Harcama Yönetim Sistemi Taşınır Uygulaması Hk Genel Yazı
T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
Muhasebat Genel Müdürlüğü
SAYI : B.07.0.MGM.0.41/010-07-01/02460 09/03/2012
KONU:
Bilindiği üzere, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 11 inci maddesinin 1 inci fıkrasında yer alan, “Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin bilgisayar ortamında tutulması ve düzenlenmesi esastır.” hükmünce hazırlanan ve Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sisteminin (KBS) alt uygulaması olan Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS), 2010 yılından itibaren genel ve özel bütçeli çeşitli kamu idarelerinde kullanılmaya başlamıştır.
TKYS’ de oluşturulan ve muhasebe birimine gönderilecek olan taşınır işlem fişlerinin (TİF) ödeme belgesi oluşturulduktan sonra, ödeme belgesi ve eki TİF’ in elektronik ortamda muhasebe birimine gönderilmesine ilişkin, KBS’ nin diğer alt uygulaması olan Harcama Yönetim Sisteminde (HYS) Taşınır Uygulaması geliştirilmiştir.
TKYS’ yi kullanan genel ve özel bütçeli idareler, 20 Mart 2012 tarihinden itibaren TİF’ lere ilişkin ödeme belgelerini Taşınır Uygulaması üzerinden oluşturacaklardır. Bu uygulamanın işleyişine ilişkin “Harcama Yönetim Sistemi Taşınır Uygulaması” kılavuzu, http://www.muhasebat.gov.tr/destek/uygulama/kbs/index.php adresine eklenmiştir.
Genel bütçeli idareler için, HYS’ de Harcama Yetkilisi/ Gerçekleştirme Görevlisi yetkilendirme işlemleri halihazırda uygulanan yöntemle devam edecektir.
HYS’ yi ilk defa kullanacak olan özel bütçeli idarelerde, harcama birimi personelinin KBS-Harcama Yönetim Sistemine erişimi için kullanıcı yetkilendirme ve şifre verilmesinde, aşağıda belirtilen esaslara göre işlem yapılacaktır. Buna göre;
1- Muhasebe yetkilileri, öncelikle harcama yetkililerine ve/veya harcama yetkililerinin kendileri adına sistemi kullanmaya yetkili kıldıkları personele (harcama yetkilisi kullanıcısı) erişim yetkisi verecekler; söz konusu harcama yetkilisi kullanıcısı da, HYS’ yi kullanacak en fazla üç personele (gerçekleştirme görevlisi kullanıcısı) yetkilendirme işlemi yapacaktır.
2- Harcama birimleri, harcama yetkilisi kullanıcısının HYS’ye erişim taleplerini, ad, soyad, unvan, T.C. kimlik numarası belirterek resmi yazı ile ilgili muhasebe birimlerine yapacaklardır. Yetki verme sürecinin daha hızlı ve aktif işleyebilmesi için harcama birimleri yazılarını daha sonra göndermek kaydıyla, faks yoluyla muhasebe birimlerinden yetkilendirme talebinde bulunabileceklerdir.
3- Her bir harcama yetkilisi kullanıcısına, kullanıcı adı ve şifresinin bulunduğu bir adet şifre zarfı, sistemde otomatik olarak üretilecek tutanakla verilecektir.
4- Görevinden ayrılan harcama yetkilisi kullanıcısının şifrelerinin iptal edilebilmesi için ilgili harcama birimleri bu konuyu resmi yazı ile muhasebe birimlerine bildirecekler ve gereği muhasebe yetkililerince yerine getirilecektir. Bu bilgilerin bildirilmemesinden doğacak sorumluluk ilgili kuruma ait olacaktır. Görevinden ayrıldığı resmi yazı ile bildirilmesine karşın, kullanıcıların şifre iptalinin yapılmaması durumunda doğacak sorumluluk ise muhasebe yetkililerine ait olacaktır.
5- Harcama yetkilisi kullanıcısının, HYS’ ye erişim yetkisi verdiği kendi personelinden görevinden ayrılanların yetkilerinin iptali, ilgili harcama yetkilisi kullanıcısı tarafından yapılacaktır. Görevinden ayrılan ancak erişim yetkisi iptal edilmeyen personele ait sorumluluk ilgili harcama yetkilisi kullanıcısına ait olacaktır.
6- Şifrelerin herhangi bir nedenle üçüncü şahısların eline geçmesinden doğacak sorumluluk ilgili kişilere ait olacaktır.
7- Yetkilendirme ile ilgili evraklar muhasebe biriminde dosyalanıp, saklanacak ve muhasebe yetkilileri arasındaki devirlerde devir- teslimi yapılacaktır.
Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim.
Mehmet SARITAŞ
Bakan a.
Genel Müdür