Ekap Üzerinden Tebliğ Yapmanın İdarenin Takdir Yetkisinde Olduğu…Kik Kararı

mevzuat-5

Ekap Üzerinden Tebliğ Yapmanın İdarenin Takdir Yetkisinde Olduğu

Toplantı No : 2015/053
Gündem No : 2
Karar Tarihi : 09.09.2015
Karar No : 2015/UH.II-2433
Şikayetçi:

Sınırlı Sorumlu 54 Nolu Servisçiler Karayolu Yolcu Taşıma Kooperatifi

İhaleyi Yapan Daire:

Merzifon İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Başvuru Tarih ve Sayısı:

13.08.2015 / 69191

Başvuruya Konu İhale:

2015/79542 İhale Kayıt Numaralı “Merzifon İlçesi 2015-2016 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul Ortaokul Kapsamındaki Öğrencileri Bulundukları Yerden Planlamayapılan Taşıma Merkezi Okullara 182 İşgünü 61 Araçla Taşıma Hizmet Alım İşi” İhalesi

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:

Başkan V. II. Başkan: Kazım ÖZKAN

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

SS 54 Nolu Servisçiler Karayolu Yolcu Taşıma Kooperatifi,

Camicedit Mah. Eren Sok. No: 51 Merzifon/AMASYA

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Merzifon İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü,

Kaymakamlık Binası 1 05300 Merzifon/AMASYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/79542İhale Kayıt Numaralı “Merzifon İlçesi 2015-2016 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul Ortaokul Kapsamındaki Öğrencileri Bulundukları Yerden Planlama Yapılan Taşıma Merkezi Okullara 182 İşgünü 61 Araçla Taşıma Hizmet Alım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Merzifon İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 24.07.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Merzifon İlçesi 2015-2016 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul Ortaokul Kapsamındaki Öğrencileri Bulundukları Yerden Planlama Yapılan Taşıma Merkezi Okullara 182 İşgünü 61 Araçla Taşıma Hizmet Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Sınırlı Sorumlu 54 Nolu Servisçiler Karayolu Yolcu Taşıma Kooperatifi nin 06.08.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.08.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 13.08.2015 tarih ve 69191 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.08.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/2095 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

1) 31.07.2015 tarihinde taraflarına elektronik posta yoluyla ile gönderilen imzasız ve bila tarihli kesinleşen ihale kararında teklifleri kapsamında sunulan iş deneyim belgesinin verilen teklife göre yetersiz olduğu ve bu sebepten tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği, öncelikli olarak kesinleşen ihale kararı ve eki olan ihale komisyon kararının imzalı ve tarihli olarak taraflarına verilmesi gerektiği,

2) Kesinleşen ihale kararında teklifleri sınır değerin altında olan isteklilere aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığının belirtildiği, ancak söz konusu istekliler tarafından sunulan açıklamaların aşırı düşük tekliflerin açıklanması ile ilgili mevzuat hükümlerine uygun olmadığının aşıkar olduğu, bu sebeple 1, 3, 4, 6, 8, 9, 11, 12, 19, 30, 40 ve 41 sıra numaralı kısımlara ilişkin aşırı düşük teklif açıklamalarını mevzuata uygun olarak sunmayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

3) Kooperatiflerine ait iş deneyim belgesinin yanlış değerlendirilmesi sonucu tekliflerinin değerlendirmeye alınmadığı, bu durumun kamu zararına sebep olduğu ve kooperatiflerine de zarar verdiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

1) Başvuru sahibinin 1’inci iddiasına ilişkin olarak:

İhale konusu işin “Merzifon İlçesi 2015-2016 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul Ortaokul Kapsamındaki Öğrencileri Bulundukları Yerden Planlama Yapılan Taşıma Merkezi Okullara 182 İşgünü 61 Araçla Taşıma Hizmet Alım” işi olduğu, ihalenin kısmi teklife açık olarak 46 kısımda gerçekleştirildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 65’inci maddesinde “Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:

a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:

1) İmza karşılığı elden.

2) İadeli taahhütlü mektupla.

3) Elektronik ortamda.

4) Faksla.

… yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün. … Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır.

b) İdareler veya Kurum tarafından elektronik ortamda veya faks ile yapılan tebligatlar ile çerçeve anlaşmaya dahil olan istekliler tarafından elektronik ortamda sunulan fiyat tekliflerinin aynı gün teyit edilmesi zorunludur. Elektronik ortamda veya faks ile yapılan bildirimlerde bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.

Ancak, idareler veya Kurum ile aday, istekli ve istekli olabilecekler tarafından, elektronik imza kullanılarak yapılan işlemlerde ve şikayet başvurularına ilişkin işlemler dahil Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden yapılacak ihale sürecine ilişkin işlemlerde teyit aranmaz.

c) Elektronik haberleşmede kullanılacak araçlar ile bunların teknik özellikleri, yaygın olarak kullanılan haberleşme ve bilgi teknolojisi ürünleri ile uyumlu ve kolay erişilebilir olmalı ve eşit muamele ilkesini sağlamalıdır.

d) Her türlü bilgi alışverişi ile bilginin muhafazasında; verilerin bütünlüğü ile tekliflerin ve başvuru belgelerinin gizliliğinin sağlanması esastır.

Bu Kanunda hüküm bulunmayan hallerde yapılacak tebliğler hakkında Tebligat Kanunu hükümleri uygulanır.” hükmü,

Anılan Kanun’un “Elektronik Kamu Alımları Platformu” başlıklı Ek 1’inci maddesinde “Bu Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir.

Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usuller Kurum tarafından belirlenir.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere tebligat öncelikli olarak EKAP üzerinden veya imza karşılığı elden yapılır.

(2) EKAP üzerinden tebligat, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinde belirtilen esas ve usuller çerçevesinde gerçekleştirilir.

(3) Tebligatın haklı veya zorunlu nedenlerle birinci fıkrada belirtilen yöntemler kullanılarak yapılamaması halinde Kanunun 65 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan diğer yöntemlere başvurulur.” hükmü,

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nin “Bildirim ve tebligat esasları” başlıklı 5’inci maddesinde “(1) Kurum ve idareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere EKAP üzerinden yapılacak tebligatlarda, teyit aranmaz ve tebligat sürecine ilişkin bildirim zamanı, konusu ve içeriği gibi bilgiler EKAP üzerinde kayıt altına alınır. Bu kapsamda, her türlü bilginin muhafazası ve bildiriminde; veri bütünlüğünün, kolay erişilebilirliğin, uyumluluğun ve eşit muamelenin sağlanması zorunludur.

(2) EKAP üzerinden yapılan tebligatlarda bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın aday, istekli ve istekli olabileceğe ait EKAP’ta yer alan bildirim kutusuna ulaştığı tarih, bildirim tarihi olarak kabul edilir. İdarelerce, EKAP üzerinden tebligat işlemleri iş günü ve mesai saatlerine bağlı kalınmaksızın her zaman gerçekleştirilebilir. Ancak, tebligatın EKAP tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere bildirimi her koşulda iş günlerinde ve 9.00-18.00 saatleri arasında yapılır.” hükmü bulunmaktadır.

Yapılan inceleme neticesinde, kesinleşen ihale kararı ve ihale komisyon kararının 31.07.2015 tarihinde isteklilere EKAP üzerinden bildiriminin yapıldığı tespit edilmiş olup, 07.06.2014 tarihli ve 29023 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak 01.01.2015 tarihinde yürürlüğe giren Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ile idarelerin bu yöntem ile tebligat yapma konusunda takdir yetkisine sahip olduğu, yapılan tebligatta mevzuata aykırı bir durumun bulunmadığı, dolayısı ile söz konusu belgelerin imzalı ve tarihli olarak başvuru sahibine verilmesinin zorunluluğunun bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

2) Başvuru sahibinin 2’nci iddiasına ilişkin olarak:

İhale konusu işin “Merzifon İlçesi 2015-2016 Eğitim Öğretim Yılı Taşımalı İlkokul Ortaokul Kapsamındaki Öğrencileri Bulundukları Yerden Planlama Yapılan Taşıma Merkezi Okullara 182 İşgünü 61 Araçla Taşıma Hizmet Alım İşi” olduğu,

İhalenin kısmî teklife açık olarak 46 kısımda (güzergâh) gerçekleştirildiği, teklif verdikleri her bir kısımda teklifi yaklaşık maliyete göre belirlenen sınır değerin (1,30) altında kalan Vehbi Özduran, Esya Turizm San. Tic. Ltd. Şti. ve Ahmet Ezer’den Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinin (a), (b) ve (c) bentlerine göre işin nasıl yapılacağı ile ilgili açıklamalarını sunmalarının istenildiği, Ahmet Ezer tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasına cevap verilmediğinden teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Başvuru sahibi tarafından itirazen şikayete konu edilen kısımlarında aşırı düşük teklif açıklaması sunan isteklilerin açıklamalarının uygun bulunarak ihalenin 3, 6, 11, 12’nci kısmının Vehbi Özduran, 1, 4, 8, ve 9’uncu kısımlarının ise Esya Turizm San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin iddiasında belirttiği 19, 30, 40 ve 41’inci kısımlarda ise sınır değerin altında kalan istekli bulunmadığından aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.”hükmüne,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” şeklinde açıklamalara yer verilmiştir.

İdare tarafından isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazıları incelendiğinde önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği, isteklilerin kendi belirledikleri bileşenleri esas alarak teklif açıklamasında bulundukları ve açıklamalarını tevsik etmeye yönelik belgeler sundukları görülmüştür.

4734 sayılı Kanun’un 38’inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde idarelere bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde önemli teklif bileşenlerinin belirtildiği aşırı düşük teklif sorgulama yazılarının gönderilmesi gerektiği açıklanmış olup, bu çerçevede idarece teklifi sınır değerin altında kalan isteklilere aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun olarak yeniden yapılması gerektiği değerlendirilmiştir.

3) Başvuru sahibinin 3’üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyim belgesi düzenlenemeyen hallerde iş deneyimini gösteren diğer belgeler ve bu belgelerde aranacak kriterler” başlıklı 47’inci maddesinde “(1) Gerçek kişilere veya iş deneyim belgesi düzenlemeye yetkili olmayan her türlü kurum ve kuruluşa bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen işlerde, iş deneyim belgesi düzenlenemez. Bu durumda, bitirilen işlere ilişkin iş deneyiminin belgelendirilmesinde aşağıdaki esaslar uygulanır:

(a) Yurtdışında gerçekleştirilen işler hariç bu madde kapsamında yer alan işlerde; sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri çerçevesinde düzenlenen; fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri veya serbest meslek makbuzu nüshaları ya da bu nüshaların noter, yeminli mali müşavir, serbest muhasebeci mali müşavir veya vergi dairesi onaylı suretleri, personel çalıştırılan işlerde ise bu belgelere ek olarak o işe ait sözleşme kapsamında personel çalıştırıldığını gösteren Sosyal Güvenlik Kurumu internet sayfası üzerinden düzenlenmiş ve idarece teyidi yapılabilen belgeler, iş deneyimini gösteren belgelerdir. Aday veya istekli, iş deneyimini gösteren bu belgeleri başvuru veya teklifi kapsamında sunar. Bu maddede belirtilen işler için iş deneyim belgesi düzenlenmiş olsa bile, ihale komisyonunca dikkate alınamaz.” hükmü,

Anılan Yönetmelik’in “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28’inci maddesinde “… (6) Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde; ilanda ve dokümanda işin başvuruda bulunulabilecek veya teklif verilebilecek her bir kısmı ve bu kısımlar için tespit edilen yeterlik kriterleri ayrı ayrı gösterilir. Aday veya isteklinin yeterlik değerlendirmesi, başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği her bir kısım için ayrı ayrı yapılır.” hükmü,

İdari Şartname’nin İş deneyim belgelerini konu edinen 7.5.1’inci maddesinde “İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Yapılan incelemede, başvuru sahibi isteklinin iş deneyim belgesi olarak özel sektöre gerçekleştirilen personel taşınması işine ait bedel içeren 15.01.2015 tarihli bir sözleşme ve faturaları sunduğu, faturaların ise sırasıyla 28.02.2015, 24.03.2015 ve 30.04.2015 tarihlerine ait olduğu, sözleşme bedelinin ve faturalar toplamının KDV dahil 27.000 (yirmi yedi bin Lira) TL, KDV hariç 25.961,55 ( yirmi beş bin dokuz yüz altmış bir Lira elli beş Kuruş) TL olduğu, 25.06.2015 tarihli ihale ilanına göre söz konusu iş deneyim belgesinin güncellenmiş tutarının 27.961,55 (yirmi yedi bin üç yüz on altı Lira altmış beş Kuruş) TL olduğu tespit edilmiştir.

İdarece söz konusu iş deneyim belgesinin, teklif edilen toplam tutar üzerinden belirlenen oranı sağlamadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bıraktığı anlaşılmaktadır. Ayrıca idare tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan sözleşmeyle ile ilgili SGK iş yeri sicil numarasının istendiği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri çerçevesinde, kısmi tekliflere açık ihalelerde iş deneyim belgesi tutarının teklif verilen tüm kısımların toplamı üzerinden değerlendirilmemesi gerektiği, her bir kısım için verilen teklif tutarı üzerinden idari şartnamede belirlenen oranının/tutarının sağlaması gerekmektedir.

Ayrıca, başvuru sahibi isteklinin iş deneyimi tevsik amacıyla özel sektöre gerçekleştirilen personel taşıması işi için sözleşme ve faturaları sunduğu, iş deneyimine konu sözleşme kapsamında yerine getirilecek olan işte tam zamanlı olarak münhasıran şoför istihdam edilmesinin ve dolayısıyla söz konusu iş için yüklenicinin ayrı bir işyeri bildiriminde bulunmasının gerekmediği anlaşılmış olup, bu durumda ilgili mevzuatına göre sözleşme konusu işte çalıştırılan personeli gösteren bir SGK belgesinin sunulmasına gerek bulunmamaktadır.

Sonuç olarak başvuru sahibi isteklinin teklif verdiği kısımlar için iş deneyim belge tutarının yeterli olduğu, ayrıca Sosyal Güvenlik Kurumu’ndan alınan personel çalıştırıldığını gösteren belgeleri sunmasına gerek bulunmadığı, bu sebeple tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin yerinde olmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibi isteklinin iş deneyim belgesinin geçerli kabul edilerek teklifinin ilgili kısımlarda değerlendirmeye alınması, ayrıca teklifi sınır değerin altında kalan isteklilere yeniden mevzuata uygun olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

İhalenin 1, 3, 4, 6, 8, 9, 11, 12, 14, 15, 18, 19, 22, 26, 30, 31, 32, 33, 34, 40, 41, 42, 45 ve 46’ıncı kısımlarına ilişkin olarak 4734 sayılı Kanunun 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

(*) EKAP üzerinden bildiriminin yapıldığı tespit edilmiş olup, 07.06.2014 tarihli ve 29023 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak 01.01.2015 tarihinde yürürlüğe giren Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ile idarelerin bu yöntem ile tebligat yapma konusunda takdir yetkisine sahip olduğu