İdare Şartname ile Teknik Şartname Arasındaki Farklar

İdare Şartname ile Teknik Şartname Arasındaki Farklar

1.GİRİŞ

Kamu kurumlarınca açılan ihalelere giren isteklilerde, işin gerçekleştirilmesiyle ilgili olarak belli kriterler aranmaktadır.

Aranan bu kritirelere göre, ihaleyi kazanan firma belirlenecek ve mal veya hizmet bu firmadan temin edilecektir.

Kamu ihelelerinde yeterliğe ilişkin kriterlerin doğru olarak belirlenmesi ve  bu kriterlerin doğru dökümanda yer alması, ihalenin mevzuata uygun olarak sonuçlandırılması açısından son derece önemlidir.

Durum böyleyken, kamu kurumları, ihaleye ilişkin kriterleri yanlış dökümana yazmak suretiyle ihalenin değerlendirme aşamasında yanlış sonuçlar alabilmekteler. Bu da ihale sonuçlarına itiraz ve kararın tekrar değerlendirilmesini gerektirecek şekilde sürecin uzaması sonucunu doğurmaktadır.

Bu çalışmada, ihale yeterlik kriterlerinin hangi “dökümanda” ifade edilmesi konusu işlenecek ve konu; Kamu İhale Kurulunca verilen bir karar ile örneklendirilecektir.

2.YASAL VE İDARİ DÜZENLEMELER

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde ihaleye katılacak isteklilerden ihaleye katılımda istenebilecek ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak istenebilecek belge ve bilgiler belirtilmiştir.

Kamu İhale Kanunu’nun “İhale ve ön yeterlik dokümanının içeriği ve idari şartnamede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 27’nci maddesinde;

“İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir.

İdari şartnamede ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur:

…

1. e) İsteklilerde aranılan şartlar, belgeler ve yeterlik kriterleri” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 26’ncı maddesinde;

“(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü

“Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler “başlıklı 28’inci maddesinde “(1) Ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede ihaleye katılımda yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede ve/veya sözleşme tasarısında yer alır. Bu düzenlemelerde alımın niteliği ile bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Yüklenici tarafından bu yükümlülüklere ilişkin olarak muayene ve kabul komisyonuna sunulması gereken belgelerin açıkça düzenlenmesi zorunludur.

(2) Teknik şartnamede düzenlenen yükümlülüğe ilişkin, tip sözleşmede bir madde bulunmaması durumunda; tip sözleşmenin “Diğer Hususlar” başlıklı maddesinde bu yükümlülük düzenlenebilir.” hükmü,

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İdari şartname” başlıklı 12’nci maddesinde;

“(1) İdare, uygulayacağı ihale usulüne ilişkin bu Yönetmelik ekinde yer alan tip idari şartnameyi esas alarak idari şartnamesini hazırlar. Tip idari şartnamede boş bırakılan veya dipnota alınan hususlar; işin özelliğine göre, 4734 sayılı Kanun, 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlenir.

(2) İdare, tip idari şartnamede düzenlenmeyen ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenleyerek “Diğer Hususlar” bölümüne ekleyebilir.” hükmü bulunmaktadır.

İdari Şartname’ nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1’inci maddesinde “İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

1. a) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odası veya ilgili meslek odası belgesi;

1) Gerçek kişi olması halinde, kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sanatkârlar odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgili mevzuatı gereği kayıtlı bulunduğu ticaret ve/veya sanayi odasından, ilk ilan veya ihale tarihinin içinde bulunduğu yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belge,

1. b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

1. c) Bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun teklif mektubu,

ç) Bu Şartnamede belirlenen geçici teminata ilişkin standart forma uygun geçici teminat mektubu veya geçici teminat mektupları dışındaki teminatların Saymanlık ya da Muhasebe Müdürlüklerine yatırıldığını gösteren makbuzlar,

7. d) Bu Şartnamenin 7.4 ve 7.5’inci maddelerinde belirtilen, sekli ve içeriği Mal Alimi İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri,

1. e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

1. f) İsteklinin ortak girişim olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi,

1. g) Alt yüklenici çalıştırılmasına izin verilmesi halinde, alt yüklenici kullanacak olan isteklinin alt yüklenicilere yaptırmayı düşündüğü işlerin listesi,

ğ) Yerli malı teklif edenler lehine fiyat avantajı tanınması durumunda, bu avantajdan yararlanmak isteyenlerce sunulacak yerli malı belgesi,

1. h) Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

…

7.2. İhaleye iş ortaklığı olarak teklif verilmesi halinde;

7.2.1. İş ortaklığının her bir ortağı tarafından 7.1 maddesinin (a) ve (b) bentlerinde yer alan belgelerin ayrı ayrı sunulması zorunludur. İş ortaklığının tüzel kişi ortağı tarafından, iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, bu ortak (h) bendindeki belgeyi de sunmak zorundadır.

…

7.4. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler

…

7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler

…

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir:

7.6.1. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Teknik Şartname’nin 7’nci maddesinde, “Teknik Şartname’nin 9 (altı) sayfa ve 1 (bir) sayfa sual formu” ndan oluştuğu, sual formunun teklifle birlikte istekliler tarafından teklif dosyası kapsamında sunulması gerektiği belirtilmiştir.

Teknik Şartname’nin 4.4.5’inci maddesinde “Tüm sistemin gereksinim duyduğu (veri kaydedici ünite, şaft enkoder, modem) enerjiye ait, “bir takım sistem için enerji bütçesi hesaplama tablosu” doküman olarak ihale evrakı içerisinde teslim edilecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Teknik Şartname’nin eki sual formunda işin teslim süresinin teklif sahipleri tarafından belirtilmesi istenmiş ve altına “Açık İhale Usulü ile İhale edilen Mal Alımları İdari Şartnamesinin 49.2’nci maddesinde belirtilen süreden fazla olmayacak şekilde belirtilecektir.” şeklinde not yazılmıştır.

3.ÖRNEK OLAY (*)

Konunun daha iyi anlaşılması noktasında Kamu İhale Kurulunca verilen bir karar örnek olarak gösterilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, DSİ 24. Bölge Müdürlüğü tarafından  gerçekleştirilen 2015/85473 İhale Kayıt Numaralı “24. Bölge AGİ Makine Teçhizat Alımı” ihalesinin 05.08.2015 tarihinde yapıldığı, kendilerinin söz konusu ihalede en düşük teklifi vermiş olmalarına rağmen idarece iki gerekçe ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinden ilkinin, Teknik Şartname’nin 4.4.5’inci maddesinde talep edilen bilgi içerikli evrakın eksik sunulması olarak ifade edildiği, söz konusu evrakın bilgi içerikli bir evrak olduğu, ihalede katılım ve yeterlik belgelerinin İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde sıralandığı, İdari Şartname’de yer alan düzenlemelere uygun teklif verilmiş olmasına rağmen, tekliflerinin belirtilen gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olmadığı, İdari Şartname’de Teknik Şartname’nin 4.4.5’inci maddesinde belirtilen evrakların yeterlik belgesi olarak istenmediği, Teknik Şartname’de belirtilen bu belgenin teklifle birlikte sunulmaması durumunda teklifin değerlendirme dışı bırakılacağına ilişkin bir düzenlemeye ihale dokümanında yer verilmediği, İdari Şartname’de yeterlik kriteri olarak belirtilmeyen bu evrakın İdari Şartname’nin 31.2’nci maddesine dayanarak bilgi talebi kapsamında istenebileceği, tekliflerinin bu gerekçe ile değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu,

Kendilerinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinden ikincisinin işin teslim süresinin 160 gün olarak belirtilmiş olması olarak belirtildiği, idarece iş teslim süresinin 60 gün olarak belirtildiğinin ifade edildiği, gerek İdari Şartname gerek Teknik Şartname’de iş teslim süresinin 60 gün olarak belirtilmediği, Teknik Şartname’nin eki olan sual formunun doldurularak ihale dokümanıyla beraber verilmesi gerektiğinin ihale dokümanında ifade edildiği, söz konusu sual formunda teslim süresi bilgisinin altında yer alan notta “açık ihale usulü ile ihale edilen Mal Alımları İdari Şartnamesi’nin 49.2’nci maddesinde belirtilen süreden fazla olmayacak şekilde belirtilecektir.” ifadesine yer verildiği,

İdari Şartname’nin 49.2’nci maddesinde ise herhangi bir sürenin belirtilmediği, sadece sözleşme tasarısı ve ilanın ilgili maddesinde işin teslim süresinin 60 gün olarak yazıldığı, İdari Şartname’de belirtilmediği halde firmalarının sual formunda bu süreye uygun iş yeri teslim süresi belirtmemiş olmalarından dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının haksız ve hukuksuz olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Devlet Su İşleri …… Bölge Müdürlüğü tarafından 05.08.2015 tarihinde yapılan “……Bölge AGİ Makine Teçhizat Alımı” işine ilişkin ihaleye 2 isteklinin katıldığı;

P.Elektro-Mekanik İnş. Taah. Gıda Araştırma Geliştirme San. Tic. Paz. Anonim Şirketinin enerji bütçe hesaplama tablosunun olmaması ve işin teslim süresinin 160 gün olarak teklif edilmesi sebepleriyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı;

İhale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda 07.08.2015 tarihli ihale komisyon kararı ile A.Elektronik İnşaat Bil. Sis. Taah. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

…

Yukarıda yer alan mevzuat çerçevesinde ihale işlem dosyası incelendiğinde, Teknik Şartname’nin 4.4.5’inci maddesinde bahsedilen enerji bütçesi hesaplama tablosu belgesinin ihale dokümanı içerisinde tekliflerle birlikte idareye sunulması gereken bir evrak olarak belirtildiği görülmektedir.

Yeterlik belgeleri zarf açma ve kontrol tutanağı incelendiğinde başvuru sahibinin Teknik Şartname’de sözü edilen evrakı sunmadığı ve bu hususun başvuru sahibinin ihaleden elenme gerekçelerinden biri olarak gösterildiği tespit edilmiştir.

İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için teklifleri kapsamında sunmaları gereken belgelerin İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7.1’inci maddesinde düzenlendiği görülmektedir.

İhaleye katılımda yeterlilik değerlendirilmesinde kullanılacak belgeler arasında enerji bütçesi hesaplama tablosunun yer almadığı, dolayısıyla bu belgenin söz konusu ihaleye ilişkin yeterliliğin değerlendirilmesinde kullanılacak belgeler arasında sayılmadığı tespit

edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 27’nci maddesine göre, yeterlik kriterlerinin İdari Şartname’de düzenlenmesi gerektiği,

Teknik Şartname’de ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen yükümlülüklere yönelik düzenlemeler yapılabileceği;

İdare tarafından bahse konu böyle bir belge isteniliyor ise, söz konusu belge ile ilgili düzenlemelerin idari şartnamenin ihaleye katılımda yeterlik belgelerini düzenleyen ilgili maddelerinde yapılmasının kamu ihale mevzuatının bir gereği olduğu belirlenmiştir.

Dolayısıyla, Teknik Şartname’nin 4.4.5’inci maddesinde belirtilen belge yeterlik belgesi mahiyetinde olmadığından teklif ekinde sunulmasına gerek olmadığı, belgenin sunulmadığı gerekçesiyle herhangi bir isteklinin teklifinin de değerlendirme dışı bırakılamayacağı, İdari Şartname’nin ilgili maddesinde yeterlilik kriteri olarak gösterilmeyen ve Teknik Şartname’de ihale dosyası kapsamı içerisinde sunulması gerektiği belirtilen bu belgenin başvuru sahibi tarafından sunulmamasının evrak eksikliği nedeniyle ihaleden elenmesi için geçerli bir gerekçe olarak gösterilemeyeceği sonucuna ulaşılmıştır.

Başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak belirtilen diğer husus ile ilgili olarak ise, Teknik Şartname’nin eki olan sual formunun doldurularak ihale dokümanıyla beraber verilmesi gerektiğinin ihale dokümanında ifade edildiği, söz konusu sual formunda teslim süresi bilgisinin altında yer alan notta “açık ihale usulü ile ihale edilen Mal Alımları İdari Şartnamesi’nin 49.2’nci maddesinde belirtilen süreden fazla olmayacak şekilde belirtilecektir.” ifadesine yer verildiği belirlenmiştir.

İdari Şartname’nin 49.2’nci maddesinde ise herhangi bir sürenin belirtilmediği, bu maddenin boş bırakıldığı görülmüştür. İhale konusu işin teslim süresi ile ilgili bilginin sadece sözleşme tasarısı ve ilanın ilgili maddesinde yer aldığı ve  işin teslim süresinin 60 gün olarak ifade edildiği tespit edilmiştir.

Teknik Şartname sual formunda işin teslim süresini 160 gün olarak belirtmiş olması nedeniyle, verilen sürenin uygun bulunmayarak ihale komisyonu tarafından başvuru sahibinin teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır. Her ne kadar başvuru sahibi tarafından verilen süre ilan ve sözleşme tasarısında yer alan işin teslim süresine aykırı olsa da işin teslim süresi sözleşmenin uygulanması aşamasına ilişkin bir husustur.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nda ihaleye ilişkin yeterlilik kriteri olarak isteklilerden istenebilecek belgeler belirlenmiştir.

İdari Şartname’de yeterlilik kriteri olarak belirtilmeyen, Teknik Şartname’de teklifle birlikte sunulması istenilen sual formunda yer alan “işin teslim süresi” bilgisinin doğru yazılmamış olması hususunun teklif değerlendirilmesi aşamasında yeterlilik kriteri gibi değerlendirilip teklifin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu tespit edilmiştir.

Ayrıca İdari Şartname’de zaten “işin teslim süresi” bilgisine yer verilmediği, işin teslim süresinin idare açısından ihtiyacın uygun şartlarda ve uygun zamanda karşılanması açısından önemli olduğu, isteklilerin sözleşme tasarısında belirtilen süreye uygun şekilde ihaleye konu malı teslim etme zorunluğu olduğu, aksi durumda sözleşmenin imzalanıp, işin süresinde teslim edilmemesi halinde söz konusu istekli hakkında kanunun cevaz verdiği yaptırımların idarece uygulanması gerektiği hususları birlikte değerlendirildiğinde başvuru sahibinin teklifinin bu sebeple değerlendirme dışı bırakılması uygun bulunmamıştır.

KARŞI OY

…

İhale işlem dosyası üzerinde iddiaya yönelik yapılan incelemede, ihale komisyonunca tekliflerin alınmasından sonra teklif sunan iki istekliden biri olan başvuru sahibinin teklifinin “teklif ekinde enerji bütçe hesaplama tablosu olmadığı ve işin teslim süresinin uygun olmadığı” gerekçelerine dayanılarak değerlendirme dışı bırakılması hususunun, teklifin idari şartnamede belirtilen yeterlik kurallarına göre değerlendirildiğinin anlaşıldığı bu durumda, idarece kesinleşen ihale dokümanına uygun olarak teklif değerlendirmesi yapılması gerektiği dikkate alındığında, anılan Teknik Şartnamenin belirtilen madde düzenlemelerinde yeterlik yönünde düzenleme yapan idarenin kendi düzenlemesine uygun olarak hareket ederek istenilen belgeleri teklifi ekinde sunmayan başvuru sahibinin teklifinin, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında değerlendirme dışı bırakılması yönünde gerçekleştirdiği idari işlemlerin yerinde olduğu değerlendirilmiştir.”

4.DEĞERLENDİRME VE SONUÇ

Kamu ihalelerinde yeterliğe ilişkin kriterler temel olarak ilanda belirtilmekle beraber, ihaleye ilişkin detaylar idari ve teknik şartnamede belirtilmektedir.

Bu noktada, Kamu İhale Kurulu Kararında da belirtildiği üzere, Teknik şartnamaede işin gerçekleştirilmesine ilişkin hususlar belirtilmekte, İdari Şartnamede ise, yeterliğe ilişkin aranan belgeler belirtilmektedir.

Bu noktada idari şartnamede belirtilmeyip, teknik şartnamede belirtilen hususlarla ilgili olarak belge eksikliği yaşanması durumunda, bu ihaleden elenmeye neden oluşturmamalıdır.

İhale için belirlenen temel kriterler İdari Şartnamede belirtilemeli ve elenmeler ancak idari şartnamde belirtilen hususlar için olmalıdır.

(*) Örnek olay: 18.09.2015 tarih ve 2015/UM.III-2568 sayılı karar.