Belli İstekliler Arasında İhale Usulünde Ön Yeterlik Başvurusu

BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE USULÜNDE

ÖN YETERLİK BAŞVURUSU VE DEĞERLENDİRİLMESİ

I-BELLİ İSTEKLİLER ARASINDA İHALE USULÜ

Belli istekliler arasında ihale usulü, yapılacak ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda idare tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür.

Belli istekliler arasında ihale usulü 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 20’ inci maddesinde açıklanmıştır.

Yapım işleri, hizmet ve mal alım ihalelerinden işin özelliğinin uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı işlerin ihalesi ile yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısını aşan yapım işi ihaleleri bu usule göre yaptırılabilir.

Kamu İhale Kanununun 10’ uncu maddesine uygun olarak belirlenen ve ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilânında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır.

Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez. Ön yeterlik ilanında ve dokümanında belirtilmek kaydıyla; yeterlikleri tespit edilenler arasından dokümanda belirtilen kriterlere göre sıralanarak listeye alınan belli sayıda istekli veya yeterli bulunan isteklilerin tamamı teklif vermeye davet edilebilir.

Teklif vermeye davet edilmeyenlere davet edilmeme gerekçeleri yazılı olarak bildirilir.

İşin niteliğine göre rekabeti engellemeyecek şekilde KİK 40 ıncı maddeye uygun olarak belirlenen ve ihale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine göre tekliflerin değerlendirmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır. İhaleye davet edilebilecek aday sayısının beşten az olması veya teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilir.

Teklif veren istekli sayısının üçten az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle, ön yeterliği  tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek  ihale sonuçlandırılabilir.

            II-BAŞVURUYU OLUŞTURAN BELGELER

Adaylar, ön yeterlik şartnamesi ve teknik şartnamelerde istenilen, ön yeterliğe katılımda aranacak zorunlu belgeler ile mali ve ekonomik yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeleri ön yeterlik başvurularına eklerler. Ön yeterlik başvurusunu oluşturan, diğer bir deyişle ihaleye katılabilmek için ön yeterlik başvurusu kapsamında sunulması gereken belgeler ve yeterlik kriterleri şunlardır:

A) ÖN YETERLİK ŞARTNAMELERİNDE İSTENEN BELGELER

1) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

a) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sanatkârlar odasından, ilk ilan veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya son başvuru tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2) Ön yeterlik başvurusu yapmaya yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

3) Ön yeterlik şartnamesi ekinde yer alan standart forma uygun başvuru mektubu,

4) Ön yeterlik şartnamesinde belirtilen, şekli ve içeriği Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

5) Vekaleten ön yeterliliğe katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

6) İsteklinin iş ortaklığı olması hâlinde, şekli ve içeriği idari şartnamede belirlenen iş ortaklığı girişim beyannamesi ile idari şartnamede konsorsiyumların da teklif verebilecekleri öngörülmüş ise, isteklinin konsorsiyum olması hâlinde şekli ve içeriği bu şartnamede belirlenen konsorsiyum beyannamesi,

7) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

8) İhale konusu malın satış faaliyetinin veya işin yerine getirilebilmesi için ilgili mevzuat gereğince özel bir izin, ruhsat veya faaliyet belgesi veya belgeleri alınması zorunlu ise bu belgeler,

9) Yapım işlerinde tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere, en az beş yıldır en az % 51 hissesine sahip mimar veya mühendis ortağının mezuniyet belgesinin sunulması durumunda; yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir veya noter tarafından, ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son beş yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren belge,

İdarelerce, özel güvenlik hizmet alımı ihalelerinde idari şartnamenin “İhaleye Katılabilmek İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” başlıklı maddesinin ” İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin” istenilmesine ilişkin alt maddesinde, Özel Güvenlik Şirketi Faaliyet İzin Belgesine yer verilmesi gerekmektedir.

10) Ön yeterlik şartnamesi ve teknik şartnamelerde idarelerce istenen diğer belgeler:

İhtiyaç konusu alım veya işin niteliğine göre, idare tarafından ihale konusu işe özgü ayrıca istenen farklı belgeler varsa (Garanti Belgesi, ISO belgesi, vb.), bu belgeler de istekli tarafından ön yeterlik başvurusuna eklenmelidir.

B-ÖN YETERLİK BAŞVURU BELGELERİNİN HAZIRLANMASI

Adaylar, ön yeterlik başvurusu için istenen belgeleri “Başvuru Mektubu” örneğine (standart form KİK015.1/M, KİK0151/H, KİK015.1/Y) uygun olarak hazırlayacakları ön yeterlik başvuru mektubu ekinde idareye teslim ederler.

Adaylarca, idare tarafından ön yeterlik dokümanında istenen belgelerden özellikle kamu kuruluşları ve diğer kuruluşlardan temini uzun zaman alabilecek olanların hazırlanmasına öncelik verilmelidir.

Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması hâlinde, alternatif tekliflerin de aynı şekilde isteklilerce hazırlanması ve sunulması gerekmektedir

Adayların, başvurularında genel uygunluğun belirlenmesi ve ön yeterliğin değerlendirilmesi için istenen belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylı örnekleri vermeleri gerekmektedir. . Sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir.

Noter onaylı belgelerin “Aslına uygundur.” şerhi taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “İbraz edilenin aynıdır.” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.

Başvuru kapsamında sunulması istenen bazı belgelerin ilgili mevzuatı çerçevesinde yetkili kurum ve kuruluşların internet sayfaları üzerinden temin edilmesi mümkün bulunmaktadır.

Bu çerçevede; idarelerce başvuru kapsamında sunulması istenilen belgelerden, yetkili kurum ve kuruluşların internet sayfaları kullanılarak temin edilen ve üzerinde bu kurum veya kuruluş tarafından üretildiğini gösteren barkot ve/veya referans numarasını taşıyan belgelerin ilgili Uygulama Yönetmeliğinin öngördüğü gerekli bilgi ve unsurları içermesi ve aynı internet sayfası üzerinden teyidinin mümkün olması halinde idareler tarafından kabul edilmesi gerekmektedir.

Adaylarca sunulan, yetkili kurum ve kuruluşların internet sayfaları kullanılarak temin edilen ve üzerinde bu kurum veya kuruluş tarafından üretildiğini gösteren barkot ve/veya referans numarasını taşıyan belgelerin başvuruların değerlendirilmesi aşamasında ihale komisyonunca barkot/referans numarası girilerek teyidinin yapılması ve buna ilişkin olarak alınan bilgisayar çıktısının ihale işlem dosyasına konulması gerekmektedir.

4734 sayılı Kanunun 10 uncu Maddesinin dördüncü fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde belirtilen durumlarda olunmadığına dair belgelerden ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından yukarıdaki düzenlemeler çerçevesinde sunulanların da kabul edilerek sözleşme imzalanmadan önce idarece aynı yöntemle teyit edilmesi ve buna ilişkin olarak alınan bilgisayar çıktısının da ihale işlem dosyasına konulması gerekmektedir.

Ayrıca adaylar, istenen belgelerin aslı yerine ihaleden önce idare tarafından “Aslı idarece görülmüştür.” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini de başvurularına ekleyebilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

Mal alım ihalelerinde idare tarafından ihale dokümanında yapılan düzenleme çerçevesinde, ürünlerin ilgili teknik mevzuata ve standartlara uygun olarak imal edildiğini ve piyasaya arz edildiğini gösteren belgelerin mevzuatına uygun olarak çoğaltılmış suretleri ya da malın üzerinde veya ambalajında bulunan kalite ve standartlara ilişkin marka, işaret ve etiketleri de bu belgelerin aslına uygun sureti olarak kabul edilebilir. Türkiye Cumhuriyetinin yabancı ülkelerde bulunan temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgeler dışında yabancı ülkelerde düzenlenen belgeler ile yabancı ülkelerin Türkiye’deki temsilcilikleri tarafından düzenlenen belgelerin tasdiki ile teklif kapsamında sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin yapılması ve bu tercümelerin tasdik işlemleri ilgili uygulama yönetmeliği hükümlerine uygun şekilde gerçekleştirilmiş olmalıdır.

İdare resmi niteliği bulunmayan belgelerden tasdik işleminden muaf tutmak istediği belgeleri ön yeterlik/idari şartnamede belirtilmeli, ayrıca bu belgelerin tercümelerinin de tasdik işleminden muaf olduğu belirtilmelidir.

C-ÖN YETERLİK BAŞVURU BELGELERİNİN SUNULMASI

Adaylar, ön yeterlik başvurusunda aranacak zorunlu belgeler ile mali ve ekonomik yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeleri, ön yeterlik şartnamesinde belirlenen düzenlemelere uygun olarak idareye sunarlar.

Ön yeterlik şartnamesinde belirtilen ön yeterlik başvuru belgeleri, adaylar tarafından başvuru mektubu ekinde bir zarfa veya pakete konulur. Zarfın üzerine adayın adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, başvurunun hangi işe ait olduğu ve ihaleyi yapan idarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan kısmı, aday tarafından imzalanarak, mühürlenir ya da kaşelenir.

Diğer bir deyişle, başvuru belgelerinin sunulması aşamasında adaylar, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 30 uncu maddesinde belirtilen hususları göz önünde bulundurarak, ön yeterlik dokümanında belirtilen saate kadar sıra numaralı alındı belgesi ( standart form KİK005.0/M, KİK005.0/H KİK005.0/Y,) karşılığında başvurularını idareye teslim ederler. Bu saatten sonra yapılan ön yeterlik başvuruları, kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir.

Ön yeterlik başvuruları, iadeli taahhütlü olarak posta ile de gönderilebilir. Posta ile gönderilecek ön yeterlik başvurularının, ön yeterlik dokümanında belirtilen son başvuru saatine kadar idareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan ön yeterlik başvurularının alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir ve bu başvurular değerlendirmeye alınmaz.

Zeyilname ile ön yeterlik için başvuru süresinin uzatılması hâlinde, idare ve adayların son başvuru tarihine bağlı tüm hak ve yükümlülükleri süre açısından, yeni son başvuru tarihine kadar uzatılmış sayılır.

III-SONUÇ (ÖN YETERLİK DEĞERLENDİRMESİ)

Adaylar, ön yeterlik şartnamesinde belirtilen son başvuru saatine kadar ön yeterlik başvurularını idareye verirler.

İhale komisyonu, öncelikle başvuru zarflarını alınış sırasına göre inceler ve uygun olmayanları ayırır. Başvuru zarfları daha sonra, adaylarla birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. Adayların belgelerinin eksik olup olmadığı ve belgelerin usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya usulüne uygun olmayan adaylar bir tutanakla tespit edilir. Başvuru zarfları açılan adaylar açıklanır ve bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır.

Bu kontrolden sonra ihale komisyonu ön yeterlik değerlendirmesi için oturumu kapatır ve bundan sonra yapılan değerlendirmede adaylar yer almaz. Bu değerlendirme esnasında öncelikle, ilk oturum sırasında tespit edilen eksik belgesi olan ya da belgelerinde bilgi eksikliği olan adaylar değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

Ancak; başvurunun esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuruları değerlendirme dışı bırakılır.

İdarelerce bilgi eksikliklerin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde adaylarca sunulan belgelerin, ön yeterlik tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgelerin, adayın ön yeterlik tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.

İlk değerlendirme sonucunda başvuruları uygun olan adayların başvurularının ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada adayların ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen asgari yeterlik kriterlerine ve ön yeterlik dokümanında belirtilen şartlara sahip olup olmadıkları incelenir. 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesine uygun olarak belirlenen ve ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilânında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez.

Ön yeterlik ilanında ve dokümanında belirtilmek kaydıyla; yeterlikleri tespit edilenler arasından dokümanda belirtilen kriterlere göre sıralanarak listeye alınan belli sayıda istekli veya yeterli bulunan isteklilerin tamamı teklif vermeye davet edilebilir.

Ön yeterlik değerlendirmesi sonucu ihale komisyonu tarafından verilen kararda, yeterli oldukları tespit edilen adaylar ile yeterli bulunmayan adayların yeterli bulunmama gerekçeleri ayrıntılı olarak belirtilir. Şartnamede belli sayıda adayın teklif vermeye davet edileceğinin belirtilmesi halinde, kararda, adayların puanları ile bu puanların hesaplanmasına ilişkin ayrıntılara da yer verilir.

Ön yeterlik değerlendirmesi sonucu yeterli bulunmayan adaylara, yeterli bulunmama gerekçeleri bildirilir

Ön yeterlik değerlendirmesi sonucu yeterli olduğu tespit edilen bütün adaylara, tekliflerini hazırlayabilmeleri için Kanun’un 13. maddesindeki süreler çerçevesinde davet mektubu (standart form KİK013.0/M, KİK013.0/H, KİK013.0/Y)gönderilir.

Davet mektubunda, adayın ön yeterlik değerlendirmesi sonucu yeterli bulunduğu ve ihale dokümanını nereden, hangi bedelle satın alınacağı ile ihale günü ve saati belirtilir.

Ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda, ihaleye davet edilebilecek aday sayısının beşten (5) az olması hâlinde, durum bütün adaylara bildirilmek üzere ihale iptal edilir.

kaynak: Ömer Köse

Maliye Bakanlığı

Muhasebat Başkontrolörü