“E”
DEFTER, FATURA, BEYANNAME
VE MALİ MÜHÜR

Teknoloji artık herkes tarafından kabul edileceği gibi hayatımızın her noktasına girdi.  Bu süreç Türkiye’de Avrupa’ya göre yeni sayılabilir fakat kullanılan teknoloji üst düzeydedir.
Meslek mensupları ise yaptıkları işler gereği bunu en fazla hisseden kesimlerden birisidir.  Hatta devletin bu konudaki ilerlemelerde özellikle meslek mensuplarına tercih hakkı bırakmadan uygulamaları zorunlu hale getirmektedir ve Gelir İdaresinin buralarda sağlamış olduğu faydalar sebebiyle şu anda tüm projeleri “e” ile başlamaktadır. Aslında meslek mensupları tarafından uygulamalar ilk başta zor gelmesi hatta önemli itirazlar olmasına rağmen uygulamalar hayata geçmiştir. Örneğin Ba-Bs yıllık olan beyan şuan aylık alınmaktadır ya da KDV İade bildirimleri çok tepki çekmiş olmasına rağmen uygulamaya girdi yine tüm meslek mensupları tarafından tepki ile karşılanan ama Nisan ayından itibaren uygulanacak olan VUK 413 ekindeki bildirim gibi İşte bu noktada gelecekte meydana gelebilecek değişiklikleri öngörmek için e beyanname,  e fatura, e defter ve mali mühür konularını incelemek gerekmektedir.

NEREDEN GELDİ?
Uygulamaların geçmişi çok eskiye dayanmamaktadır. Yaklaşık 10 yıl önceye gitmek yeterlidir. Uygulama ilk önce e bilet ile başladı. Fakat hazırlık çalışmaları bundan da eski olmasına rağmen  uygulamaya alt yapı yetersizlikleri sebebiyle geçmemiştir.
E-defter ile ilgili 11 Temmuz 2006 tarihinde VUK 361 (http://www.gib.gov.tr/index.php?id=1028)    sayılı tebliğ çıkartıldı. Fakat hayata geçmedi.
Daha sonra 6 şirket , bunlardan 5 tanesi Telekomünikasyon şirketi, 1 tanesi de diğerlerinden çok farklı olan Bursa Gaz. (Bursa Gaz diğer 5 şirketin aksine hizmet değil mal satmaktadır fakat sattığı mal ise bu işe uygun sayaçta teslim şeklinde olduğu için) Gelir İdaresinden özel izinle e faturaya geçmek istediklerini belirtip izin aldılar. Uygulamaya bakıldığında Avrupa’da elektronik faturaya çok daha önce geçilmişti (http://eeiplatform.com/

) ve geçen firmalardan alınan geri bildirimlerde önemli avantajlar sağladıklarını belirtmişlerdir. Örneğin etkinlik, maliyetlerde düşme, müşteri ödemelerindeki tahsilat hızları ve mutabakatlardır. Türkiye’ de e faturaya geçen şirketlerde bunları baz alarak uygulamayı başlatan müşterilerine özel kampanyalar bile sunmaktadırlar.
05.03.2010 yılında ise e fatura ile ilgili VUK 397 (http://www.gib.gov.tr/index.php?id=1028) yayımlandı. 13.12.2011 tarihinde yayımlanan Elektronik Defter Genel Tebliğ 1 (http://www.gib.gov.tr/index.php?id=1028)  ve son olarak 28.02.2012 tarihinde yayımlanan e defter uyumluluk onay klavuzu (http://www.gib.gov.tr/index.php?id=720&tx_ttnews[tt_news]=2012&tx_ttnews[backPid]=718&cHash=f69e27e16e)
Elektronik defter 02.03.2012 itibari ile Toplamda 286 A.Ş. ve LTD. ŞTİ. Tarafından kullanılmaktayken 17.08.2011 tarihi itibari ile 2.715 Kamu Kurum ve Kuruluşu tarafından kullanılmaktadır.
Aslında burada en çarpıcı nokta şuan Türkiye’de düzenlenen toplam faturanın ¼’ü e fatura üzerinden gitmektedir.
Gelir idaresi e beyannamede ise sürecini tamamlamış görünmektedir şuan yaklaşık 38 adet beyanname türü gelir idaresine e beyanname uygulaması üzerinden gitmektedir.

E-FATURA KULLANMANIN MALİYETİ NEDİR? 
E-fatura kullanmak temelde her web uygulaması gibi sadece bir pc ve bir internete ihtiyaç duymaktadır.  Bu yüzden ekstradan bir ücrete gerek duymamaktadır ve ucuz bir yöntemdir. Fakat e fatura diğer e uygulamalardan farklı olarak iş yapış şekli organizasyon yapısının onay mekanizmalarının tekrar planlanması gerekmektedir. Çünkü en basit fatura siparişten başlayan malın teslimi ve ödemeye kadar giden bir süreçtir işte maliyeti şirketlerde öncelikle yazımlarının bu sisteme hazır hale getirilmesi ile başlamaktadır ya da firmalar bu sisteme uygun yazılımları kullanmaya başlamalıdırlar.

E FATURAYI KİMLER KULLANABİLİR?
Şuan uygulamayı A.Ş.’ler ve LTD.ŞTİ.’ler kullanabilir ve yukarıda belirttiğim 6 şirket dışında gerçek kişilere tüketicilere bu uygulama açık değildir. Yani e faturada temel belirleyici faturayı alandır. Bir e fatura uygulamasının başlatılabilmesi için fatura alan ve verenin izin alması gerekmektedir böylelikle e fatura uygulaması başlar.  E-fatura uygulaması 2 temel yöntem sunmaktadır
Birincisi e fatura portalı üzerinden fatura düzenlenebilir. İkincisi ise daha büyük firmaların tercih ettikleri entegrasyon sistemi, teknik olarak az sayıda fatura düzenleyen firmalar portalı çok sayıda fatura düzenleyen firmalar ise entegrasyonu kullanmaktadır bunun nedeni yazılımlarındaki modüllerin entegrayonları  ve  firmalara özel uygulamaları sınırlamamalarıdır mesela irsaliye no ya da özel kodlar gibi bilgiler e fatura üzerinde yer almaktadır.
E-fatura da ikili yapı kullanılabilir yani firma hem kağıt ortamında fatura düzenleyebilir yani hem kağıt ortamında fatura düzenleyebilir hem e fatura hatta bir firmaya önce e fatura sonra kağıt ortamında fatura düzenleyebilir ya da tam tersi ama aynı fatura hem kağıt hem e fatura olarak düzenlenemez.

MALİ MÜHÜR NEDİR?
Mali mühür kısaca e imzanın kurumlardaki karşılığıdır ve yasal düzenlemeler çerçevesinde kullanılmak üzere, tüzel kişi ve kurumlara ait veri bütünlüğünün, kaynağın ve içeriğin garanti altına alınmasını ifade eder. Teknik olarak ise TÜBİTAK-UEKAE tarafından kurulan elektronik sertifika alt yapısıdır.
Uygulamada ise e fatura ya da e defter kullanmak isteyenler öncelikle Gelir İdaresine başvuruda bulunmalı başvurusu olumlu bulunanlara TUBİTAK’a mali mühür için başvurabilir onayı alanlar TUBİTAK’tan mali mühür alabilirler. Mali Mühür USB ya da yazılımlardaki entegrasyon ile kullanılabilir.

E-DEFTERDE SON DURUM NEDİR?
Yasal düzenlemeleri yukarıda belirttiğim e defter bazı sektörlerde 2012 yılının sonuna kadar kullanılmaya başlanacak e defter e faturadan yasal olarak biraz farklıdır. En temel farklılığı ise e faturayı Gelir İdaresi kullanılmasını AB müktesebatı sebebiyle zorunlu kılamaz fakat e defterde zorunluluk getirebilirki zaten tebliğde belirttiği üzere 2012 yılının sonuna kadar Tütün işletmelerinin bu sektördeki kayıt dışılığının önlenmesi amacıyla e defter uygulamasına geçmesi planlanmaktadır işte e defterin bir farklılığı da uygulamaya herhangibi bir anda geçilebilir olmasıdır.
E defteri gerçek kişi ve kurumlar kullanabilir fakat tebliğde e defteri e fatura ve mali mühürü  kullanan firmalar kullanabilir ifadesi ile A.Ş. ve LTD. ŞTİ işaret etmektedir. E defter uygulaması uluslararası xbrl taxonomy si üzerine geliştirilmektedir. Gelir İdaresinin kılavuzunda belirttiği üzere uluslar arası XBRL-GR taxonomy kümesinden dilediğini kullanacaktır. Tebliğde elektronik defterin şuan sadece Yevmiye ve Büyük defter için geçerli olduğu belirtilmektedir.
Kullanımı ise şuan defter tutma muhasebe işleyişinde değişiklik olmadan kayıtlar gerçekleştirilecek belirlenen periyotlarda gelir idaresine Gelir İdaresinin onayladığı yazılımlar ile e defter modüllerinden ve mali mühürden bilgiler alınarak berat oluşturulacak, bu beratlar Gelir İdaresinin e defter modüllerine aktarılacak ve Gelir İdaresi Berat Sertifika çıktısı üretecek firmalarda e defter ile beraber bu beratları da saklayacaklar.

ÖNÜMÜZDEKİ DÖNEMLERDE NELER OLACAK?
Öncelikle e fatura uygulaması firma sayısı az ama işlem hacmi çok olan firmaların sistemi kullanıyor olmaları sebebiyle uygulamanın genişleyeceğini düşünmekteyim özellikle tedarikçileri çok olan firmaların geçmesi ile diğer firmalarda bu uygulamaya dolaylı olarak gireceklerdir. Bu durumu ayrıca Devletin de teşvikler nitelikte olması beklenmektedir. Devlet Yasal olarak zorlayamasa da dolaylı zorunluluklular getirilebilir örneğin Devlet ihalesi alan firmaların e fatura kullanması 4734 sayılı kanun gibi kanunlarda zorunluluk haline getirilebileceği söylenmektedir.
Bir diğer gelişme ise e defter uygulaması için yazılımların onay başvuruları ve Gelir İdaresi tarafından bu yazılımların açıklanmasıdır. Sanırım kısa bir süre içerisinde bunları duymaya başlayacağız. Yine bu kapsamda e defter uygulamasının bazı sektörlerde 2012 yılı sonunda uygulanmaya başladığını göreceğiz.
Ayrıca gelir idaresinden e ödeme duyurusu bu gelişmelerle birlikte yapılmıştı sanırım e fatura ve diğer ödemelerin bu sistem üzerinden takibi sağlanacak ve sistemlerin yürütüleceği bir şirket Gelir İdaresi tarafından kurulacak bunun ile alakalı izinlerde bildiğim kadarı ile alındı.
Sanırım bu gelişmeler ışığında şunları söyleyebiliriz yerel vergi daireleri yerine tüm sistemin tek bir merkezden yürütüldüğü buna e vergi dairesi mi denir ya da başka bir isimle mi adlandırılır bilemem ama tek merkezden idaresi sağlanacak artık KDV beyannamesine ya da Ba Bs gibi mutabakatlara gerek kalmayacak ve denetimlerde önemli etkinlikler sağlanacak ve kayıt dışılığın önemli ölçüde önüne geçilecektir.

Mali Mühür Sertifika Hizmetleri Süreçleri

Başvuru, üretim,iptal, teslim, pin işlemleri ve bilgi güncelleme hakkında detaylı bilgi için lütfen aşağıdaki süreçleri inceleyeniz.

1. Başvuru Süreci

1. Mali Mühür Sertifikası için mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresine gidilir. Açılan sayfada ilgili alanlar doldurularak başvuru gerçekleştirilir. Bu link üzerinden başvurduğunuzda sadece Mali Mühür Sertifikası için başvurmuş olacaksınız. E-Fatura Uygulama ve E-Defter Uygulama başvuruları ayrıca GİB üzerinden yapılmalıdır. Alınan Mali Mühür Sertifikası her iki uygulamada da kullanılabilmektedir.
2. Talep edilen ürün ve hizmete uygun bedel, Kamu SM banka hesap numarasına yatırılır.
3. Ödeme VakıfBank Gebze Şubesi / IBAN TR 19 0001 5001 5800 7302 8234 68 numaralı TÜBİTAK-BİLGEM hesabına yapılır. Ödeme esnasında dekont açıklama alanına Başvuru Kodu yazılır. Yazmamanız durumunda, yaptığınız ödeme dikkate alınmayıp, sertifikanız üretilmeyecektir.
4. Talep edilen ürün ve hizmet bedeli Kamu SM hesabına geçtikten sonra Sertifika Üretim Süreci’ne başlanır.

ÖNEMLİ: HSM Cihazı Tercih etme sebepleri;

HSM cihazı içerisine mali mühür sertifikası yüklenebilen ve birim bazında akıllı karttan çok daha hızlı imzalama kapasitesine sahip araçtır. HSM Hizmeti için öncelikle HSM cihazınızın alınmış ve kurulumunun yapılmış olması gerekmektedir. Cihazınız hazır ise, cihaza mali mühür sertifikası yükleme işlemleri ve ücret bilgileri için http://mm.kamusm.gov.tr/fiyatlandirma.jsp sayfasından bilgi edinebilirsiniz.

Kurumların HSM Cihazı Tercih Etme Sebepleri;

• İmzalama işleminin birden fazla kişi tarafından ve farklı bilgisayarlardan yapılması,
• Dağıtık şube yapısı olması ve bu şubelerden de e-fatura kesilmesi,
• Dakikada 120 ve üzeri e-fatura kesilmesi.

2. Üretim Süreci

2.1 – Akıllı Karta Sertifika Üretimi

Başvuru sürecinden gelen talepler kayıt edilir. Sertifikalar üretilir ve akıllı kartlara yazılır.

2.2 – Donanım Güvenlik Modülüne (HSM) Sertifika Üretimi

1. Donanım güvenlik modülüne sertifika talebinde bulunacak kurumlar;
   • Donanımın temel ayarlarının yapılması
   • Erişim mekanizmasının ayarlanması
   • Anahtar üretiminin yapılması
   • Sertifika talebinin oluşturulması
   • Sertifikanın alınması ve donanıma yüklenmesi
   • Fonksiyonel testin yapılması

   İşlemlerinin Kamu SM personeli gözetimi ve kontrolü altında yapılması hizmetini talep ederler. Bu işlemler kurum tarafından yapılacaktır. Kamu SM Personeli sadece gözetim ve kontrol işlemini yapacaktır.

2. Bir Kamu SM personeli, kurum ile belirlenen gün ve saatte donanım güvenlik modülünün bulunduğu adrese gönderilir.
3. Çalışma tamamlandıktan sonra hizmet gerçekleştirme tutanağı imzalanır. Tutanak iki nüsha olarak hazırlanarak biri kurumda, diğeri Kamu SM personelinde kalacak şekilde saklanır.

3. İptal Süreci

İptal süreci, MÜS ve GÜS’ün aşağıda tanımlanan nedenlerden dolayı kullanıma kapatılması işlemidir. İptal edilen sertifika bir daha kullanıma açılamamaktadır.

• Sertifikayı barındıran akıllı kartın kaybedilmesi,
• Sertifikayı barındıran akıllı kartın çalınması,
• GİB’in re’sen iptal talebinde bulunması,
• Kamu SM’nin sertifikaların amacına uygun olarak kullanılmadığını tespit etmesi,

durumunda sertifika iptal edilir.

Kurum, sertifika iptali için www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler- Mali Mühür Elektronik Sertifika İşlemleri menüsünden giriş yaparak, Sertifikamı İptal Et butonunu tıklar.

4. Teslim Süreci

Sertifika, üretimi tamamlandıktan sonra, iletişim adresine gönderilir.

4.1 Sertifika Teslim Süreci

Sertifika teslimi aşağıdaki adımlar izlenerek gerçekleştirilir:

1. Sertifikanın bulunduğu akıllı kart zarflanır.
2. Zarf içerisine kullanım talimatları yerleştirilir.
3. Akıllı Kart Okuyucu ve fatura ile birlikte paketlenir.
4. Paket imza yetkilisine kurye aracılığı ile iletilir.
5. İmza yetkilisinin herhangi bir nedenden dolayı (işten ayrılması, adreste bulunamaması, vefat etmesi vb.) teslim alamaması durumunda vekalet verilen başka birine teslim edilebilir. İleti sadece resmi kimlik ibrazı ile teslim edilir.

5. Pin İşlemleri

2013 Ağustos tarihinden itibaren üretilen Elektronik Mali mühür Sertifikalarında firmalar, Sertifika PİN işlemleri için www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler –Mali Mühür Elektronik Sertifika İşlemleri menüsünden giriş yaparak, PİN/PUK bilgisi butonuna tıklar.

2013 Ağustos tarihinden önce üretilen Elektronik Mali mühür Sertifikalarında PİN/PUK bilgisi, ilgili firmaya Parola Zarfı ile gönderilmiştir. Parola zarfının sorumluluğu tamamen ilgili firmaya aittir. Kayıp olması ya da PIN kodunun değiştirilmesi ve hatırlanmaması gibi durumlarda Kamu SM sorumlu tutulamaz.

6. Bilgi Güncelleme Süreci

Mali mühür sertifikası almış olan kurum ve mükelleflerin, telefon ve eposta gibi bilgileri www.kamusm.gov.tr web sayfası üzerinden Online İşlemler- Mali Mühür İşlemleri menüsünden giriş yapılarak, bilgi güncelleme butonu ile güncellenebilir.

Kurumun Vergi Numarası ya da ünvanının değişmesi durumunda başvuru süreci maddeleri tekrarlanır.

7- Ücret İadesi İşlemleri

Kamu SM hatası dışında, üretilen hiçbir Elektronik Mali Mühür Sertifika ücreti iade edilmez.

Mali Mühür Almak İçin Linke Tıklayınız

kaynak:1-http://mm.kamusm.gov.tr/fiyatlandirma.jsp

2-http://www.muhasebeteknik.com/index.php?topic=17.0