Muhasebe Hesabının Harcama Birimi Hesabından Düşük (Az) Olması Durumu
Taşnır mal işlemleri örnek soru……
SORU: Merhaba, aynı kurumun Harcama birimleri arasında demirbaş malzeme devir yapıyoruz. Devir alan harcama birimi üst yazı ile birlikte HYS den işlem yaparak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına malzemeleri devir aldığını bildiriyor.
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı örnek olarak 255.2.5 devir yapıldığını devir tutarının 2850 TL. olduğunu ancak devir yapan harcama biriminin 1500 TL. olduğu için devir işlemeni yapamadığını bildirmiştir.
Bahse konu malzeme satın alma yolu ile temin edilen malzemelerdendir. Malzeme satın alındıktan sonra faturası ödendi ve ilgili harcama birimine devri yapıldı. Nasıl limit altı olabilir. Bu durumda devir yapan birim veya devir alan birim ne yapmalı. Bu KBS de bir hata meydana getirir mi? Bu tür sorunlar nerelerden kaynaklanmaktadır?
CEVAP: Sorudan; satın alma işlemi ile edinilen bazı taşınırların harcama birimleri arası devir işlemi ile devredilmek istendiği, ancak devredilmek istenen tutarın hizmet alınan muhasebe biriminin tuttuğu hesapta bulunan tutardan fazla olduğu ve bu nedenle de muhasebe işleminin yapılamadığı anlaşılmaktadır. Cevap bu duruma göre verilecektir.
Satın alma yolu ile edinilen taşınırların kayıt işlemlerinin nasıl yapılacağı Taşınır Mal Yönetmeliğinin 15’inci maddesinde açıklanmıştır. Ancak buradaki sorun satın alma işleminde yapılan bir hatadan kaynaklanmadığı için satın alma süreci üzerinde durulmayacaktır.
Üzerinde durmamız gereken konu, satın alma işlemi için düzenlenen TİF’in Harcama Yönetim Sistemine (HYS) gönderilmesinden sonra, HYS üzerinden düzenlenmesi gereken ödeme belgesinin hangi menüden ve nasıl düzenlendiğidir.
HYS’de iki ayrı bölümden Ödeme Belgesi düzenlenebilmektedir. 1- “Ödeme Belgesi” menüsünden 2- Taşınır (TKYS) menüsünden. Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi (TKYS) üzerinden düzenleyip HYSY gönderdiğimiz TİF’lerle ilgili işlemler “Taşınır (TKYS) menüsünden yapılmalıdır. TİF düzenlenen satın almalarda düzenlenecek ödeme belgesi de bu menüden düzenlenmeli ve ilgili muhasebe birimine gönderilmelidir
.
Eğer TİF düzenlenen bir satın alma işleminde ödeme emri belgesi “Taşınır (TKYS) menüsünden değilde “Ödeme Belgesi” menüsünden düzenlenir ise o taktirde TİF işleme girmez. Muhasebe birimine gönderildiğinde de ilgili hesaplara yansımamış olur. Bu durumda harcama birimi satın aldığı taşınırlar için TİF düzenlediği için hesaplarına işlemiş olur ancak ilgili TİF, HYS üzerinden muhasebe birimine gönderilmediği (ödeme belgesinin yanlış menüden düzenlendiği) için muhasebe biriminin hesaplarında görünmez.
Böyle bir satın alma işleminin akabinde harcama birimi kendi kayıtlarında görünen taşınırları devretmek istediğinde, söz konusu taşınırlar hesabi olarak muhasebe hesaplarında görünmediği yani hesapta o katar tutar bulunmadığı için işlem yapamaz. (Bu durum soruyu soran arkadaşımızın “limit altı” diye tabir ettiği durumdur.)
Bu tür durumlarla karşılaşmamak için taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi arkadaşların düzenledikleri TİF leri takip etmeleri ve muhasebe kayıtlarına işlenip işlenmediklerini kontrol etmeleri gerekir. Ayrıca TKYS ve HYS’yi kullanan kişilerin irtibatlı olmaları ve birbirlerini uyarmaları yerinde olacaktır.
Nasıl düzeltileceğine gelince; ilgili muhasebe birimi ile irtibata geçip durum izah edilmeli ve mutabık kalınacak bir yöntemle hesapların düzeltilmesi gerekir. Benzer durumda en çok başvurulan yöntem harcama biriminin muhasebe birimine bir yazı yazarak ilgili hesapların düzeltilmesini istemesi ve muhasebe biriminin de buna göre hesapları düzeltmesidir. Aksi halde ilgili hesapta yeterli tutar olamayacağı için düzeltme işlemi yapılmadan devir işlemi yapılamaz.