Dernek Tarafından Tutulması Zorunlu Olan Defterler

DERNEK TARAFINDAN TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER

Dernekler gerek Dernekler Kanunu ve gerekse ilgili diğer mevzuatlar gereğince aşağıdaki defterleri tutmak zorundadırlar;

I – Üye Kayıt Defteri

Derneğe üye olarak giren kimselerin kimlikleri, fotoğrafları, derneğe giriş tarihleri, aylık veya yıllık aidatları bu deftere yazılır. Üyenin üyelikten ayrılması durumunda da ayrılış tarihi deftere kaydedilmelidir.

           II – Karar Defteri

Yönetim Kurullarının kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır. Dernekler yapmak istedikleri faaliyetler için karar almalıdırlar. Kararların altı Başkan ve üyelerce imzalanır.

         III – Gelen ve Giden Evrak Defteri

Dernek tarafından gerek resmi kurum ve kuruluşlara, gerekse özel kuruluşlara gönderilen   veya derneğe gelen evrakların kaydedildiği defterdir. Evraklar tarih ve numara sırası ilebu deftere kaydedilmelidir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın suretleri ayrı ayrı dosyada muhafaza edilmelidir.

         IV – Gelir ve Gider Defteri

Dernek namına alınan bütün paraların alındıkları ve harcanan paraların da verildikleri yerler, açık ve düzenli olarak bu defterde gösterilir.

         V – Bütçe, Kesin Hesap ve Bilanço Defteri

Derneğin çıkarılmış olan ve genel kurulca onaylanan Kesin Hesap ve Bilançosunun işlendiği defterdir. Ayrıca bu defterin bir sayfasına Genel Kurulca kabul edilen bir sonraki yılın Tahmini Bütçesi de işlenir.

        VI – Demirbaş Eşya Defteri

Derneğe ait demirbaş eşyalar bu deftere işlenir. Satın alınan veya bağış yoluyla edinilen demirbaşlar, satın alınanların bedelleri belirtilmek suretiyle bu deftere edinilme tarihi itibariyle ayrı ayrı işlenirler.

       VII – Alındı Belgesi Kayıt Defteri

Aşağıda nasıl sağlanacağı belirtilecek alındı belgeleri dernek gelirlerinin toplanması amacıyla kullanılan belge olup, boş olarak ve cilt halinde bu deftere kaydedilir.

Belirtilen bu defterler notere tasdik ettirilmelidir.

“Dernek gelirleri, alındı belgesi ile top­lanır ve giderler harcama belgesiyle yapılır. Bu belgelerin saklama süresi, özel kanunlarda gösterilenden daha uzun süreye ilişkin hükümler saklı kalmak üzere, 5 yıldır. Dernek gelirlerinin alınmasında kullanılacak alındı belgesi Maliye Bakanlığı’nca bastırılır. Bu alındı belgelerinin biçimi, bastırılması, derneklere verilmesi, kullanılanların denetlenme­si ve alınacak ücret, İçişleri ve Maliye Bakanlıklarınca düzenlenecek yönetmelikle belirlenir.

Alındı belgesinde, ödeme ve bağışta bulunanın açık kimliği ve imzası bulunur.

Maliye Bakanlığı yazılı istemden itibaren otuz gün içinde alındı belgesini sağlayamazsa, ilgili dernek, özel olarak bastıracağı alındı belgelerini mahallin en büyük mül­ki amirliğine onaylatarak bağış ve aidat kabul edebilir.

Mahallin en büyük mülki amirliği, bu alındı belgelerini, liste halinde, bir tutanağa bağlayarak onaylar.

Maliye Bakanlığınca resmi alındı belgesi sağlandıktan sonra özel alındı belgeleri kullanılamaz. Bağış ve aidat toplayacak kişi veya kişileri, dernek yönetim kurulu bir kararla belirtir ve bu karar o yerin en büyük mülki amirliğine tescil ettirilir.

Dernek adına gazete, dergi ve öteki basılı eserler ve­rerek, bunlar karşılığında para veya başkaca yardım toplamak yasaktır.” (Dernekler Kanunu m.63)