Yayınlandı: Pts, Eyl 24th, 2018

Elektronik İmza ve Mali Mühür Nedir?

Malimühür-1

Elektronik İmza ve Mali Mühür Nedir?

Oluşturulan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında, gerçek kişiler için güvenli elektronik imza veya tüzel kişiler için mali mühür kullanılmaktadır.Aylık olarak oluşturulan defterlerin içeriği Mali Mühür Cihazı ile mühürlenir. Mühürleme sonucunda ortaya çıkan hash değeri defter içerisindeki ilgili xml etiketine yerleştirilir.

Berat dosyası oluşturulurken de bu imza değeri alınır ve Berat dosyası içine yerleştirilir.

Sirküler :2010/11

Sayı :YMM.016-S/206
Konu: Elektronik Fatura(e-Fatura) Uygulaması.
Maliye Bakanlılığı , 05.03.2010 tarih ve 27512 Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan 397 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği ile Elektronik Fatura Uygulamasını (e-Fatura ) başlatmıştır. Şimdilik Anonim ve Limitet Şirketler e-Fatura uygulamasında yararlanabileceklerdir..

Elektronik ortamda düzenlenen, müşteriye elektronik ortamda iletilen ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gereken e-fatura hakkında özet verilmek üzere bu sirküler hazırlanmıştır.
1- e- Fatura Nedir ?
e- Fatura Vergi Usul Kanununda tanımlanan fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan ve VUK na göre düzenlenmesi zorunlu olan belgelerde yer alan bilgileri içeren elektronik bir belgedir
2- e- Fatura Uygulaması Nasıl Olur?
Mal veya hizmet satışı dolayısıyla fatura düzenlemek zorunda olan mükellefler, genel hükümler çerçevesinde kağıt fatura düzenleyebilecekleri gibi ilgili 397 sıra numaralı VUK Tebliği’nde yer alan şartlar çerçevesinde e-Fatura da düzenleyebileceklerdir. Aynı mal veya hizmet satışı işleminde hem kağıt faturanın hem de elektronik fatura düzenlenemez Müşterinin talep etmesi durumunda ise genel hükümler çerçevesinde sadece kağıt fatura düzenlenmesi mümkündür.
e- Fatura uygulamasından yararlanan kullanıcılar kısaca;
• Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderebilir,
• Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alabilir,
• Gönderilen veya alınan e-Faturalarını bilgisayarlarına indirerek elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edebilirler.
3- e- Fatura Uygulamasından Hangi Mükellefler Yararlanabilir?
e-Fatura Uygulamasından ilk etapta Anonim ve Limited Şirket statüsüne haiz mükellefler faydalanabilecektir.
Gerçek kişilerin ise E- fatura göndermeleri ve almaları mümkün bulunmamaktadır. Buna göre gerçek kişilere mal ve hizmet satan mükelleflerin bu satışlarını e- Fatura ile yapmaları şu an için mümkün bulunmamaktadır.
Yine e- Fatura sistemine kayıtlı şirketlerin birbirlerine e Fatura düzenleyebilecekleri, sistemde kayıtlı olmayanlara e- Fatura düzenlenemeyeceği açıktır.
Maliye Bakanlığı bu uygulamayı kademeli olarak yaygınlaştırmayı amaçladığını ayrıca açıklamıştır.

4- e- Fatura Uygulamasından Nasıl Yararlanılır ?
e-Fatura düzenlemek ve göndermek isteyen mükelleflerin öncelikle e-Fatura Uygulaması üzerinde, kendilerine ait bir Kullanıcı Hesabı oluşturmaları gerekmektedir. (Konu ile ilgili detaylı bilgi için http://www.efatura.gov.tr/web/guest/basvuru adresinden faydalanılabilir)
Uygulamadan yararlanmak isteyen anonim ve Limited şirketlerin yerine getirmeleri gereken işlemler kısaca aşağıdaki gibidir.
4.1. http://www.efatura.gov.tr Internet adresinde yer alan “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)” ile Mali Mühüre ilişkin “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır.
4.2. Daha sonra aşağıda yer alan belgeler ile Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunulacaktır.
i. “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi (Tüzel Kişiler İçin)” nin imzalı aslı,
ii. “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,
iii. Şirket kuruluş sözleşmesinin yer aldığı ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneğinin de eklenmesi gerekmektedir.)
iv. Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği.
4.3. Başkanlık tarafından yapılan değerlendirme sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler Mali Mühürlerinin temini işlemlerini yerine getirecektir.
4.4 Mali Mühürü kendisine ulaştırılanlar, başvuruda bildirdikleri yetkilileri aracılığı ile mali mühür sertifikalarının aktivasyonunu gerçekleştirecektir.

Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından aktive edilen sertifikalar kullanılarak sistem üzerinde tanımlanan kullanıcı hesabı aracılığı ile e-Fatura gönderme ve/veya alma işlemleri gerçekleştirilebilecektir.
5- Mali Mühür ve Mali Mühür Sertifikası Nedir?
Mali Mühür esasen e- Fatura uygulaması bünyesinde yapılacak olan işlemlerde kullanılması zorunlu olan ve amacı bilgilerin kaynağını,içeriğini ve gerekli durumlarda gizliliğini korumak olan bir araç olup, Başbakanlık adına TÜBİTAK –UEKAE (Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu – Ulusal Elektronik ve Kriptoloji Araştırma Enstitüsü ) tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısını ifade etmektedir.
Kullanım alanı ve bahsedilen fonksiyonları nedeni ile Mali Mühürün, kurumun bildirilen yetkili veya yetkililerinin kontrolü altında kullanılması, yetkili kişi veya kişilerin değişmesi halinde de yeni yetkili veya yetkililerin derhal belirlenmesi ve bunlara ait bilgilerin Başkanlıkça belirlenecek yöntemlerle bildirilmesi zorunludur.
Tüzel kişilerin ve diğer kurumların herhangi bir nedenle unvanlarının değişmesi halinde, eski unvanı barındıran sertifikaları geçerliliğini kaybedeceğinden, unvan değişikliğini izleyen 15 gün içerisinde yeni unvanına uygun sertifika başvurusu yapması gerekmektedir.
Sahiplerine kart okuyucuları ile birlikte teslim edilecek Mali Mühür sertifikaların HSM(*) aracılığı ile kullanılması da mümkündür. Ancak bu durumda Mali Mühür Sertifikalarının HSM’lere yüklenmesi işleminin TÜBİTAK-UEKAE veya yetkili kıldığı kişiler/kurumlar aracılığı ile yapılması ve tercih edilen HSM modellerinin TÜBİTAK-UEKAE tarafından yayımlanacak niteliklere sahip olması gerekmektedir.
(*)HSM : (Hardware Security Module-Donanımsal Güvenlik Modülü) İçerisine mali mühür sertifikası yüklenebilen ve birim zamanda akıllı karttan çok daha fazla sayıda işlem yapma kapasitesine sahip araç olarak tanımlanmaktadır.
Mali Mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr Internet sitesinde yer almaktadır.
6-) e- Fatura Uygulaması Nasıl Kullanılır ?
Kullanıcı Hesabı tanımlanan mükelleflerin e-Fatura Uygulamasını kullanmak için 2 seçeneği vardır. Bunlar kısaca “entegrasyon yolu ile kullanım” ve “e-Fatura Portalı aracılığı” ile kullanım olarak adlandırılır.
6.1 Entegrasyon Yolu İle Kullanım
Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcıların, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Fatura Uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanmaları mümkündür.
Yukarıda ifade edilen çerçevede bilgi işlem sistemi entegrasyonu yapılabilmesi için uyulması gereken kurallar ve standartlar ile yapılması gereken işlemleri içeren kılavuzlar http://www.efatura.gov.tr Internet sitesinde yer almaktadır.

Uygulamaya entegre olmak isteyenler, bilgi işlem sistemlerinde gerekli ön hazırlıkları tamamladıktan sonra, sistemlerini ve fatura ile ilgili süreçlerini açıklayan dokümanlarla birlikte Başkanlığa yazılı olarak başvuruda bulunacaktır.
Başvurusu uygun bulunanlara entegrasyon işlemlerine başlayabilecekleri bir yazı ile bildirilecektir. Entegrasyon çalışmaları, başlama yazısı tarihinden itibaren en geç bir yıl içerisinde tamamlanmak zorundadır.
Entegrasyon sürecini başarı ile tamamlayan mükellefler, Başkanlığın konuya ilişkin yazısı üzerine, e-Fatura Uygulamasını gerçekleştirdikleri entegrasyon aracılığı ile kullanmaya başlayacaktır. Başkanlık e-Fatura Uygulamasına entegre olmak isteyen mükelleflere yönelik olarak genel entegrasyon usulleri belirleyebileceği gibi bilgi işlem sistemleri, kapasite, iş gerekleri ve ihtiyaçları gibi hususları göz önüne alarak özel entegrasyon usulleri de belirleyebilir.

6.2 Fatura Portalı Aracılığı ile Kullanım
Bilgi işlem sistemlerinin entegre edilmesi sureti ile e-Fatura Uygulamasını kullanma konusunda yeterli alt yapıya sahip olmayan kullanıcıların uygulamadan yararlanabilmelerini sağlamak amacıyla geliştirilen e-Fatura Portalı, e-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonları bünyesinde barındırmaktadır.
e-Fatura Portalı, 397 sıra nolu Tebliğin 4 üncü bölümündeki adımlar sonucunda oluşturulan kullanıcı hesapları aracılığı ile http://www.efatura.gov.tr Internet adresinde hizmet sunacaktır. Kullanıcılar, e-Fatura gönderme ve/veya alma ile ilgili temel işlemleri, portal içerisinde sunulan arayüzleri kullanarak yapabileceklerdir.

7- e-Faturanın Muhafaza ve İbraz Yükümlülüğü
e-Faturanın veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkar edilemezliği Mali Mühürle garanti altına alınmaktadır. Mührün doğruluk ve geçerlilik kontrolünün ancak elektronik ortamda yapılabilmesi nedeniyle e-Faturanın kağıda basılarak saklanması söz konusu değildir.
Bu nedenle mükellefler, düzenledikleri ve aldıkları e-Faturaları, üzerindeki Mali Mühürü de içerecek şekilde kanuni süreler dahilinde kendi bünyelerindeki elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istendiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla ibraz edeceklerdir. Mükelleflere ait e-Faturaların yine mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde saklanması gerekmekte olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında yapılan saklama işlemi Başkanlık açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir.
8- Sorumluluk ve Cezai Müeyyideler
397 sıra nolu VUK Tebliğinde yer alan usul ve esaslara aykırı biçimde e-Fatura düzenleyen mükellefler hakkında, işledikleri fiile göre Vergi Usul Kanununda öngörülen cezalar uygulanır. Ayrıca bu tebliğe aykırı hareket eden mükellefler yapılan uyarıya rağmen bu durumlarını düzeltmezler ise e-Fatura gönderme ve/veya alma yetkileri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılacak değerlendirme üzerine iptal edilebilir. Yetkileri Başkanlıkça iptal edilen mükellefler, iptal edilen yetkileri bakımından bir yıl süre ile e-Fatura Uygulamasından yararlanamazlar.
e-Fatura düzenleme yetkisi bulunan mükelleflerin gerek kendi sistemlerinde gerekse e-Fatura Uygulamasında meydana gelebilecek arıza ve kesinti durumlarında fatura düzenleyebilmek için yeteri kadar basılı kağıt fatura bulundurmaları zorunludur.

Gelir İdaresi Başkanlığı gerek görmesi halinde uygulamadan yararlanan mükelleflerin bilgi işlem sistemini/sistemlerini denetleme yetkisine sahiptir. Bu denetimler sırasında mükellefler, gerekli her türlü imkanı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır.

Yorum Yazın

XHTML: HTML Etiketi Kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>