Aşırı Düşük Teklif Sorgulamasında İdarenin “İhalenin Önemli Bileşenlerine” İlişkin Belirleme Yaparak Açıklama İstemesi Gerektiği

İhaleyi Yapan Daire:

Başvuru Tarih ve Sayısı:

Başvuruya Konu İhale:

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme:

Karar:

TOPLANTIYA KATILAN ÜYELER:     

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: Ali Kemal AKKOÇ, Ahmet ÖZBAKIR, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Dr. Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

Uygur Uluslararası Nakliyat Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.,

G.Galericiler Sitesi 11.Blok No: 2 Kızıltepe/MARDİN

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kızıltepe İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

PTT Caddesi Halk Eğitim Merkezi Yanı ( Yeni Mahalle ) 47400 Kızıltepe/MARDİN

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2015/125624İhale Kayıt Numaralı “2015 – 2016 Eğitim Öğretim Yılına Esas Ortaöğretim Okullarında Öğrenim Görecek Olan 5399 Öğrencinin 468 Araç İle 178 İş Günü İçerisinde Taşıma Hizmet Alımı İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

            Kızıltepe İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından 18.09.2015 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “2015 – 2016 Eğitim Öğretim Yılına Esas Ortaöğretim Okullarında Öğrenim Görecek Olan 5399 Öğrencinin 468 Araç İle 178 İş Günü İçerisinde Taşıma Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Uygur Uluslararası Nakliyat Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti. nin 01.10.2015 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 01.10.2015 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.10.2015 tarih ve 79940 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.10.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

            Başvuruya ilişkin olarak 2015/2528 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, İdarece ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata aykırı şekilde değerlendirildiği, zira,

a)Şartname gereği istenilen çeşitli sigorta türlerine dair (Karayolları Zorunlu Mali Sorumluluk ve Ferdi Kaza Sigortası gibi) tevsik edici belge sunulmadığı,

b) Araçların MTV, egsoz ölçümü ve muayene maliyetinin eksik hesaplandığı,

c)Araçların bakım maliyetinin maliyet hesabına katılmadığı,

d) Araçların GPRS maliyeti ile Araç Takip Sistemi maliyetinin eksik hesaplandığı,

e) Yangın tüpü, lastik(yazlık-kışlık) ve zincir maliyetlerinin gözetilmediği,

f)Proforma faturaların üzerinde yazılması gereken beyanların eksik olduğu, SMMM faaliyet belgesinin meslek mensubu tarafından imzalanmadığı,

g)Fiyat tekliflerinde, proforma faturalarda ve diğer belgelerde kaşelerin eksik olduğu imzaların yetkili kişiler tarafından atılmadığı ve üzerinde olması gereken ibarelerin yanlış olduğu,

h)O.5, O.6 ve O.7 belgelerinin ihale tarihi itibariyle son geçici vergi beyanname dönemine ait olmadığı ve doğru içeriğe sahip olmadığı,

ı)Kullanılacak araçların amortisman giderinin yanlış hesaplandığı, araç kira sözleşmesinin noter onaylı olmadığı ve damga vergisinin ödenmemiş olduğu, ayrıca aracın kiralandığı şirketin daha önce bu işi yapmadığı ve demirbaşında da benzer araçları bulundurmadığı,

i)Demirbaş giderlerinin teknik şartnameye göre hesaplanmadığı, eksik hesaplandığı ve tevsik edilen belgeler üzerinde bulunması gereken beyan ve imzaların eksik olduğu,

j)Sürücülerin SGK masrafları ve çalışma saatleri gözetilmeden açıklamada bulunulduğu,

k) Hizmet araçlarında poz tariflerindeki teklif fiyata dahil olan alet, edevat ekipmana dair bir açıklama yapılmamış olduğu,

l)Teknik şartname gereği istenilen malzemelerin eksik ve hatalı hesaplanarak avantaj sağlanmaya çalışılmış olduğu,

m)Sözleşme gideri hesabında hata yapıldığı, teklifin toplamı üzerinden sözleşme gideri hesaplanmadığı ve teminat mektubu komisyon giderlerinin hesaplanmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

İhale konusu işe ait İdari Şartname’nin 2’nci maddesinde işin adının “2015 – 2016 eğitim öğretim yılına esas ortaöğretim okullarında öğrenim görecek olan 5399 öğrencinin 468 araç ile 178 iş günü içerisinde taşıma hizmet alımı işi” olarak ifade edildiği, aynı maddede işin miktarı ve türünün ise “2015 – 2016 Eğitim Öğretim Yılına Esas 17 Taşıma Merkezi Okuluna 230 Köy ve Köy Altı yerleşim yerinden 5390 öğrencinin 468 araç ile 178 iş günü içerisinde öğrenci taşıma hizmet alımı” şeklinde belirlendiği görülmüştür.

            İdarece alınan 30.09.2015 tarihli ihale komisyonu kararında, ihaleye üç teklifin alındığı, tekliflerinin incelenmesi sonucunda üç isteklinin belgelerinin de tam olduğu ve birinci teklife bağlı kalmak kaydıyla ikinci tekliflerinin istendiği, sonuç olarak ihalenin en uygun teklifi veren Şahintaş İnş. Taş. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.-Ceren Turz. Tem. Gıda İnş. San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı üzerinde bırakıldığı, ikinci avantajlı teklif sahibi olarak ise başvuru sahibi olan Uygur Uluslararası Nakliyat Gıda San. ve Tic. Ltd. Şti.nin belirlendiği anlaşılmıştır.

            Başvuru sahibi tarafından Kuruma yapılan 01.10.2015 tarihli ilk şikâyet başvurusunda ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük açıklamalarına yönelik idarenin değerlendirmelerinin mevzuata uygun olmadığı belirtilmiş, yine başvuru sahibince 05.10.2015 tarihinde idareye ve Kuruma yapılan ikinci şikâyet başvurusunda da ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının neden uygun olmadığı ile ilgili ayrıntılı hususlara yer verildiği görülmüştür.

            İhale işlem dosyasının incelenmesinde Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.1’nci maddesindeki “personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.” açıklaması gereğince hesaplanan sınır değerin altında kalan Şahintaş İnş. Taş. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.-Ceren Turz. Tem. Gıda İnş. San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığına idarece gönderilen 28.09.2015 tarih ve 9468972 sayılı yazıda “2015-2016 Eğitim Öğretim yılına esas ortaöğretim taşıma kapsamında 17 taşıma merkezinde öğrenim gören 5399 öğrencinin 178 iş günü içerisinde 468 araç ile taşıma hizmet alımı işine ait 18.09.2015 tarihinde işe vermiş olduğunuz teklif zarfı incelenmiş olup inceleme sonucunda hizmet alımı uygulama yönetmeliğine göre aşırı düşük olduğundan idari şartnamenin 34. ve 38. Maddesine istinaden aşağıda belirtilen araçların güzergah ve belirtilen mesafeden bileşenlerinin hesaplanarak komisyonumuza ivedilikle bildirilmesi hususunda…1.Hat: Küçükboğaziye, Göllü, Kaşıklı, Köplüce, Akbulur, Körsu, Yarımca-65 km, 2.Hat: Şenyurt, Doyuran, Çağıl-25 km, 3.Hat: Karakuyu-5 km” denilmek suretiyle anılan istekliden teklifine ilişkin açıklama istenildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b)  Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir…” hükmü,

            Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

            (2) İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden açıklama isteneceğinin belirtilmesi halinde, sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir. Bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler geçerli teklif olarak belirlenir…” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir…” açıklamalarına yer verilmiştir.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde,

“Madde 25 – Teklif fiyata dahil olan giderler

25.1. Mevzuat gereği yapılacak olan ulaşım sigorta resim harç gibi giderlerin tümü yüklenici firmaya aittir

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Ulaşım sigorta resim harç gibi giderlerin tümü yüklenici firmaya aittir

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” düzenlemesi yer almaktadır.

            İhaleye ait Teknik Şartname’nin “Taşıtlarda aranacak Şartlar” başlıklı 3’üncü maddesinde “3.1 Okul servis araçlarının arkasındaki “OKUL TAŞITI “ tabelasının üst kısmına, okunabilecek şekilde İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne sürücü hatalarının bildirileceği telefon numarası yazılacaktır.

3.2 Öğrencilerin inip, binmelerinde taşıtlarda kullanılmak üzere 30 cm çapında kırmızı ışık veren bir lamba bulunulması ve bu lambanın yakılması halinde üzerinde siyah renkle          (D U R)  yazısı okunacak şekilde tesis edilmiş olacak lambanın yakılıp söndürülmesi tertibatı fren lambalarından ayrı olacaktır.

3.3 Okul Servis araçlarının kapıları şoför tarafından otomatik ( havalı hidrolik vb) olabileceği gibi; Araç şoförleri tarafından elle komanda edilebilecek şekilde mekanikte olabilir.Otomatik olduğu takdirde kapıların açık veya kapalı olduğu şoföre optik veya akustik sinyallerle intikal edilecek şekilde olacaktır.

3.4 Taşıtların cinsine göre minibüs olması halinde en az 1 adet 1 kg., otobüs olması halinde en az 2 adet  5 kg.  söndürme cihazlarının bulundurulması.

3.5 Okul servis aracı olarak kullanılacak taşıtların yaşları 12 yaşından küçük olmalıdır. On iki yaş dahil ,Taşıtların yaşı fabrikasından imal edildiği tarihten sonra gelen ilk takvim yılı esas alınarak hesaplanır.12 yaş tan büyük olan araçlar çalıştırılmayacaktır. araçlar Şeffaf olup her hangi camlarında siyah film olmayacaktır

3.6 Taşıtların Kalorifer tesisatı,  en soğuk havalarda dahi taşıtın içini 16 derece ısıtacak güçte olacaktır. Egzoz gazından yararlanılarak ısıtma sistemi olmayacak kalorifer tesisatı çalışırken koku ve gürültü yapmayacaktır

3.7 Okul Servis araçları olarak kullanılacak taşıtlarda öğrencilerin kolayca yetişebileceği camlar ve pencereler sabit olacaktır, iç düzenlemesinde demir aksam açıkta olmayacak, varsa yaralanmaya sebebiyet veremeyecek yumuşak bir madde ile kaplanmış olacaktır.

3.8 Taşıtlarda her öğrenci için bir emniyet kemeri bulunacaktır.” düzenlemesine,

Anılan Şartname’nin “Yüklenicinin Yükümlülüğü” başlıklı 4’üncü maddesinde “4.1 Taşıma yapacak öğrenci servis araçları sağlamlık ve temizlik bakımından okul servis araçları Hizmet yönetmeliğine ve Trafik kanunu ve karayolları tüzüğü hükümlerine uygun olması zorunludur

4.2 Öğrencilerin oturarak rahat bir yolculuk yapmalarını sağlayacak tedbirleri alarak taahhüt ettiği yere kadar götürüp getirmekle ve taşıma hizmeti sırasında taşıta öğrencilerden ilgili okul öğretmenlerinden ve yardımcılarından başka herhangi bir yolcu alınmayacaktır.

4.3 Taşıma Hizmetinde kullanılan araçlarına Karayolları Trafik Kanunu’nun zorunlu kıldığı Mali Sorumluluk ve Ferdi Kaza Sigortasını yaptırmakla yükümlüdür. Zorunlu Mali Sorumluluk ve Ferdi Kaza Sigortası bulunmayan servis araçları ile öğrenci taşımacılığı yapılamaz.

4.4 Sözleşmeden önce Yüklenici firma ile ilgili araç şoförü arasında belirtilen güzergahta çalışacak aracın dışında araç çalıştırılmayacaktır. Öğrencilerin taşıma merkezi okula getirilmesi ve yerleşim yerine bırakılması sırasında olabilecek her türlü sorumluluk yüklenici taşıyıcıya aittir.

4.5 Geçici olarak Arıza, tamir, bakım-onarım, alım satım vb… nedenlerden dolayı sözleşmede belirtilen araçlar ile taşıma yapılamaması durumunda; yüklenici hemen, aynı özellikteki diğer aracı devreye sokacaktır. Bu tür araç değişikliğinde, şartname ve sözleşmelerde belirtilen evraklar ilgili taşıma merkezi okul müdürlüğüne dilekçe ile bildirilecektir. Taşıma Merkezi Okul Müdürlüğü tarafından da değişiklikler Milli Eğitim Müdürlüğüne resmi yazı ile bildirilecektir

4.6 Şoförler, “Yurtiçi Yolcu Taşımacılığı Sürücü Mesleki Yeterlilik Belgesi”( SRC1 veya SRC
2 )  sahip olmak, zorundadırlar. Sürücü belgesi ve Sürücü Yeterlilik Belgesi olmayan kişilere taşıma yaptırılmayacaktır. ( Bu hususu taşıma merkezi okullar ve ilçe denetleme komisyonunca denetleyeceklerdir)

4.7 Öğrenci sayısında azalma olabileceği gibi artmada olabilir Öğrenci artışından dolayı ayrıca ek ücret talep edilecektir. Taşınacak yerleşim yerine öğrenci nakilleri göz önünde bulundurularak öğrenci artısı durumunda taşıtların koltuk sayısında tolerans uygulanır. 

4.8 Taşınacak öğrencilerin isim listeleri,  yol güzergâhı, indirme – bindirme durakları ile geliş gidiş saatleri okul yönetimi tarafında yükleniciye yazılı olarak bildirilir. Bu bilgiler sürücüler tarafından araçta görülebilecek bir yere asılır.

4.9 Taşıma yapacak Okul servis araçları çalışacak güzergahta Taşıma merkezi okul Müdürlüklerince araç hareket saatlerine ve yol güzergahları ve duraklara uyulacaktır

4.10 Yüklenici, iş kanunu, işçi sağlığı ve iş güvenliği tüzüğü hükümlerine göre sürücü sağlığını korumak ve her türlü sağlık tedbirlerini almak zorundadır. Sosyal Sigortalar mevzuatı her türlü işçi ve işveren hakkındaki yasalardan dolayı, işçi alınması, çıkarılması, kaçak işçi çalıştırılması, bildirimlerin zamanında yapılması, ücretlerin ödenmesi gibi tüm konularda sorumluluk yükleniciye aittir.

4.11 Her taşıma yerleşim yerinde öğrencilerin rahatlıkla ulaşabilecekleri Okul,Cami,Köy meydanında toplanacaktır.

4.12 Her araç için öğrenci sayılarında ve güzergah uzunluklarında artış veya azalma olabileceği taşımacı tarafından kabul edilecektir. İdare başka bir güzergahtan öğrencilerin alınmasını isteyebilir. Yüklenici ayrıca bundan dolayı ücret talebinde bulunamayacaktır.….” düzenlemesine,

Aynı Şartname’nin 6’ncı maddesinde “..6.4 Araçların aylık, üç aylık ve yıllık bakım ve onarımlarının yapılmasıyla birlikte cinsine göre Kara Yolları Trafik Yönetmenliğinde yer alan muayyen sürelerini kapsayacak şekilde fenni muayenelerinin “periyodik” olarak yaptırılmış olması.” 9’uncu maddesinde “..2015-2016 Eğitim öğretim yılı sözleşme süresince akaryakıt ve diğer giderlerin fiyatları artsa bile fiyat farkı ödenmeyecektir.” (s.47) 10’uncu maddesinde “ M.E.B. Taşımalı Eğitim yönetmeliği gereği tüm sorumluluk ve  takip işlemleri taahhüt edecek olan Gerçek  veya Tüzel kişilere aittir.  Hangi öğrencileri hangi araçlar ile taşıyacağını taşıma merkezi Okul Müdürlüğüne bildirecek, Merkezi Okul Müdürlüğünce verilecek talimatları uygulayacak ve istenilecek bilgi ve belgeleri itiraz etmeksizin verecektir.”(s.47) 12’nci maddesinde “Sözleşme gideri, resim, harç ve bütün vergi giderleri yükleniciye aittir…” ve 14’üncü maddesinde ise “Planlama komisyonunca belirlenen araçların (14+1) kapasiteli araçlar ile yapılacaktır.”  düzenlemesine yer verildiği görülmüştür.

            İhale konusu işe ait birim fiyat teklif cetvelinin,

            şeklinde hazırlandığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un yukarıda yer verilen 38’inci maddesinde açık bir ifadeyle aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenilmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmasına karşın idare tarafından ihale üzerinde bırakılan istekliye  gönderilen aşırı düşük teklif açıklama istenilmesine ilişkin yazıda “….idari şartnamenin 34. ve 38. Maddesine istinaden aşağıda belirtilen araçların güzergah ve belirtilen mesafeden bileşenlerinin hesaplanarak komisyonumuza ivedilikle bildirilmesi hususunda.” ifadesine yer verildiği görülmüş olup, söz konusu yazıda teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmediği anlaşılmıştır.

Bu itibarla idarenin önemli teklif bileşenlerine ilişkin olarak hiçbir belirleme yapmaksızın ihale üzerinde bırakılan istekliden açıklama istemesi işleminin yerinde olmadığı, bu nedenle idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının anılan Kanun hükmüne uygun olarak önemli teklif bileşenleri belirtilmek suretiyle yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak yukarıda belirtilen mevzuata aykırılıkların düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından açıklama istenilen önemli teklif bileşenlerinin ihale üzerinde bırakılan istekliye gönderilen yazıda açıkça belirtilmesi suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulamasının yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.