Yayınlandı: Çar, Eki 17th, 2018

Ekap nedir? Ekap’ a Kayıt ve Ekap İşlem Süreçleri Nelerdir?

EKAP NEDİR?

KİK tarafında hazırlanan EKAP (Elektronik Kamu Satınalma Platformu) 01Eylül 2010 tarihinde devreye alınacaktır. Doğrudan alımlar (22/d) dahil olmak üzere tüm satın almalar ve ihaleller EKAP üzerinde yapılacağından bütün harcama birimlerinin https://ekap.kik.gov.tr/ekap/Yetki/IdareKaydi.aspx  Linkinden gerekli protokolü doldurup çıktısını aldıktan sonra bir sureti kuruluşta kalacak ve bir sureti harcama yetkilisi tarafından imzalanıp ve mühürlendikten sonra KİK’na göndermeleri gerekmektedir.

Ekap nedir?

Ekap Kamu İhale Kurumu tarafından hazırlanan bir elektronik ortamdır.  Adından da anlaşılabileceği gibi ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMU, İşleyişi KBS,YBS ve E BİLDİRGE gibi olacak ve KİK le sözleşme yapma zorunluluğu bulunan, kamuda İhale veya doğrudan temin yoluyla yapılan tüm mal ve hizmet alımları bu sisteme kaydedilecek  ihale yoluyla yapılacak mal ve hizmet alımlarına ilişkin tip idari şartname sözleşme ve standart formlar sistem tarafında oluşturulacak, ihale ilanı sistem tarafından otomatik yayınlanacaktır.

Doğrudan temin yoluyla yapılacak alımlarında bu sisteme kaydedilme zorunluluğu bulunmaktadır, bu nedenle 5018 sayılı Kanuna göre ödenek tahsis edilen tüm harcama birimlerinin KİK ile sözleşme yapmak zorunluluğu bulunmaktadır,  01 Eylül 2010 tarihine kadar şifrelerini almaları gerekir.

Tabi sistem beraberinde bazı kolaylıklar ve zorluklarda getirecektir. Bunlardan bazıları ihale süreçlerini daha düzgün takip edebilme, idari şartnamelerin daha anlaşılabilir olması, zorlukları ise diğer sistemlerde olduğu gibi kullanım zorluğu olacaktır.

Bu sistemle atılan bu adım aslında ilk adımdır, devamında tüm ihaleler ve diğer alımların tamamının internet ortamında yapılması hedeflemektedir. Bu nedenle hem mevzuat bilgisi hem de bilgisayar kullanması hakkında bilgiye sahip personelin  yetiştirilmesi gerekmektedir. Teknolojinin hızlı bir şekilde geliştiği bir zamanda kamuda yapılan tüm işlerde,  sadece mevzuat bilgisinin tek başına işe yaramayacağı açıkça belli olmuştur. Bu nedenle iyi bir personel mevzuat bilgisiyle teknoloji bilgisini birleştirme becerisine sahip olmak zorundadır. Harcama birimlerinin mevcut personelini başta Bilgisayar olmak üzere Muhasebe, Satın alma ve Sosyal Güvenlik konularında yetiştirmeleri gerekmektedir. Yapılan çalışmaları göz önünde bulundurduğumuzda kısa zamanda muhasebe birimlerinin yaptığı bir çok işi de harcama birimlerinin yapması gerekecektir.

ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI PLATFORMUNUN DEVREYE ALINMASINA İLİŞKİN DUYURU

 

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun Ek 1 inci maddesi uyarınca  Elektronik Kamu
Alımları Platformu’nun  (EKAP)  kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik
araçların kullanımına ilişkin esas ve usullerin belirlenmesinde Kurumumuz yetkilidir.
EKAP’ın  devreye alınmasından  önce,  Kanun kapsamındaki idarelerin  EKAP’ın
kullanımına ilişkin  protokol yapma zorunluluğu  23  Şubat 2010  tarihinde duyurulmuştur.
EKAP’ın  1.0  sürümü  için geliştirmeler tamamlanmış ve elektronik ihalenin alt yapısı
oluşturulmuştur. Söz konusu 1.0  sürümünde, Kanun kapsamındaki bütün ihaleler için ihale
dokümanlarının hazırlanması; ilgili uygulama yönetmeliklerine, tip idari şartnamelere,
sözleşme tasarılarına ve standart formlara uygun olarak EKAP üzerinden  sağlanacaktır.
Ayrıca, hazırlanan dokümanlardan ihale ilanının otomatik olarak oluşturulması da sağlanmış
olacaktır.

EKAP’ın 1.0 sürümü 01 Eylül 2010 tarihinde devreye alınacaktır.
Bu çerçevede EKAP devreye alındığında:

  • İhale Kayıt Numarası  (İKN)  Kamu Satınalma Platformundan (KSP)  alınan
    ihalelere ilişkin tüm iş ve işlemler  (çerçeve anlaşması KSP üzerinde yapılan
    münferit sözleşmeler  için İKN alma, ihale ilanı oluşturma, teyit, sonuç
    bildirimi, sözleşme devri bildirimi  gibi işlemler)  halihazırda hizmetin
    yürütüldüğü KSP üzerinden yürütülmeye devam edecektir,
  • Doğrudan temin yolu ile yapılan alımlara ilişkin bildirimler EKAP üzerinden
    gerçekleştirilecektir,
  • KSP üzerinden yeni İKN verilmesi işlemi durdurulacaktır,
  • Yeni yapılacak olan ihaleler için İKN almak isteyen idareler, bu işlemi sadece
    EKAP üzerinden yapabileceklerdir.

EKAP’ın kullanımına ilişkin  protokol yapmamış olan idarelerin,  EKAP devreye
alındığında  mağdur olmamaları için,  EKAP üzerinde (https://ekap.kik.gov.tr/ekap/
protokollerini  hazırlayarak (protokol hazırlanmasına ilişkin yönergeye EKAP idare kaydı
sayfasından ulaşılabilir) belirtilen tarihten önce Kuruma posta ile göndermeleri
gerekmektedir.

EKAP İLE İLGİLİ OLARAK SIKLIKLA SORULAN SORULAR:

E-İhale                          :    Elektronik İhale

EKAP                           :    Elektronik Kamu Alımları Platformu

İdare                             :    İhaleyi Yapan Kamu Kuruluşu

İKN                               :    İhale Kayıt Numarası

İstekli                           :    İhaleye Teklif verecek gerçek veya tüzel kişi

KSP                              :    Kamu Satınalma Platformu

Kurum                          :    Kamu İhale Kurumu

1- EKAP’ta 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihaleler için ihale süreci nasıl olacaktır? İdarelerin bir ihaleye çıkmaları ve EKAP’ta sonlandırmaları için izleyecekleri adımlar neler olmalıdır?

EKAP’ta 4734 Kamu İhale Kanunu kapsamında ilk defa bir ihaleye çıkacak olan idarelerin aşağıdaki adımları izlemesi ve ihale sürecini tamamlaması gerekmektedir.

-Yeni İhtiyaç Raporu Oluştur

-İhale Kayıt

-İhale İşlemleri (ihalenin türü ve usulüne göre aşağıdaki adımlarda farklılıklar olabilir)

–İKN Al

–İhaleye İhtiyaç Raporu Bağla

–Kısmi Teklif ve İhaleyle İlgili Diğer İşlemler

–Teknik Şartname ve Diğer Belge İşlemleri

–Ön Yeterlik/İdari Şartname/Çerçeve Anlaşma/Sözleşme Tasarısı İşlemleri

–İhale Onay

-İlan Hazırlama

-Sevk ve İşlem Formu Gönderme (Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde idarenin tercihine bağlı)

-İhale Komisyonu Oluşturma

-Doküman Satış İşlemleri

-Teklif Kabul İşlemleri

-Teklif Değerlendirme (İhale Komisyonu Tarafından)

-Teyit İşlemleri

-Sonuç İşlemleri

2- EKAP’ta 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun kapsamı dışında veya istisna kapsamında kalan ihaleler için elektronik İhale süreci nasıl olacaktır?

Ekap’ta 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamı dışında veya istisna kapsamında bir ihaleye çıkacak olan idarelerin aşağıdaki adımları izlemesi ve ihale sürecini tamamlaması gerekmektedir.

-İhale Kayıt

-İhale İşlemleri

–İKN Al

–İhale Onay

-İlan Hazırlama

-Sevk ve İşlem Formu Gönderme

-Teyit İşlemleri

-Sonuç İşlemleri

3- EKAP’ın kullanımıyla ilgili olarak eğitim verilecek mi?

EKAP S1.0’ın devreye alınması ve sonrasındaki iş yoğunluğu nedeniyle idarelerin eğitim talepleri şu anda karşılanamamaktadır. EKAP’ın kullanımında idarelere yardımcı olmak üzere farklı yaklaşık maliyet aralıklarında değişik ihale tür ve usullerinde yardım videoları hazırlanmıştır. İdare kullanıcılarının EKAP’ta işlem yapmaya başlamadan önce bu videoları kendi bilgisayarlarına kaydetmesi ve izlemesi önemle tavsiye edilir.

4- EKAP devreye alındıktan sonra KSP’den alınmış İKN’lerin veya ilana çıkılmış ihalelerin durumları ne olacak?

15.07.2010 tarihinde yayımlanan Elektronik Kamu Alımları Platformunun Devreye Alınmasına İlişkin duyuruda belirtildiği üzere “İhale Kayıt Numarası (İKN) Kamu Satınalma Platformundan (KSP) alınan ihalelere ilişkin tüm iş ve işlemler (çerçeve anlaşması KSP üzerinde yapılan münferit sözleşmeler için İKN alma, ihale ilanı oluşturma, teyit, sonuç bildirimi, sözleşme devri bildirimi gibi işlemler) hali hazırda hizmetin yürütüldüğü KSP üzerinden yürütülmeye devam edecektir”. EKAP devreye alındıktan sonra KSP’den sadece çerçeve anlaşması KSP üzerinde yapılan münferit sözleşmeler için yeni bir İKN alınmasına izin verilecektir. Diğer ihaleler için yeni bir İKN sadece EKAP’tan alınabilecektir.

5- EKAP’ta hangi kullanıcı rolleri vardır ve bu rollerin yetkileri nelerdir?

EKAP’a kayıtlı her kullanıcıya bir rol atanması gerekmektedir. İdare protokolü hazırlanırken tanımlanan platform sorumluları tarafından yeni kullanıcılar eklenmekte ve bu kullanıcılara roller atanmaktadır. EKAP’ta idare kullanıcılarına atanabilecek roller ve yetkileri şunlardır:

 

 

 

ROL                                                   YETKİ

İdare Standart Kullanıcı                  İlan Durum İzleme

İdare Standart Kullanıcı                  İhale Öncesi İşlemler (İhtiyaç Raporu İşlemleri, İhale Kayıt, İhale İşlemleri, İhale Dokümanı Görüntüleme, İlan İşlemleri, Teklif Kabul İşlemleri, İhale Komisyonu İşlemleri, Doküman Satış İşlemleri, Münferit Sözleşme İşlemleri, Tebligat İşlemleri, Şartname Havuzu), Teyit İşlemleri, Sonuç İşlemleri

İdare Platform Sorumlusu              İdare Satın Alma Sorumlusunun yetkileri ve Platform İşlemleri. İdare Platform Sorumlusunun idarelerde satın almadan sorumlu kişiler (daire başkanı, şube müdürü vb) olması önerilmektedir.

İhale Komisyonu Üyesi                   İhale Dokümanı Görüntüleme ve Teklif Değerlendirme

6- EKAP’ta birden fazla ihale yetkilisi oluşturabilir miyiz?

Evet, oluşturabilirsiniz. İhale yetkilisini hem birey hem de kurul olarak oluşturabilirsiniz. İhale kayıt sırasında da oluşturmuş olduğunuz bireyi veya kurulu ihale yetkilisi olarak atayabilirsiniz. 5018 sayılı Yasa kapsamında bütçede ödenek tahsisi yapılmış birimlerin başındaki yetkililer harcama/ihale yetkilisi sıfatına haizdirler.

7- İhale kayıt sırasında girilen ihalenin yaklaşık maliyeti idarede kimler tarafından görülebilmektedir?

Bir ihalenin yaklaşık maliyeti İdare Satın Alma Sorumlusu ve İdare Platform Sorumlusu rolü sahipleri tarafından görülebilmektedir. Yaklaşık maliyet bilgisi EKAP’a şifrelenerek gelmekte ve şifreli olarak veri tabanında tutulmaktadır.

8- .İhale komisyonu üyeleri EKAP üzerinden ihale dokümanlarına erişebilirler mi?

Bir ihale için atanan ihale komisyonu üyeleri EKAP’ta “İhale Dokümanı Görüntüleme” ekranı üzerinden üye olarak atandığı ihalenin dokümanına erişebilir.

9- Doküman satış işlemi sırasında idarede dokümanın satış işlemini gerçekleştirecek görevlinin dikkat etmesi gereken hususlar nelerdir?

Görevli, doküman satışını gerçekleştirirken dokümanı satın almaya gelen kişinin değil, ihaleye teklif verecek olan gerçek veya tüzel kişinin T.C. kimlik veya vergi kimlik numarasını girmelidir. Doküman satın almak isteyen tüzel kişi ise vergi kimlik numarası, gerçek kişi ise T.C. kimlik numarası girilmelidir. Aksi takdirde tekliflerin EKAP üzerinden kabulü esnasında teklif vermek isteyen firma istekli olabilecekler arasında gözükmeyeceği için teklifi kabul edilmeyecektir.

10- Doğrudan temin sonuç formu gönderme EKAP’ta nasıl olacak?

EKAP’ta doğrudan temin sonuç formlarının gönderilmesi adımları KSP’deki gibidir.

11- İdare Protokol Sorumlusu olarak idare kayıt sırasından tanımlanan iki kişiden daha fazla kullanıcı tanımlanabilir mi, Platform Sorumlusu rolü başka kullanıcılara atanabilir mi?

Evet, ikiden daha fazla Platform Sorumlusu tanımlanabilir.

  • İdareler tarafından ilana çıkıldıktan sonra istekliler için süreçte bir değişiklik var mı?

EKAP S1.0’da istekliler için ana süreçlerdeki en önemli değişiklik isteklilerin ihale dokümanını görmek için idareye gitmelerine gerek olmamasıdır. İstekliler vatandaş ekranından EKAP’a kayıt olmadan EKAP üzerinden ihale dokümanına ve ilanlara erişebilirler.

13-Gerçek veya tüzel kişilerin ihale dokümanını satın alabilmeleri veya teklif verebilmeleri için EKAP’a kayıt olmaları zorunlu mudur?

EKAP S1.0’da istekliler için ana süreçlerdeki en önemli değişiklik isteklilerin ihale dokümanını görmek veya satın almak için idareye gitmelerine gerek olmamasıdır. İstekliler vatandaş ekranından EKAP’a kayıt olmadan EKAP üzerinden ihale dokümanına erişebilecekler. İstekliler EKAP’a kayıtlarını tamamladıktan sonra 5070 sayılı kanun kapsamında almış oldukları e-imza veya m-imzaları ile ihale dokümanını indirdikleri takdirde kamu ihale kanununa göre “istekli olabilecek” sıfatını kazanacaklar.

14- İdareler ile ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin EKAP’a kayıt süreci nasıl olacaktır?

İdareler ile gerçek ve tüzel kişiler EKAP üzerinden kayıtlarını gerçekleştirip protokolün çıktısını alacaklardır. İdareler, protokolü ıslak imzalı ve mühürlü olarak, gerçek/tüzel kişiler ise ıslak imzalı ve kaşeli olarak yetki belgeleriyle birlikte elden veya posta ile Kuruma ulaştıracaklardır. Kurum, kendisine ulaşan belgeleri ve EKAP kayıtlarını kontrol ederek idare ile gerçek ve tüzel kişilerin kayıtlarına onay verecektir. Onay işleminden sonra idareler ile gerçek ve tüzel kişiler kayıt sırasında girdikleri e-posta adresine gönderilen bir mesaj ile bilgilendirileceklerdir. İdarelerin ve gerçek/tüzel kişilerin kayıt sırasında tanımladıkları platform sorumluları onay işleminden sonra şifrelerini alarak EKAP’a giriş yapabilecekler ve yeni kullanıcı oluşturabileceklerdir.

15-Protokol ekinde hangi belgelerin gönderilmesi gerekmektedir?

İdarelerin protokol dışında herhangi bir belge göndermelerine gerek bulunmamaktadır. Protokol dokümanının ıslak imzalı ve mühürlü olması yeterlidir. Gerçek ve tüzel kişilerin ise protokolde belirtildiği gibi aşağıda detayları verilen belgeleri protokol ekinde göndermeleri gerekmektedir. Gerçek ve tüzel kişilerin kayıtlarında gerekli yetki belgeleri:

  1. a) Gerçek kişi olması halinde;

1) Kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından ya da esnaf ve sânatkar odasından veya ilgili meslek odasından Protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noterce onaylı örneği,

2) Noter tasdikli imza beyannamesi,

3) Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi

  1. b) Tüzel kişi olması halinde;

1) İlgili mevzuatı gereği kayıtlı olduğu ticaret ve/veya sanayi odasından Protokol kaydının yapıldığı yılda alınmış, tüzel kişiliğin odaya kayıtlı olduğunu gösterir belgenin aslı veya noterce onaylı örneği,

2) Tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

3) Eğer protokol vekil tarafından imzalanmış ise, vekil adına düzenlenmiş noter onaylı vekâletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi.

16-Protokolde belirtilen imza atmaya yetkili kişiler kimlerdir?

İmza atmaya yetkili kişiler idareler için idare adına sözleşme veya protokol imzalamaya yetkili idare yetkilisi veya yönetim kurulu üyeleridir. Gerçek veya tüzel kişiler için ise şirket adına imza atmaya yetkili olduğu belirtilen kişi/kişiler veya bu yetkili kişi/kişiler veya yetkili kişi/kişiler tarafından vekâletname ile yetkilendirilen kişi/kişilerdir.

Not: Protokolde 3 imza yeri açılmış olup bu alanların hepsine imza atılması zorunlu değildir. İmza atması gereken kişilerin birer imza atması yeterlidir. Üçten az olması halinde diğer imza alanları boş bırakılabilir; üçten fazla olması halinde sayfadaki uygun boş alanlar kullanılabilir.

17-Protokollerin ne zamana kadar imzalanıp gönderilmesi gerekmektedir?

Protokollerin en kısa zamanda ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak Kamu İhale Kurumu’na posta yolu ile veya elden ulaştırılması gerekmektedir. Protokolün elektronik ortamda hazırlanmasını takiben 30 gün içinde protokolün ıslak imzalı ve mühürlü/kaşeli olarak posta ile veya elden Kamu İhale Kurumuna ulaşmaması durumunda kayıtların tekrar yapılması gerekecektir.

18-İmzalı protokollerinin hangi adrese gönderilmesi gerekmektedir?

Protokoller, Kurumun aşağıda belirtilen adresine elden veya posta ile ulaştırılmalıdır:

Kamu İhale Kurumu

Kamu Alımlarını İzleme ve Bilgi Hizmetleri Dairesi

Mevlana Bulvarı (Konya Yolu) No:186

  • at / ANKARA

19-EKAP’ta ilgili kayıt bilgilerini girip çıktısını aldıktan sonra bazı bilgilerin eksik girildiğinin fark edilmesi durumunda protokol bilgileri güncellenebilecek midir?

Protokollerle ilgili değişiklikleri içeren süreç aşağıdaki gibidir:

Protokolün EKAP aracılığı ile hazırlanması ancak henüz Kuruma gönderilmemesi halinde;

Protokol EKAP’ta yeniden hazırlanıp Kuruma gönderilebilecek.

-Protokolün Kuruma gönderilmesi ancak henüz Kurum tarafından onaylanmaması halinde;

Protokolün Kurum tarafından onaylanması beklenecek. Onaylandıktan sonra EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilir.

-Protokolün Kurum tarafından onaylanması halinde;

EKAP’a giriş yapılarak protokolde değişiklik yapılabilir.

20-(*) işaretli alanlar ne anlama gelmektedir/Doldurulması zorunlu alanlar nelerdir?

(*) Tek yıldız işaretli alanlar bir sonraki adıma geçebilmeniz için doldurulması gereken zorunlu alanları göstermektedir.

(**) Çift yıldız işaretli alanlar: BİT’lerde ortaklığı bulunan yerel idare sayısı birden fazla olabilmektedir. Bu durumda BİT kayıtlarında “İkinci En Fazla Ortaklığı Bulunan Yerel İdare” başlığı altındaki alanlar tercihe bağlı olarak doldurulur. Eğer İkinci En Fazla Ortaklığı Bulunan Yerel İdareye ait bilgiler doldurulacaksa “Türü”, (“Belediye Türü”), “İli”, “Adı”, “Oranı” alanları doldurulmadan kayıt yapılamaz.

(***) Üç yıldız işaretli alanlar: “Elektronik Kamu Alımları Platformu II. Sorumlusu” başlığı altındaki alanlar tercihe bağlı doldurulur. Eğer Platformu II. Sorumlusu girişi yapılacaksa “TC Kimlik No”, “Doğum Tarihi”, “Adı”, “Soyadı”, “Elektronik Posta Adresi”, “Unvan” ve en az bir adet telefon numarası doldurulmadan kayıt yapılamaz.

21-Kurumsal Kod nereden öğrenilebilecektir?

Kurumsal kod, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

22-Saymanlık kodu nereden öğrenilebilecektir?

Saymanlık kodu, idarenin kendi saymanlık/muhasebe birim/birimlerinden ya da Strateji Geliştirme Başkanlıklarından öğrenilmelidir.

23- Platform sorumlusu kimler olmalı?

İdare için: İdare bünyesinde ihale işlemlerini yürüten birimde çalışan bir personel (yetkili olması gerekmiyor) platform sorumlusu olarak belirlenebilir.

Gerçek ve tüzel kişi için: Platform sorumlusu olarak belirlenecek kişinin gerçek veya tüzel kişi adına imza yetkisine sahip olması gerekmemekte, bu kişinin gerçek veya tüzel kişi bünyesinde ihale işlemlerini yürütmesi yeterlidir.

24- Hangi idarelerin EKAP’a kayıt yapması gerekmektedir?

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca harcama birimi olarak belirlenen tüm idarelerin EKAP’a kayıt olması gerekmektedir. 5018 sayılı Kanuna tabi olmayan idareler de eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP’a kayıt olmaları gerekmektedir.

25- Aynı yerel idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı?

Yerel idareler tarafından elektronik ortamda kayıtları yapılıp protokol oluşturulurken Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün Kamu İhale Kurumuna sağladığı Kurum Kodları esas alınmıştır. Bu kod yerel idareler için tekil bir kod olup, ilgili idarenin farklı harcama birimleri için değişkenlik göstermemektedir. Yerel İdareler (Belediyeler, İl Özel İdareleri ve Mahalli İdare Birlikleri) 5 basamaklı Kurum Kodları ile EKAP’ta idare kayıtlarını tamamlayarak protokol oluşturmalıdırlar. Yerel idare çeşitli sebeplerle aynı Kurum Kodu ile birden fazla protokol oluştursa bile, Kamu İhale Kurumuna bir tek protokol göndermesi gerekmektedir. Aynı yerel idarenin birden fazla harcama birimi olması durumunda, her bir harcama birimi için ayrı ayrı kayıt yapılıp ve protokol oluşturulup Kamu İhale Kurumuna gönderilmesine gerek yoktur. Zira ilk yapılan idare kaydının Kamu İhale Kurumunca aktivasyonu yapıldıktan sonra, aynı idare altında işlem yapılabilecek şekilde birden fazla kullanıcı eklenmesine EKAP izin verecektir. İdarenizin takdirine bağlı olarak farklı harcama birimleri için farklı kullanıcı ekleyebileceksiniz. Bu nedenle, Kamu İhale Kurumuna gönderdiğiniz protokollerin doğruluğundan emin olunuz ve idarenizdeki farklı harcama birimleri için ayrı ayrı protokol oluşturup Kamu İhale Kurumuna göndermeyiniz.

26- Kamu Satınalma Platformunda kaydı bulunan idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP’a tekrar kayıt yaptırması gerekmekte midir?

Evet, bu idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP’a kayıt yaptırması gerekmektedir.

27- 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idarelerin de EKAP’a kayıt yaptırması gerekmekte midir?

5018 sayılı Kanuna tabi olmayan idareler eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP’a kayıt olmaları gerekmektedir. 5018 sayılı Kanun kapsamı dışındaki 25 idare EKAP kayıtları sırasında ilk menüden idare tipi olarak “5018 Kapsamı Dışındaki Diğer İdareler”i seçip kayıtlarını yapabilirler.

28- Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri’nin de ayrıca EKAP’a kayıt yaptırması gerekmekte midir?

Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri’nin de EKAP’a kayıt yaptırması gerekmektedir. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareye (örneğin üniversitelere ya da sağlık bakanlığına bağlı hastanelere) ait alımlar için döner sermaye işletme kaydı kesinlikle kullanılmayacaktır. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareler için gerçekleştirilecek olan alımlarda her idare için ayriyeten EKAP üzerinden kayıt yapılarak protokol oluşturulacak olup bu idareye ait alımlarda bu idareye ait bir kullanıcı ile EKAP’a giriş yapılacaktır.

29- Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) idare kayıtlarını yaptıktan sonra, EKAP üzerinden tüzel kişi (istekli) kaydı da yapabilir mi?

Evet, yapabilirler. KİT ve BİT’ler Kamu İhale Kanunu kapsamındaki alımlarda EKAP’a idare olarak giriş yapacaklar ve ihale dokümanlarını EKAP aracılığı ile oluşturacaklardır. Aynı zamanda başka bir idarenin ihalesine istekli olarak teklif verebilecektir. Bu yüzden EKAP gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında bu durumdaki BİT, KİT ve diğer kamu organizasyonları için “Kurum Kuruluş” seçeneği yer almaktadır.

30- Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) tüzel kişi olarak kayıtlarını yaptıklarında ek evrakları göndermeleri gerekmekte midir?

Evet, tüzel kişi olarak kayıtlarının tamamlanabilmesi için istekli protokollerini ticari sicil kaydı, imza sirküsü gibi ek evraklarla birlikte Kuruma göndermeleri gereklidir.

31- İdare ile gerçek veya tüzel kişilerin platform sorumlularının değişikliği, platform sorumlularına ait iletişim bilgilerinin değişikliği, e-posta adresinin değişikliği ve buna bağlı olarak aktivasyon e-postalarını alamamaları gibi durumlarda nasıl bir yol izlenmelidir?

Platform sorumlularının değişikliği veya iletişim bilgilerinin değişmesi gibi işlemleri, idare ile gerçek veya tüzel kişiler EKAP devreye alındıktan sonra kendileri yapabileceklerdir. Bu konuda Kuruma yazılı başvuru yapılmaması rica olunur. E-posta adresinin değişikliği, e-posta adresinin yanlış girilmesi ve bunun sonucunda aktivasyon e-postalarını alamayan kullanıcılar için “İdare Protokol Durum İzleme” ve “Gerçek veya Tüzel Kişi Protokol Durum İzleme” ekranlarından e-posta adres değişikliğini kendileri yapabilecekler ve yeni oluşturdukları e-posta adreslerine aktivasyon e-postaları tekrar gönderilecektir. Bu şekilde EKAP’a giriş yapabilecekler.

32- EKAP tarafından gönderilen aktivasyon e-postasının tarafıma ulaşmadığı durumlarda ne yapabilirim?

Kamu İhale Kurumu tarafından protokolünüz onaylandıktan sonra kayıt sırasında girmiş olduğunuz platform sorumlularının e-posta adreslerine kullanıcı aktivasyon e-postası gönderilecektir. Eğer bu e-posta adreslerine gönderilen e-postaların kendinize ulaşmadığını düşünüyorsanız EKAP’ta Kayıt İşlemleri menüsü altındaki Protokol Durum İzleme ekranlarından e-posta adresinizi tekrar girerek aktivasyon e-postası gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

33- Güvenli elektronik imzaları kimler almalıdır?

Güvenli elektronik imzayı, şu anda Kamu İhale Kanunu kapsamında düzenlenen ihalelere teklif verirken ıslak imza atan şirket (genel müdürler veya vekâlet verilen satış müdürleri gibi) yetkilileri almalıdır.

34- Gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında iletilecek olan vekâletnamelerde EKAP için imza yetkisi verilmiştir ibaresinin eklenmesine gerek var mıdır?

Şu anda Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihalelere teklif verme yetkisi varsa bu yeterli olacaktır. Ayrıca EKAP için yetki verilmesine gerek yoktur.

35- Protokol izleme ekranlarına hangi bağlantılardan ulaşabilirim?

İdareler ile gerçek ve tüzel kişiler için Protokol Durum İzleme ekranları EKAP’ta (Elektronik Kamu Alımları Platformu) kullanıma açılmıştır. Bu ekranlar aracılığı ile Kamu İhale Kurumuna gönderdiğiniz protokolünüzün durumunu takip edebilirsiniz:

Protokol Durum İzleme ekranlarına aşağıdaki bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

Gerçek veya Tüzel Kişi Protokol Durum İzleme Ekranı

İdare Protokol Durum İzleme Ekranı

36- İhalelere Katılacak Gerçek ve Tüzel Kişiler İçin yayımlanan EKAP Protokolü Duyurusu nasıldır?                                                                                                                                   

Bilindiği üzere 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun Ek 1 inci maddesi uyarınca Elektronik Kamu Alımları Platformu’nun (EKAP) kurulması ve işletilmesi ile ihale sürecinde elektronik araçların kullanımına ilişkin esas ve usullerin belirlenmesinde Kamu İhale Kurumu yetkilidir.

Elektronik ihalenin gerçekleşmesine zemin hazırlanarak, Kamu İhale Kurumu’nun internet sitesinde yer alacak olan EKAP üzerinden ihalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin ihale ilanlarına elektronik ortamda erişebilmesi, ihale dokümanlarını idareleri ziyaret etmeksizin görebilmesi ve edinebilmesi, ihalelere elektronik ortamda teklif verebilmesi, ihale sürecinin elektronik ortamda takip edilebilmesi, kayıtların güncel olarak tutulması ve böylece kamudaki kağıt bazlı evrak akışının en aza indirilerek, ihale sürecinin hızlı, güvenilir ve şeffaf olması amacıyla, Kamu İhale Kurumu ile ihalelere katılacak olan gerçek ve tüzel kişiler arasında ikili protokoller düzenlenecektir.

Elektronik ortamda hazırlanacak olan protokolün en kısa zamanda ıslak imzalı ve kaşe basılmış olarak ve aşağıda sayılan belgeler eklenerek Kamu İhale Kurumu’na elden veya posta yolu ile ulaştırılması gerekmektedir. Protokolün Kamu İhale Kurumuna ulaşması ve onaylanması durumunda gerçek ve tüzel kişiler EKAP’a giriş yapabileceklerdir.

İhalelere katılacak gerçek ve tüzel kişilerin ilerleyen aşamalarda mağdur olmamaları için;

EKAP’ta (https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/) “Kayıt İşlemleri” menüsü altındaki “Gerçek veya Tüzel Kişi Kaydı” seçeneğinin seçilerek protokolün elektronik ortamda hazırlanması, hazırlanan protokolün çıktısı alınarak ıslak imza ile imzalanması, kaşe basılmış olarak ve aşağıda sayılan belgeler eklenerek Kamu İhale Kurumu’na ulaştırılması gerekmektedir.

İhalelere katılan tüm gerçek ve tüzel kişilere duyurulur.”

 

Kaynakça:

Haluk NALÇAKAR

İçişleri Bakanlığı E. Başkontrolörü

www.shckcalisanlari.com

www.kikkararlari.com

www.kik.gov.tr

Yorum Yazın

XHTML: HTML Etiketi Kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>