta/ADIYAMAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2016/270347 İhale Kayıt Numaralı “2016/2017 Eğitim Öğretim Yılı 39 Taşıma Merkezi İlkokulu/Ortaokuluna Taşınan 3367 Öğrenciye Sıcak Öğlen Yemeği Verilmesi İşi (180 İş Günü)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kâhta İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 18.08.2016 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “2016/2017 Eğitim Öğretim Yılı 39 Taşıma Merkezi İlkokulu/Ortaokuluna Taşınan 3367 Öğrenciye Sıcak Öğlen Yemeği Verilmesi İşi (180 İş Günü)” ihalesine ilişkin olarak Demran Yemek Temizlik Gıda Akaryakıt Elektronik Dayanıklı Tüketim Malları San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 31.08.2016 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 05.09.2016 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 09.09.2016 tarih ve 51769 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 09.09.2016 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2016/2104 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, sınır değerin altında teklif veren isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata aykırı olduğu, şöyle ki;

– İsteklilerin yaptığı açıklamalarda kırmızı et, tavuk eti, kuru gıdalar, sebzeler, meyveler, tatlılar, yağlar ve içecekler ile ilgili belgeye dayalı olarak açıklama yapılmadığı,

– Kırmızı et, tavuk eti, kuru gıdalar, sebzeler, meyveler, tatlılar, yağlar, içecekler ve temizlik malzemelerinin proforma fatura sunularak açıklandığı, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine göre sunulan proforma faturalardaki birim satış tutarının, maliyete dayalı açıklama yapılması halinde maliyet tutarı tespit tutanağında yer alan ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması, satışlar üzerinden açıklama yapıldığında ise satış tutarı tespit tutanağında yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olmaması gerektiği,  isteklilerce sunulan proforma faturaların Tebliğin anılan maddesine aykırı olduğu,

– İstekliler tarafından sunulan proforma faturaların söz konusu faturaları düzenleyen firmanın yetkili meslek personeli tarafından imzalanmadığı,

– İsteklilerce sunulan proforma faturalarda meslek mensubu tarafından yazılması gereken ibarenin bulunmadığı,

– Kırmızı et, tavuk eti, kuru gıdalar, sebzeler, meyveler, tatlılar, yağlar, içecekler, temizlik malzemeleri, thermobox, çalışacak personel gideri, portör muayenesi gideri, araç ile ilgili açıklama, yemek dağıtımında kullanılacak paslanmaz çelik krom kaplar ile ilgili giderler için alınan proforma fatura ve fiyat tekliflerinin ilgili alanda faaliyet gösteren firmalardan alınmadığı, bu durumun mevzuata aykırı olduğu, ayrıca söz konusu giderlerin proforma fatura yerine alış faturası ile açıklandığı bu durumun da Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.16’ncı maddesine aykırı olduğu,

– Patlıcan, domates, muz, yumurta, zeytin gibi giderlerin proforma fatura ile açıklandığı, isteklilerin fiyat teklifi yerine proforma fatura ile açıklama yapmalarının mevzuata aykırı olduğu,

– Tulumba tatlısının ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından örnek menüde yer alan çiğ girdi ve bu girdilere ait gramajlar kullanılarak açıklanmadığı, bu nedenle anılan isteklinin açıklamalarının mevzuata aykırı olduğu,

– Ekmek, plastik çatal, plastik yemek kaşığı, strafor köpük tabildot, plastik yemek kaşığı giderlerinin ana çiğ girdi ve işçilik giderleri arasında yer almadığı, bu giderlere ilişkin açıklama sunulmasına gerek olmadığı ancak isteklilerce söz konusu giderler için sunulan proforma faturaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine aykırı olduğu,

– İsteklilerce hesaplanan işçilik giderlerinin yanlış hesaplandığı, sunulan açıklamaların bu yönüyle de mevzuata aykırı olduğu,

– İsteklilerce sunulan açıklamalarda yer alan menülerin ana çiğ girdileri ve ana çiğ girdi fiyatlarında uyuşmazlık olduğu, söz konusu gramajların Teknik Şartname’de belirtilen gramajlara uymadığı, açıklama sahibi isteklilerin Teknik Şartname’den bağımsız hareket ettiği bu durumun mevzuata aykırı olduğu,

– İsteklilerce ekmek gideri ile ilgili açıklamalarının mevzuata aykırı olduğu,

–  Ana çiğ girdi maliyeti+işçilik maliyeti toplamının hatalı hesaplandığı, açıklamaların bu yönüyle de mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde ihale konusu hizmetin adı “2016/2017 Eğitim Öğretim Yılı 39 Taşıma Merkezi İlkokulu/Ortaokuluna Taşınan 3367 Öğrenciye Sıcak Öğlen Yemeği Verilmesi İşi (180 İş Günü)” şeklinde belirtilmiş olup ihale konusu işin türü ve miktarı anılan Şartname’nin ekinde tablo halinde

şeklinde belirtilmiştir.

İdari Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin sınır değerin altında olması durumunda kesin teminat 40.1 maddesinde yer alan hüküm uyarınca hesaplanan tutar üzerinden alınır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.

…

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

…

79.2.2.2. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.3.  Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

79.2.2.4.  Ticaret Borsası Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

79.2.2.5.  Toptancı Hal Fiyatları: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.  

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana çiğ girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Ana çiğ girdi ibaresinden ilgili yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdiler anlaşılır. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar “yardımcı girdiler” başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.  

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde “(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL’sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL’lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.  

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak 79.2.2 nci maddede yer alan diğer yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.” açıklamaları yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalenin 18.08.2016 tarihinde gerçekleştirildiği, 13 isteklinin ihaleye teklif verdiği, bu isteklilerden 5’inin sınır değerin altında kaldığı ve aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, anılan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan Divanlı İnş. Otomotiv San. ve Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin reddedildiği, diğer isteklilerce sunulan açıklamaların ise yeterli görüldüğü ve açıklama sunan istekliler arasında 1.569.695,40 TL’lik teklif ile en düşük teklifi sunan Raif İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Sayaç Okuma Medikal Tem. Tar. Tek. Tic. ve San. Ltd. Şti.- Kuzey Danışmanlık Otomasyon Hizmet İşleri Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığının ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli olarak belirlendiği anlaşılmıştır.  

İdare tarafından Kuruma gönderilen ihale işlem dosyası kapsamında yapılan incelemede, yaklaşık maliyetin 1,3’e bölünmek suretiyle sınır değerin 1.661.536,80 TL olarak hesaplandığı, anılan tutarın altında teklif veren isteklilerden Raif İnşaat Gıda Taşımacılık Otomasyon Sayaç Okuma Medikal Tem. Tar. Tek. Tic. ve San. Ltd. Şti.- Kuzey Danışmanlık Otomasyon Hizmet İşleri Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı, Akel Restaurant Balıkçılık Tur. Taş. Tem. Yay. San. ve Tic. Ltd. Şti., Yaşar Sofra Gıda Tem. İnş. Pet. Elektrik ve Elektronik Hay. Tar. Ür. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Divanlı İnş. Otomotiv San. ve Tic. Ltd. Şti.den EKAP üzerinden 19.08.2016 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, Harika Yemek Tem. Gıda Taş. İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.den ise yine EKAP üzerinden 22.08.2016 tarihinde aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği,

Aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilere gönderilen aşırı düşük açıklama isteme yazısında isteklilerin en geç 24.08.2016 tarihinde açıklamalarını sunmasının istenildiği, ayrıca anılan yazının ekinde, ihaleye ait İdare Şartname, Teknik Şartname, Sözleşme Tasarısı, Yemek Gramaj Listeleri, Ekim, Aralık ve Nisan aylarına ait üç aylık yemek menüsü ve toplamda 6 sayfadan oluşan “Aşırı Düşük Sorgulama Yazısı” başlıklı yazıya yer verildiği görülmüştür.

Bahse konu 6 sayfalık aşırı düşük teklif sorgulama yazısı incelendiğinde, kırmızı et, tavuk eti, kuru gıdalar, sebzeler, meyveler, tatlılar, yağlar ve içecekler ile ilgili açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.16’ncı maddesine göre yapılmasının, proforma faturaların anılan Tebliğin 79.4.2.14’üncü maddesine uygun olarak alınmasının, mutfak ve yemek dağıtılan okulların yemekhanesindeki su giderine ilişkin açıklamaların Tebliğin 79.4.2’nci maddesinde yer alan belgelendirme yöntemine uygun olarak yapılmasının ve çalışacak personelin gıda zehirlenmesine karşı portör kontrolü için yapılacak açıklamalar için alınacak proforma faturanın Tebliğin 79.4.2.16’ncı maddesine göre yapılmasının istenildiği,

Temizlik malzemeleri, thermobox, yemek dağıtımında kullanılacak olan paslanmaz çelik krom kaplar, yemekhane mutfağında 3367 kişi kapasiteli otomatik bulaşık makinesi ile ilgili amortisman bedeli ile ilgili belgeye dayalı açıklama yapılmasının istenildiği,

Thermobox ile ilgili proforma faturanın Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.16’ncı maddesine göre alınmasının istenildiği,

Yemek pişirilmesi esnasında mutfaktaki elektrik, LPG ve yemek dağıtılan okullardaki yemekhanelerin elektrik ve LPG giderleri için Kanun’a uygun belgelerle açıklama yapılmasının istenildiği,

Yemek dağıtımında kullanılacak araçların yakıt giderinin tevsiki için Kanun’a uygun belgelerle açıklama yapılmasının ve aracın yakıt sarfiyatı, amortisman giderleri, araçların trafik sigortası ve muayene giderlerinin Kanun’a uygun belgelerle açıklanmasının istenildiği,

Araçların günlük kaç km yol yapacağına ilişkin gerçeğe uygun belgelerle açıklama yapılmasının ve araçlar kiralık ise 5 adet araç ile ilgili noter tasdikli kira sözleşmesi sunulmasının, ayrıca kiralık ve kiralık olmayan araçlar için belgeye dayalı olarak açıklama yapılmasının istenildiği,

Öğrencilerin zehirlenmelerine karşı mali sorumluluk sigortası ile ilgili açıklamaların Kanun’a uygun yapılmasının, mutfağın ilaçlanması ile ilgili giderlerin belgeye dayandırılmasının istenildiği,

Talep eden okullarda kullanılacak köpük (strafor) tabldot giderinin belgelerle açıklanmasının ve yemek pişirilen mutfağın temizlik giderinin Kanun’a uygun belgelerle açıklanmasının istenildiği anlaşılmıştır.

Buna göre idarenin bahsi geçen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında atıf yaptığı Kamu İhale Genel Tebliği maddelerinin ihale ilan tarihi itibariyle yürürlükte olmadığı, anılan Tebliğin 79’uncu maddesinin en son 07.06.2014 tarihli ve 29023 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu İhale Genel Tebliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ ile değiştirildiği ve anılan madde ile ilgili değişikliğin 07.06.2014 tarihinde yürürlüğe girdiği, ayrıca ihale ilan tarihi itibariyle yürürlükte olan Kamu İhale Genel Tebliği’ne göre yukarıda belirtilen giderlerin açıklanmalarına gerek bulunmadığı dikkate alındığında idarece isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısının söz konusu değişiklikten önce yürürlükte olan Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesi esas alınarak hazırlandığı ve bu doğrultuda açıklama yapılmasının istenildiği anlaşılmıştır.

İdarece Kamu İhale Genel Tebliği’nin yürürlükte olmayan maddeleri esas alınarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının isteklilerin sağlıklı bir şeklide açıklama sunmalarını engelleyerek isteklileri tereddüde düşürebileceği açıktır. Nitekim ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan açıklamalarda sanayi tipi tüp, temizlik malzemeleri (bulaşık deterjanı, sıvı el sabunu, bulaşık süngeri vb.) ve su giderinin açıklanmaya çalışıldığı, ayrıca bazı çiğ girdilerin açıklanmasında proforma fatura kullanıldığı görülmüştür. Bu nedenle sınır değerin altında teklif veren isteklilerden ihale ilan tarihi itibariyle yürürlükte bulunan Kamu İhale Genel Tebliği açıklamaları esas alınarak yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, sınır değerin altında teklif veren isteklilerden ihale ilan tarihi itibariyle yürürlükte bulunan Kamu İhale Genel Tebliği esas alınmak suretiyle yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.