Aslının İdarece Görüldüğüne Dair Şerh Konulmaması Halinde Belgenin Kabul Edilemeyeceği
“aslı idarece görülmüştür” şeklinde şerh düşülmediği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu
KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:
Sakarya Su ve Kanalizasyon İdaresi (SASKİ) Genel Müdürlüğü tarafından 01.10.2015 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Hdpe Pe 100 İçmesuyu Borusu” ihalesine ilişkin olarak Memet Akif Özyılmaz’ın 08.10.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 13.10.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 21.10.2015 tarih ve 84144 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.10.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusundabulunulmuştur.
Başvuruya ilişkin olarak 2015/2704 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.
KARAR:
Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.
İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 02.10.2015 tarihli ihale komisyonu kararında sunmuş oldukları analiz raporunun fotokopi olması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin bu kararının haksız ve hukuka aykırı olduğu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesine göre aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin idarelerce tamamlatılacağı, bu nedenle analiz raporunun fotokopi olması nedeni ile tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 37’nci maddesine aykırı olduğu, analiz raporunun fotokopi olmasının teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmadığı, yerleşik kurum kararlarında sunulmuş olan belgenin teklifin esasını değiştirip değiştirmeyeceği hususuna dikkat edildiği, bir evrakın fotokopisinin bulunmasının teklifin esasını değiştirecek belge eksikliği olarak değerlendirilemeyeceği, iddialarına yer verilmiştir.
Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.
Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin olarak:
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29’uncu maddesinin birinci fıkrasında “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.
İncelemeye konu ihaleye ait İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu hizmetin;
- a) Adı: HDPE PE 100 İçme Suyu Borusu Alımı
- b) Varsa kodu:
- c) Miktarı ve türü: 8 Kalem 149.000 metre İçme Suyu Borusu Alımı
Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.
ç) Teslim edileceği yer: SASKİ Genel Müdürlüğü Depolarına Mesai Saatleri İçerisinde Teslim Edilecektir. “ düzenlemesi,
Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde,
“7.5.3.2. PE100 borular TS EN 12201-2 standardına uygun olduğuna dair belge sunulacaktır.
- a) Boruların imalinde kullanılan hammaddenin menşei ile ilgili belge ve malzemeye ait analiz raporları verilecektir.
- b) Kimyasallara karşı dirençli olduklarına dair belgeler
- c) Aday veya istekliler teklifleri ile birlikte malzemelere ait katalog vereceklerdir.
…
7.5.3.3. Bu madde boş bırakılmıştır.
…
… ” düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 7’nci maddesinde,”7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.”
7.7.2.Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.
7.7.3.İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler. düzenlemesi,
Aynı Şartname’nin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 31’inci maddesinde “31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.
31.2.Teklifin esasini değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.
31.3.Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katilim şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.
31.4.Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.
31.5.Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır. “düzenlemesi bulunmaktadır.
01.10.2015 tarihinde yapılan ihaleye 5 isteklinin katıldığı, 4 isteklinin teklifinin geçerli teklif kabul edildiği başvuru sahibi Memet Akif Özyılmaz’ın teklifi ise sunduğu analiz raporunun fotokopi olması nedeniyle değerlendirilme dışı bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklifin Demak Hırdavat Makina Elektrik İnş. Yedekparça Taah. Tic.ve San. Ltd. Şti olduğu, ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklifin Esen Plastik San. ve Tic. A.Ş. olduğu anlaşılmıştır.
Yapılan incelemede teklif dosyası kapsamında sunulan belgelerin asılları idareden istenmiş, söz konusu belgeler üzerinden yapılan incelemede Memet Akif Özyılmaz’a ait analiz raporunun fotokopi olduğu görülmüştür.
Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin yukarıya aktarılan 29’uncu maddesinde ve İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde belirtildiği üzere, ihaleye teklif veren isteklilerin teklifleri kapsamında sunmuş oldukları belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri olması gerektiği, ayrıca isteklilerin idarece istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini teklifleri kapsamında sunabileceklerinin düzenlendiği görülmüş olup, İdari Şartname’nin 7.5.3.2.’nci maddesinde yeterlik kriteri olarak istenilen analiz raporunun aslı, ya da aslına uygun olduğunun noter tarafından onaylı örneği veya daha önce idareye aslı ibraz edilerek, “aslı idarece görülmüştür” şeklinde şerh düşülen suretinin sunulması gerektiği anlaşılmaktadır.
Bu itibarla başvuru sahibi isteklinin yeterlilik kriterini tevsiki için sunduğu analiz raporunun idarece fotokopi olan belgenin ve aslı ya da aslına uygun olduğunun noter tarafından onaylı örneği veya daha önce idareye aslı ibraz edilerek, “aslı idarece görülmüştür” şeklinde şerh düşülmediği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,
Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,