Ekap Nedir? Ekap Ne İşe Yarar?

ELEKTRİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU (EKAP)
UYGULAMAYA GEÇTİ

I-GİRİŞ

Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) uygulama tebliği, 17.12.2010 tarih ve 27788 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.
Bilindiği üzere, Türkiye’ nin dört bir yanına dağılmış binlerce kamu idaresi tarafından her yıl binlerce ihale yapılmaktadır.
İhale yapılması sürecinde, gerek mevzuatta yaşanan gelişmeler, gerek itiraz süreci, gerekse de yasaklılık vb gibi sorgular Kamu İhale Kurumunun sitesi üzerinden yapılmaktaydı.
Bu çerçevede Kamu İhale Kurumunun sitesi, ihale işlemlerini takip eden şahıs ve kurumların kullandığı ortak bir platform haline gelmiştir.
EKAP uygulaması, bu ortak platformun ihale işlemlerini daha fazla kapsayıcı ve ihale süreci açısından işlevsel hale getirilmesi amacıyla hazırlanmış bir uygulamadır.
Bu çalışmada EKAP uygulaması üzerinde durulacak ve ihaleye katılacak firmaların, EKAP bünyesinde yapılacak ihalelere katılma noktasında, doğru süreçleri uygulamalarına yönelik açıklamalarda bulunulacaktır.

II-KAMU İHALE KANUNUNDA EKAP
Kamu İhale Kanunu Ek 1’ inci maddesinde Elektronik Kamu Alımları Platformuyla ilgili olarak;
“Bu Kanun kapsamında yapılan ihalelerde; bu Kanunun 13 üncü maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, ilan, ihale dokümanının hazırlanması ve verilmesi, katılım ve yeterliğe ilişkin belgelerin sunulması, tekliflerin hazırlanması, sunulması ve değerlendirilmesi, ihalenin karara bağlanması ve onaylanması, kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi ve sözleşmenin imzalanması gibi ihale süreciyle ilgili aşamalar ile her türlü bildirimler kısmen veya tamamen, Kurum tarafından oluşturulan Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden gerçekleştirilebilir.
Elektronik Kamu Alımları Platformunun kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usuller Kurum tarafından belirlenir.
Bu Kanunun 13 üncü maddesi uyarınca yapılacak bütün ilanlar aynı zamanda Elektronik Kamu Alımları Platformunda da yayımlanır.
Bu Kanun kapsamındaki alımlarda aday veya isteklilerin yeterliğinin tespitine ilişkin olarak Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden sistemler kurulabilir. Bu sistemlerin kurulması, kurdurulması, denetlenmesi, yetkilendirilen kuruluşların yetkilerinin iptal edilmesi veya tedbir niteliğinde kararlar alınması hususlarında Kurum yetkilidir.” Hükmü yer almaktadır.

A-İDARELER TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLECEK İŞ VE İŞLEMLER

1- EKAP’A KAYIT İŞLEMLERİ
İdareler EKAP’ı kullanabilmek için Kurumun internet adresinde yer alan ilgili sayfalar yardımı ile İdarelerin EKAP’ı Kullanımına İlişkin Protokolü hazırlayacak ve posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştıracaktır. İdarelerce protokol hazırlanırken idare adına EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri yürütecek en fazla iki platform sorumlusu da belirtilecektir. Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak tüm kullanıcı/kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir. Birden fazla platform sorumlusunun belirlendiği ve bunlardan birisinin değiştiği hallerde, değişen platform sorumlusu kendi yerine yeni bir platform sorumlusu tanımlayabileceği gibi, diğer platform sorumlusu tarafından da bu tanımlama yapılabilecektir. Platform sorumlularının ikisinin aynı anda değişmesi durumunda ise değişikliğe ilişkin belgeler posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılacaktır.
İdareler, Kuruma göndermiş oldukları protokollerin durumuna ilişkin bilgilere EKAP üzerinden erişebilecek, protokoldeki bilgilerin eksik olması durumunda yapılacak iş ve işlemlerin takibinden sorumlu olacaktır.

2-İHALE ÖNCESİ YAPILACAK İŞLEMLER
İdareler yapacakları ihalelere ilişkin iş ve işlemlere başlamadan önce EKAP tarafından sağlanacak sayfalar yardımı ile ihaleye temel teşkil edecek bir ihtiyaç raporu hazırlayacaktır. Hazırlanan ihtiyaç raporu daha sonra ihale dokümanının hazırlanmasında kullanılacaktır.
İhtiyaç Raporu hazırlandıktan sonra EKAP’tan ihale kaydı yapılarak işlemler devam ettirilecektir. Kaydı yapılan ihaleye ilişkin işlemlerin takip edilebilmesi için geçici bir numara verilecektir. İhale onay işlemlerinin gerçekleştirilmesinden sonra EKAP’tan ihale kayıt numarası (İKN) alınarak daha önceden oluşturulmuş ihtiyaç raporu ile İKN ilişkilendirilecektir.
Kanun kapsamındaki bütün ihalelere ilişkin dokümanların EKAP üzerinden hazırlanması zorunludur. İKN’si alınmış ve ihtiyaç raporu hazırlanmış ihale için İdari Şartname/Ön Yeterlik Şartnamesi ve Sözleşme Tasarısı hazırlama işlemleri EKAP’ın sunduğu bir sihirbaz yardımı ile yapılacaktır. Teknik şartname ve gerekli diğer dokümanlar da EKAP’ta dosya uzantıları belirtilen formatlarda EKAP’a yüklenecektir.
İstisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin dokümanlar EKAP üzerinden hazırlanmayacaktır.
Doküman hazırlama işlemleri tamamlanmış ihalelere ilişkin Kamu İhale Bülteninde yayımlanacak ilanlar EKAP tarafından otomatik olarak oluşturulacaktır. İstisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin ilanlar ise EKAP’ta otomatik olarak oluşturulmayacağından, idareler tarafından ilgili bilgilerin EKAP’a girilmesi suretiyle ilanlar hazırlanmış olacaktır. İlanın kaydedilip Kuruma gönderilmesi (elektronik olarak), durum izleme ekranından izlenmesi, ücretli ilanlar için ilan bedelinin yatırılması, Sevk ve İşlem Formunun gönderilmesi gibi adımların takibi ilgili idare tarafından yürütülecektir.
İdareler tarafından aday, istekli ve istekli olabileceklere EKAP sürüm 1.0 kapsamında EKAP üzerinden de bildirim yapılabilecektir. Ancak, EKAP üzerinden yapılacak bildirimin yanında mevzuatta öngörülen diğer tebligat usullerinden birinin de kullanılması zorunludur.
İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak idare platform sorumlusu tarafından EKAP’ta tanımlanır.
İhale dokümanları EKAP üzerinden vatandaşlar tarafından ücretsiz olarak görülebilecek ve indirilebilecektir. EKAP’ta kaydı olan gerçek veya tüzel kişiler, istekli olabilecek sıfatını doküman bedelini yatırmak suretiyle kazanabileceklerdir. İhale dokümanının idareden satın alınması durumunda doküman alan gerçek veya tüzel kişilere ilişkin bilgiler T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik Numaraları üzerinden EKAP’a girilecektir. Ancak bu durumda, dokümanı almaya bizzat gelen kişinin değil ihaleye teklif verecek olan gerçek veya tüzel kişinin T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik numarası girilerek doküman satış işlemi yapılacaktır. İdareler satın alınan veya EKAP üzerinden indirilen doküman sayılarına ilişkin bilgilere ulaşabilecek ve T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik Numaraları üzerinden sorgulama yapabilecektir. Yapılan sorgulamalara ilişkin bilgiler EKAP tarafından kayıt altına alınacaktır.
İdareye teslim edilen teklif zarflarının teslim tarihi ve zarfın üzerinde yer alan bilgiler idare satınalma sorumlusu tarafından Teklif Kabul İşlemleri altında EKAP’a girilecektir.
İdare tarafından zeyilname düzenlenmesi halinde, zeyilnameye ve ihale dokümanının son haline EKAP üzerinden erişilebilecektir. Düzenlenen zeyilnameyle ilgili olarak Kanunun 65 inci maddesindeki tebligat hükümlerine ve Kanunun öngördüğü sürelere uyulması zorunludur.

3- TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ
İhale komisyonu tarafından teklif zarflarının Kanunun 30 uncu maddesine uygunluğu yönünden incelenmesinden sonra tekliflerin değerlendirilmesi aşamasına geçilir. Kanunun tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin hükümlerine göre tesis edilen işlemlere ait ihale komisyonu tutanak ve kararlarından EKAP’a kaydedilmesi gerekenler EKAP’a girilir.
Tıbbi cihaz alımlarına ilişkin teklif bilgileri girilirken isteklilerin teklif zarflarının içinde bulunan ve İhale Bildirim Yazılımı (EKAP için hazırlanan) tarafından hazırlanmış teklif dosyaları da (KIK uzantılı XML dosyası) EKAP’a yüklenir.

4-TEYİT İŞLEMLERİ
İhale komisyonu kararı üzerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi adına Teyit İşlemleri menüsü altında yasaklılık teyidi alınır.
Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale üzerinde kalan istekli için yasaklılık teyidi alma işlemi tekrarlanır.

5-SONUÇ İŞLEMLERİ
Sözleşmenin imzalanması ile birlikte sözleşme imzalanan yüklenici ve sözleşmeye ilişkin bilgiler EKAP’a girilir.
Sözleşmenin yürütülmesi sırasında gerçekleşen sözleşme devirlerine ilişkin bilgiler EKAP’tan alınan teyit bilgileri ile birlikte EKAP’a girilir.
Tıbbi cihaz alımlarında idareler tarafından yüklenen bilgiler otomatik olarak Sosyal Güvenlik Kurumunun sistemine aktarılır.
İhalesi EKAP üzerinden yapılan çerçeve anlaşma kapsamındaki münferit sözleşmelerin hazırlanması ve ilgili diğer işlemler (ihtiyaç raporu oluşturma, İKN alma, vb.) EKAP üzerinden gerçekleştirilecektir.

6-YARDIM İŞLEMLERİ
İdare ve isteklilere yardımcı olması amacıyla EKAP’ın kullanımına ilişkin videolar hazırlanmış olup bu videolar EKAP üzerinden indirilebilecektir.
İdare ve isteklilerin EKAP’ta karşılaşabileceği soru ve sorunlara ilişkin Sıkça Sorulan Sorular sayfası oluşturulmuş ve EKAP üzerinden yayımlanmıştır.
İdare ve isteklilerin EKAP’ta karşılaştığı ve Sıkça Sorulan Sorular arasında bulamadığı soru ve sorunların çözümüne yönelik bir Çağrı Merkezi oluşturulmuştur. Çağrı Merkezine Türkiye’nin her yerinden alan kodu çevirmeden şehir içi tarife ile 444 0 545 (444 0 KİK) numarasından, hafta içi 09:00 – 12:30 ile 13:30 – 18:00 saatleri arasında ulaşılabilmektedir.

7-KULLANICI İŞLEMLERİ
Platform sorumluları ve diğer kullanıcılar, EKAP’ta birden fazla idare ve/veya gerçek veya tüzel kişi bünyesinde kullanıcı yetkisine sahip olabilmektedir. Bu tür kişiler için T.C. Kimlik Numaraları ve şifreleri ile erişebilecekleri tek bir kullanıcı tanımlanmış olup EKAP’a giriş yaptıktan sonra hangi Organizasyona ilişkin işlem yapacağı seçtirilmektedir. Kullanıcı EKAP’tan çıkış yapmadan Organizasyon değişikliği yaparak diğer bir Organizasyona ilişkin iş ve işlemlerini yürütebilecektir.
EKAP’a yeni eklenecek kullanıcıların tanımlanmaları, gerekli yetki ve rollerinin atanması işlemleri platform sorumlusu tarafından yapılacaktır.
Kullanıcıların EKAP’ta belirlemiş oldukları şifreler kimse tarafından görülemez olup sadece kullanıcının kendisi tarafından değiştirilebilecektir. Kullanıcı, belirlemiş olduğu şifre ile yapmış olduğu iş ve işlemlerden sorumlu olduğu gibi, şifresinin gizliliğinden ve güvenliğinden de sorumlu olacaktır. Tanımlanmış olan şifrelere hiçbir şekilde erişim olmadığından, kullanıcıların şifrelerini unutması durumunda Çağrı Merkezi aracılığı ile şifreler sadece sıfırlanabilecektir. Şifre sıfırlama işleminden sonra kullanıcılar şifre belirleme işlemlerini yeniden gerçekleştirecektir.

B-İHALELERE KATILMAK İSTEYEN GERÇEK VEYA TÜZEL KİŞİLER TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLECEK İŞ VE İŞLEMLER

1-EKAP’A KAYIT İŞLEMLERİ
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler EKAP’ı kullanabilmek için Kurumun internet adresinde yer alan ilgili sayfalar yardımı ile İhalelere Katılacak Gerçek ve Tüzel Kişilerin EKAP’ı Kullanımına İlişkin Protokolü imzalayarak, ekinde istenilen belgelerle birlikte posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştıracaktır. İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler tarafından protokol hazırlanırken EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri yürütecek platform sorumluları da belirtilecektir. Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak bütün kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir. Platform sorumlularının ikisinin de aynı anda değişmesi durumunda değişikliğe ilişkin belgeler posta yolu ile ya da elden Kuruma ulaştırılacaktır.
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler Kuruma göndermiş oldukları protokollerin durumuna ilişkin bilgilere EKAP üzerinden erişebilecek, protokol ve ekindeki bilgi ve belgelerin eksik olması durumunda yapılacak iş ve işlemlerin takibinden sorumlu olacaktır.

2-İHALE TAKİP İŞLEMLERİ
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’ta oluşturulan ihalelere ilişkin belirlenen kriterlere göre arama yapabilecek ve arama sonucunda istedikleri ihalenin detaylı bilgilerine erişebilecektir. İhale ilanı yayımlanan ihalelerin ilanlarına da bu sayfadan erişilebilecektir.
İhale dokümanı, bedel ödenmeksizin EKAP üzerinden indirilebilecektir. Bununla birlikte dokümanın bu şekilde indirilmesi, indirene istekli olabilecek sıfatını kazandırmayacaktır.
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, ilgilendikleri ihalelere ilişkin kriterleri EKAP’a girerek belirledikleri kriterlere uygun ihale ilanlarından e-posta aracılığı ile haberdar olabileceklerdir.

3- İHALE İLANLARINA ERİŞİM
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’ta yayımlanan Ön İlan, İhale İlanı, Düzeltme İlanı, İptal İlanı, Sonuç İlanı ile İstisna ve Kapsam Dışı İhale İlanlarına ilişkin belirlenen kriterlere göre arama yapabilecek ve ilana ulaşabileceklerdir. Ayrıca, açılan ilan sayfasından ihale dokümanlarına erişebilecek ve ilana daha sonra hızlı erişebilmek için EKAP’ta oluşturulmuş İhale Ajandalarına ilgili ilanın linkini ekleyebileceklerdir.

4- DUYURU VE MESAJ İŞLEMLERİ
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, EKAP’tan yayımlanan duyurulara EKAP’a giriş yaptıklarında ulaşabileceklerdir. EKAP tarafından ihalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişilere özel mesaj ve bildirimler gönderilebilmekte olup bu mesaj ve duyuruların takibi EKAP’a kayıt olan gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacaktır.

5- İHALE AJANDASI VE İHALE İZLEME İŞLEMLERİ
İhalelere katılmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, ihale ilanlarını incelerken ihale ajandalarına eklemiş oldukları ihalelere İhale Ajandası üzerinden aylık, haftalık veya günlük bazda erişebilecektir.
EKAP’ta kaydı yapılan ihalelere ve EKAP’a sonucu bildirilen ihalelere İhale İzleme İşlemleri altından anlık olarak erişilebilecek ve ihalelere ilişkin detaylı bilgilere ulaşılabilecektir.

6. KULLANICI İŞLEMLERİ
EKAP’a yeni eklenecek kullanıcıların tanımlanmaları, gerekli yetki ve rollerinin atanması işlemleri platform sorumluları tarafından yapılacaktır.
Kullanıcıların EKAP’ta belirlemiş oldukları şifreler kimse tarafından görülemez olup sadece kullanıcının kendisi tarafından değiştirilebilecektir. Kullanıcı, belirlemiş olduğu şifre ile yapmış olduğu iş ve işlemlerden sorumlu olduğu gibi, şifresinin gizliliğinden ve güvenliğinden de sorumlu olacaktır. Tanımlanmış olan şifrelere hiçbir şekilde erişim olmadığından, kullanıcıların şifrelerini unutması durumunda çağrı merkezi aracılığı ile şifreler sadece sıfırlanabilecektir. Şifre sıfırlama işleminden sonra kullanıcılar şifre belirleme işlemlerini yeniden gerçekleştireceklerdir.

C-VATANDAŞLAR TARAFINDAN GERÇEKLEŞTİRİLECEK İŞ VE İŞLEMLER
Vatandaşlar EKAP’a kayıt yaptırmadan da ihale sürecinde aşağıda yer alan iş ve işlemlere ulaşabileceklerdir:

1- İHALE TAKİP İŞLEMLERİ
Vatandaşlar, EKAP üzerinden, ihalelere ilişkin belirledikleri kriterlere göre arama yapabilecekler ve arama sonucunda istedikleri ihaleye ilişkin detaylı bilgilere erişebileceklerdir. İhaleye ait ilan yayımlanmış ise ilgili ihalenin ilanlarına, ihalelere ilişkin şikâyet bedellerine ve ihale dokümanlarına seçilen ihaleye ait detay sayfasından ulaşılabilecektir.

2- ELEKTRONİK KAMU İHALE BÜLTENİ
EKAP’ta yayımlanan Elektronik Kamu İhale Bültenine, ihale türü bazında veya tarih sorgulaması yapılarak erişilebilecektir.

3-SORGULAMA İŞLEMLERİ
Vatandaşlar, EKAP üzerinden;
a) Yasaklılar listesine ulaşabilecek, belirlenen kriterlere göre sorgulamalarını buradan yapabileceklerdir.
b) İtirazen şikâyet başvuruları üzerine Kamu İhale Kurulu tarafından alınan kararlara ulaşabilecek, belirlenen kriterlere göre sorgulamalarını buradan yapabileceklerdir.
c) İtirazen şikâyet başvurularının durumlarına ilişkin bilgilere ulaşabilecek, belirlenen kriterlere göre sorgulamalarını buradan yapabileceklerdir.
d) İtirazen şikâyet başvuruları üzerine Kamu İhale Kurulu tarafından alınan kararların tutanaklarına Kurul toplantı tarihinin ertesi gününden itibaren ulaşabilecek, tarih bazında sorgulama yaparak tutanakları görebileceklerdir.
e) Sözleşme devri sorgulama işlemlerine ulaşabileceklerdir. Sözleşme devri yapmak isteyen veya sözleşme devir alacak gerçek veya tüzel kişilere ilişkin sorgulama işlemlerini bu sayfalar aracılığı ile gerçekleştirilebileceklerdir.

III-SONUÇ
Ekap sayesinde, ihalelerde istenilen şeffaflık ortamı daha fazla sağlanacak, idarelerin ortaya koydukları satın alım ilkeleri daha objektif hale gelecek ve kamu kaynaklarının kullanımında verimlilik ve etkinlik sağlanacaktır.
Teknolojinin her alanda yaşantımıza girmesinin bir örneği olan EKAP’ın uygulaması, gelecek yıllarda çok daha yaygın hale gelecek ve diğer kurumların teknolojik uygulamalarına örnek olacak niteliklere sahip olacaktır.

Ömer Köse

Muhasebat Başkontrolörü