İHALE DÖKÜMANIN EKAPDAN E-İMZA/M-İMZA İLE İNDİRLİP İNDİRİLMEDİĞİ İHALENİN HANGİ AŞAMASINDA KONTROL EDİLMELİDİR?
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36. maddesinde
” Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.
Kamu İhale Genel Tebliğinin “Kanunun 36 ncı maddesine göre ihale komisyonunca ilk oturumda yapılacak iş ve işlemler” başlıklı 16.2 maddesinde
“16.2.1. Başvuru ya da teklif zarfının Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde, söz konusu zarfın ön ve arka yüzünün fotokopisi çekildikten sonra başvuru veya teklif zarfı açılmaksızın iade edilecektir. Başvuru veya teklif zarfının fotokopisi ise idare tarafından ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir.
16.2.2. İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ekinde yer alan tip şartnamelerde başvuru veya teklif zarfı içinde sunulacak belgeler arasında aday veya isteklilerin ön yeterlik veya ihale dokümanını satın aldıklarına ilişkin belge bulunmamaktadır. Bu nedenle, idarelerce söz konusu belgenin başvuru veya teklif kapsamında sunulması istenmeyecektir. Ancak, ihale komisyonu tarafından başvuru veya teklif zarflarının 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olup olmadığı incelenecek ve yapılan bu inceleme sonucunda başvuru veya teklif zarfı açılan aday veya isteklilerin doküman satın alıp almadıkları, idare tarafından düzenlenen ve bir nüshası idarede bulunan Ön yeterlik/ihale dokümanının satın alındığına ilişkin formlardan kontrol edilerek doküman satın almadığı halde başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği anlaşılanların başvuru veya teklifleri 4734 sayılı Kanunun 28 inci maddesindeki “… İhale ve ön yeterlik dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak, ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satın almaları zorunludur.” hükmü çerçevesinde anılan Kanunun 37 inci maddesi uyarınca değerlendirme dışı bırakılacaktır.“ düzenlemesi
” EKAP üzerinden doküman indirilmesi” başlıklı 32.2. maddesinde
“32.2.1 İhale ve ön yeterlik dokümanı bedel ödenmeksizin EKAP üzerinden indirilebilecektir. Ancak dokümanın bu şekilde indirilmesi ile istekli olabilecek sıfatı kazanılamaz. İstekli olabilecek sıfatı kazanılarak ihaleye başvuruda bulunulması veya teklif verilebilmesi için, bu dokümanın EKAP’a kayıt aşamasında düzenlenen protokolde münferiden e-imza kullanmaya yetkili kılınan kişi tarafından e-imza kullanılarak indirilmesi veya idareden bedeli karşılığında satın alınması gerekmektedir. Ancak ihale veya ön yeterlik dokümanının tamamının EKAP’a yüklenemediği ihalelerde, istekli olabilecek sıfatını haiz olunabilmesi için bu dokümanın idareden satın alınması zorunludur. 4734 sayılı Kanunun 48 inci maddesine göre yapılan ve ihale dokümanının tamamının EKAP’a yüklenemediği danışmanlık hizmet alımı ihalelerinde ise istekli olabilecek sıfatını haiz olunabilmesi için bu dokümanın idare tarafından teklif vermeye davet edilen adaylara gönderilmesi gerekmektedir.” düzenlemeleri bulunmaktadır.
Ancak; bazı idarelerce yukarıdaki hükümlere aykırı olarak teklif zarları açılmadan ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinden kontrol yapılarak EKAP daki doküman indiren firmaların listeleri ile teklif zarfları karşılaştırmak suretiyle EKAP daki listede ismi olmayan firmaların teklif zarfları açılmadan direkt olarak geri verilmektedir.
2-EKAP’dan e-imza kullanmadan dosya indirerek teklifini hazırlayan firmaların ihale saatine 1-2 dakika kala EKAP üzerinden e-imza/m-imza kullanarak ihale dosyasını indirmeleri durumunda, EKAP daki doküman alan firmaların listesinde firma ismi hemen görünmeyebilir.
3- EKAP’da oluşacak teknik bir hata durumunda yine firma ismi EKAP daki doküman alan firmaların listesinde olmayabilir.
Bu ve benzeri durumlarda teklif zarfının açılmadan firmalara iade edilmesi durumunda, 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesine göre ihale tarihinde teklif zarflarının isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde açılması gerektiğinden, ihale tarihinde açılması gerekirken açılmayan bir teklif zarfının bulunması düzeltici işlemle giderilebilecek bir aykırılık olmayıp ihalenin iptal edilmesi gerekecektir.