Yayınlandı: Sal, Tem 24th, 2018

Açık İhale Yapım İşi İhale İşlem Süreci

 

AÇIK İHALE YAPIM SÜRECİ

 

Madde1- Açık İhale Yapım süreci, teknik şartnamenin gelmesiyle başlayıp, taahhüt dosyasının Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilmesine kadar olan bütün faaliyetleri kapsar.

 

1.1. Teknik Şartnamenin İncelenmesi:

178 sayılı KHK’nin 28 inci maddesi gereğince Başkanlığımızca yerine getirilmesi gereken görevlerden sorumlu olan Şube Müdürlüklerince, İhtiyaç duyulan mal veya hizmet alımı işlerine ilişkin olarak hazırlanarak talep yazısı ekinde İhale Şube Müdürlüğüne gönderilen Teknik Şartnameler; 4734 Sayılı Kanun ve ikincil mevzuatına aykırı hususların olup olmadığı, fiyata etki edecek unsurların neler olduğu, idari şartnamede olması gerekip, teknik şartnamede tekrara neden olacak unsurların olup olmadığı hususlarında incelenir.

1.2. Ödenek Kontrolünün Yapılması:

         Yapılacak olan ihalenin gerçekleştirilebilmesi için uygun tertipte ödenek bulunup bulunmadığı, varsa miktarı; yoksa aktarma yahut revize yapılıp yapılamayacağı hususları Bütçe Servisi ile görüşülerek durum değerlendirmesi yapılır.

1.3. Yaklaşık Maliyet Değerlendirme Formunun Düzenlenmesi:

         Yapılacak alımın türü (mal veya hizmet), personel çalıştırılıp çalıştırılmayacağı, malzemeli olup olmadığı gibi maliyet unsurlarının belirlenmesine yönelik verilerin net olarak ortaya koyulabilmesi için yaklaşık maliyet hesap cetveli oluşturulmadan önce İhale Servisince oluşturulan Yaklaşık Maliyet Değerlendirme Formu düzenlenir.

1.4. Yaklaşık Maliyetin Hazırlanması:

         İhale uygulama yönetmeliklerinde belirlenen esas ve usuller çerçevesinde ayrıntılı bir araştırma yapılır ve Katma Değer Vergisi hariç tutularak yaklaşık maliyet belirlenir.

1.5. İhale Yönteminin Belirlenmesi:

4734 Sayılı Kanunda belirlenen eşik değerler (her yıl güncellenir) ve özel durumlar ile yaklaşık maliyet tutarı esas alınarak, yapılacak ihalenin usulü belirlenir.

1.6. İhale Onay Belgesinin Hazırlanması:

         SGB net modülüne kullanıcı şifresi ile harcama girişi yapılarak süreç başlatılır ve süreç numarası alınır.

         Standart forma uygun olarak hazırlanması gereken ihale onay belgesi, sistemin yönlendirdiği sayfalarda mevcut bilgi girişleri yapılarak tamamlanır. Onay Belgesinin “Diğer Açıklamalar” bölümünde; ihalenin nevi ve hangi usule göre yapılacağı, yerli ve yabancı isteklilere açık olup olmadığı, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanıp uygulanmayacağı ve onay ekinde yer alacak komisyon üyelerinin görevlendirilmesi talebi belirtilmiş olmalıdır.

1.7. İhale Komisyon Üye Listesinin Hazırlanması:

4734 Sayılı Kanunun 6 ıncı maddesinde düzenlenen usul ve esaslar doğrultusunda 5 asıl ve 5 yedek olmak üzere 10 üyeden oluşturulan İhale komisyon üyelerine ilişkin liste, onay belgesi ekinde ihale yetkilisine sunulmak üzere hazırlanır. Düzenlenen listede ihale komisyon üyelerinin unvanı ve komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilmelidir.

1.8. İhale Onay Belgesinin İhale Yetkilisince İmzalanması:

         Düzenlenen ihale onay belgesi, yaklaşık maliyet hesap cetveli ve ekleri ile ihale komisyonu üye listesi eklenerek ihale yetkilisinin onayına sunulur.

İhale Yetkilisince imzalandıktan sonra Başkanlığımız intranet sitesi Ortak Kullanılan Programlar girişinden alınan onay numarası ile numaralandırılır.

 

1.9. EKAP Sisteminde İhale Öncesi İşlemlerin Başlatılması:

İhaleden sorumlu ihale servis görevlisi TC kimlik numarası ve şifresi ile sisteme giriş yapar ve ihale öncesi işlemleri başlatır.

1.10. İhtiyaç Raporunun Oluşturulması:

– İhtiyaç Raporu Bilgileri Girilir

– İşin İlgili Olduğu Branşlar Seçilir

– İhtiyaç Kalemleri Listesi Girilir

1.11. İhale Kayıt Numarasının Alınması:

– İhale Kapsamı Seçilir

– İhale Tür ve Usulü Seçilir

– Yaklaşık Maliyet Bilgileri Girilir

– İhale Bilgileri  Girilir (İhalenin adı vb.)

– Girilen Bilgiler Onaylanır

– İhtiyaç Raporu İhaleye Bağlanır

1.12. İhale Dokümanlarının Hazırlanması:

– Teknik Şartname ve Ekleri Sisteme Yüklenir

– Yüklenen Teknik Şartname Onaylanır

– İdari Şartname Hazırlanır ve Onaylanır

– Sözleşme Tasarısı Oluşturulur ve Onaylanır

– İhale Onaylanır

1.13. İhale İlanının Hazırlanması:

4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi esaslarına göre eşik değerler ve parasal tutarlar göz önünde bulundurularak, ilanın hangi araçlarla yayınlanacağı tespit edilir. Kamu İhale Bülteninde yayınlanması gereken ihale ilanları EKAP üzerinden hazırlanırken, mahalli gazetelerde yayınlanması gerekenler ise bir üst yazı ekinde Basın İlan Kurumuna gönderilir

1.13.1.   İlanın EKAP ta Hazırlanıp KİK’e Gönderilmesi:

1.13.1.1.İlan Bedelinin Yatırılması İçin İlgili Şubeye Yazı Yazılması

1.13.1.2. Sevk İşlem Formunun Gönderilmesi (İlan bedelinin KİK tarafından alındığına ilişkin teyitten sonra)

1.13.2.   İlanın Basın İlanı Kurumuna Yazı ile Bildirilmesi:

         İlanın 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi çerçevesinde yerel gazete/gazetelerde de yayımlanması gerekiyorsa, ilan metni bir yazı ekinde Basın ve İlan Kurumuna iletilerek, ilanın yayınlanacağı gazete/gazetelerin isimleri ile yayınlanacağı tarihe ilişkin bilgiler alınır ve takibi yapılır.

 

1.14. İhale Dokümanının CD Formatına Aktarılması:

EKAP sisteminden indirilen ihale dokümanı, ihale komisyon üyelerine verilmek ve elden satışı yapılmak üzere CD formatında çoğaltılır. Çoğaltılan CD’lerin üzerine ihalenin adı yazılarak numaralandırılır ve tarih atılarak paraflanır.

1.15. Komisyon Üyelerine Bildirim Yapılması:

İhale öncesi gerekli inceleme ve kontrolleri sağlamak amacıyla ihale dokümanını içeren CD’ler ihale ilanını izleyen 3 gün içerisinde ihale komisyon üyelerine imza karşılığında verilir.

1.16. İhale Doküman Bedelinin Belirlenmesi:

Doküman hazırlanırken ve çoğaltılırken kullanılan kağıt, cd, toner, kırtasiye ve diğer malzemeler göz önünde bulundurularak, basım maliyetini geçmeyecek bir bedel belirlenir. İhale servis görevlisi maliyet tespitine ilişkin bilgi ve belgeleri içeren bir tutanak düzenleyerek imza altına alır.

1.17. İhale Doküman Bedelinin Saymanlığa Bildirilmesi:

Tutanak düzenlenerek resmileştirilmiş olan doküman bedeline ilişkin miktarın, ihaleye katılmak isteyen isteklilerden tahsil edilmesi hususu bir yazı ile Merkez Saymanlık Müdürlüğüne bildirilerek doküman satış işlemleri başlatılmış olur.

1.18. İhale Dokümanının Satılması:

İstekli sıfatını kazanabilmek için dokümanın idareden satın alınması ya da e-imza ile EKAP Sisteminden indirilmesi gerekmektedir.

1.18.1. İhale Dokümanının CD ile Satışının Yapılması:

İhale dokümanını idareden satın almak isteyen istekliler, doküman bedelini Merkez Saymanlık Müdürlüğüne yatırdıklarına dair alındı belgesini getirdiklerinde, iki nüsha olarak düzenlenmesi gereken, Dokümanın Satın Alındığına İlişkin Formun bir nüshası CD formatında oluşturulan ihale dokümanı ile birlikte isteklilere verilir.

1.18.2. E-imza ile EKAP üzerinden İhale Dokümanı İndirilmesi:

Ücretsiz olarak istekliler EKAP üzerinden e-imza kullanmak suretiyle ihale dokümanını indirdiklerinde, sistem otomatik olarak Doküman İndirildiğine İlişkin Standart Formu oluşturur. Bu durumda Servis görevlisi sistemden formun çıktısını alarak dosyasına kaldıracaktır.

1.19. Zeyilname Düzenlenmesi

         İlan yapıldıktan sonra ihale dokümanında zorunlu olarak yapılması gereken değişiklikler zeyilname düzenlenerek gerçekleştirilir. Düzenlenmiş olan zeyilname ihale dokümanının bir parçası olduğundan ihale dokümanını daha önce satın almış olanlara da son teklif verme gününden en az 10 gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde gönderilir veya elden tebliğ edilir.

1.19.1. İhale Dokümanına Değişikliklerin İşlenmesi:

Zeyilname ile yapılması gereken değişiklik önce sistem üzerinde oluşturulmuş olan ihale dokümanına işlenir.

1.19.2. Zeyilnamenin Hazırlanması:

Yapılan değişiklik açık ve net bir ifadeyle zeyilname metninde belirtilerek zeyilname metni hazırlanır.

1.19.3. Zeyilnamenin İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması:

Zeyilname sistem üzerinde işlemsel olarak onaylandığı gibi yazı olarak hazırlanan çıktısı da ihale yetkilisince onaylanır.

1.19.4. Düzeltme İlanı Girişinin Yapılması:

Değişikliğe yol açan hata veya eksiklik ilanda da mevcutsa, sürece devam edilebilmesi, düzeltme ilanı yapılması ile mümkündür.

1.19.5. Sevk ve İşlem Formunun Gönderilmesi:

1.19.6. Zeyilnamenin Doküman Alanlara Gönderilmesi:

1.20. Teklif Zarflarının Teslim Alınması:

         İhale servis görevlisi, ihale saatinden önce idari şartnamede belirtilmiş olan ihalenin yapılacağı toplantı salonunda hazır bulunarak, teklif zarfı alındı belgesi düzenlemek suretiyle teklif zarflarını teslim alır. Teklif zarfı alındı belgeleri iki nüsha düzenlenerek bir nüshası isteklide bırakılır.

Posta yoluyla gelebilecek teklif zarfları için Genel Evrak Şubesi ile irtibat kurularak, gelen teklif zarfı mevcut ise ihale saatinden önce teslim alınması sağlanır. İhale saatinden sonra Genel Evrak Şubesine gelen teklif zarfları değerlendirmeye alınmaz.

1.21. İhale Oturumlarının Yapılması

         İhale servis görevlilerince teslim alınan teklif zarflarını değerlendirme görevi, ihale yetkilisince görevlendirilen ihale komisyonuna aittir.

İlk oturumda (isteklilere açık), teklifler alınış sırasına göre açılır; teklif zarfları, teklif mektupları ve geçici teminatların uygun olup olmadığı,  belgelerin eksik olup olmadığı incelenir; teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanır. (Teklif zarflarının hiçbiri uygun değilse yaklaşık maliyet açıklanmaz.)

Diğer oturumlarda ise (isteklilere kapalı) isteklilerin yeterlik kriterleri, sunmuş oldukları belgelerin içeriği, tekliflerin uygun olup olmadığı, birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata olup olmadığı incelenerek uygun veya değerlendirme dışı bırakılacak teklifler tespit edilir. Aşırı düşük teklif varsa sorgusu yapılır ve en nihayetinde ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklifler belirlenerek ihale karara bağlanır.

Bu aşamada inceleme ve değerlendirme aktiviteleri, ihale komisyonunca gerçekleştirilmekte; ihale servis görevlileri de işin sekretaryasını takip etmektedirler.

 

1.22. İhale Tutanaklarının Düzenlenmesi ve İhale Komisyonu Üyeleri Tarafından İmzalanması:

         Tekliflerin alınması ve açılması işlemleri Uygulama Yönetmeliklerinde belirlenmiş olan standart formları kullanmak suretiyle gerçekleştirilir.

         İhale servis görevlisi tarafından teslim alınan zarflar “Teklif Zarflarının İhale Komisyonunca Teslim Alındığına Dair Tutanak” düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir.

İhale komisyonunca kanunun 30 uncu maddesi birinci fıkrasına uygun olmadığı tespit edilmiş olan teklif zarfları “Uygun Olmadığı İçin Değerlendirmeye Alınmayan Teklif Zarflarına İlişkin İhale Komisyon Tutanağı”nın düzenlenerek imza altına alınması suretiyle değerlendirmeye alınmaz.

İhaleye katılabilmek için sunulması gereken belgeler ile yeterlik kriterlerine ilişkin belgeler kontrol edilerek; her bir belge için ayrı sütunlar ihdas edilmiş olan  “Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı”na işlenir.

İsteklilerin vermiş oldukları teklif fiyatları, hazır bulunanların önünde açıklanır. Açıklanan fiyatlar “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlar” standart formu kullanılmak suretiyle tutanağa bağlanarak komisyonun imzasına sunulur.

Diğer taraftan Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ile İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara ilişkin formların onaylı suretlerini almak isteyen istekliler için bu formların İhale Komisyonu Başkanı tarafından onaylanmış suretleri, tutanak düzenlenmesi suretiyle verilebilecektir. (Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve/veya Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına ilişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanak)

Ayrıca değerlendirme aşamasında mevzuata veya dokümanda yer alan şartlara uygun olmayan belgeler içinde “Uygun Olmayan Belgelerin Uygun Sayılmama Gerekçelerine İlişkin Tutanak” düzenlenerek komisyon üyelerinin imzasına sunulur.

İhale esnasında istekliler tarafından yapılan müracaatların tamamının Genel Evrak Şube Müdürlüğü vasıtasıyla yapılmasına dikkat edilir.

1.23. Aşırı Düşük Teklif Sorgusunun Yapılması

1.23.1. Aşırı Düşük Açıklamasının İstenmesi:

Kamu İhale Genel Tebliğinin aşırı düşük tekliflerle ilgili hükümleri göz önünde bulundurularak teklifi aşırı düşük bulunan isteklilere yazı yazılarak açıklamaları yazılı olarak istenir. İstenilen belge ve dayanakların idareye ulaştırılması için tayin edilen tarih ve saat hususunda gerekli takibat yapılır. (Açıklama için isteklilere 3 iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.)

1.23.2. Aşırı Düşük Teklif Açıklamasının İhale Komisyonunca Değerlendirilmesi

İstenilen tarih ve saatte gelip gelmediği kontrol edilerek teslim alınan aşırı düşük teklif dosyaları, Genel Tebliğin ilgili maddeleri doğrultusunda incelenmek üzere komisyon üyelerinin değerlendirilmesine sunulur.

Değerlendirme sonrasında, teklifin uygun bulunup bulunmadığı hususu, komisyon kararında açıklanmalıdır.

Aşırı düşük açıklamalarına ilişkin dosyalar muhafaza edilmek üzere ihale işlem dosyasına kaldırılır.

1.24. İhale Komisyon Kararının Yazılması

         İhale Komisyonunun tüm değerlendirmelerinden sonra ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. İhaleden sorumlu servis görevlisi gerekçeli kararı, standart form ile tutanağa bağlar.

1.25. İhale Komisyon Kararının Komisyon Üyelerince İmzalanması:

         Hazırlanan İhale Komisyon Kararı, İhale Yetkilisinin onayına sunulmak üzere Komisyon Üyelerinin tamamına imzalattırılır.

1.26. İhale Yasaklılık Teyitlerinin Alınması

İhale servis görevlisi, ihale kararı ihale yetkilisinin onayına sunulmadan önce, üzerinde ihale kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını EKAP sisteminden teyit ederek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. Ortak girişimlerde, ortakların hepsi için teyit alınmalıdır.

İsteklinin yasaklı sorgusunun olumsuz çıkması durumunda, teklif dosyası ile birlikte sunmuş olduğu geçici teminatı gelir kaydedilmek üzere Merkez Saymanlığına gönderilir ve ihale dışı bırakılır. Bu durumda sürece varsa 2. en avantajlı teklif sahibi istekli ile devam edilir. 2. en avantajlı teklifin olmadığı durumlarda ise ihale iptal edilir.

1.27. İhale Komisyon Kararının İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması:

         İhale Yetkilisi karar tarihini izleyen 5 iş günü içerisinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıklamak suretiyle reddeder.

Komisyon kararının, İhale Yetkilisince reddi söz konusu ise EKAP sistemi üzerinde “İhale İptal İlan Formu” doldurulmak suretiyle ihale iptal edilerek ilan edilir ve bu durum ihaleye katılmış olan bütün isteklilere bildirilir.

1.28. Kesinleşen İhale Kararı Bildirimlerinin Hazırlanması:

         Kesinleşen İhale Kararı, ihale servis görevlisince uygulama yönetmeliklerinde belirlenmiş olan standart formuna uygun olarak yazılır.

1.29. Kesinleşen İhale Kararının İhale Yetkilisince Onaylanması:

1.30. Kesinleşen İhale Kararının İsteklilere Bildirilmesi:

         İhale sonucu, ihale yetkilisinin onayını takip eden 3 gün içerisinde, ekine İhale Komisyon Kararı da eklenmek suretiyle bütün isteklilere tebliğ edilir. İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren 10 gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz. (İdareye Şikayet Başvurusu-İtiraz Süreci)

Kesinleşen ihale kararı firma yetkililerine elden verildiğinde yazıyı teslim alan kişinin, istekli firmayı temsil ettiğine dair belgenin aranılması gerekmektedir.

Tebliğin iadeli taahhütlü posta ile yapılması durumunda mektubun postaya verilişini takip eden 7 inci gün tebliğ tarihi sayılır.

İsteklilerce kabulü halinde elektronik posta yoluyla ve faks ile de bildirim yapılabilir. Bu durumda aynı gün içinde tebligatın iadeli taahhütlü posta ile bildirime çıkarılması gerekmektedir.

Servis görevlisi iadeli taahhütlü olarak gönderilen postaların takibini, Genel Evrak Şubesinden alacağı barkot numaraları ile PTT Genel Müdürlüğünün internet sayfası üzerinde kayıtlı postalar için oluşturulan “Yurt İçi Kayıtlı Posta Takibi” penceresinden sorgulayabilir.

1.31. Vize Dosyasının Hazırlanması ve SGB’na Gönderilmesi:

         Mal ve hizmet alımlarına ilişkin sözleşme tasarılarından, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esasların “Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları” başlıklı 17 inci maddesinde belirtilmiş olan tutarı aşanlar ön mali kontrole tabidirler.

Bu sebeple alımı yapılacak olan mal ve hizmetin ihale bedeli, söz konusu tutarı aşıyorsa idare taahhüt altına girmeden önce sözleşme tasarısı ve ihaleye ilişkin bütün bilgi ve belgeleri içeren ve 1 asıl /1 suret olarak hazırlanan ihale işlem dosyaları bir üst yazı ekinde Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilir.

Kontrol edilmek üzere Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilecek işlem dosyalarında bulunması gereken belgeler, Maliye Bakanlığı Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin 10 uncu maddesinde belirtilmiş olup, gönderilecek işlem dosyasında bulunan belgeler bir dizi pusulası oluşturulmak suretiyle listelenecek ve ait olduğu dosyaya iliştirilecektir.

1.32. SGB Görüş Yazısının Değerlendirilmesi:

Strateji Geliştirme Başkanlığınca yapılan kontroller en geç 10 iş günü içerisinde tamamlanır ve kontrollere ilişkin görüş yazısıyla işlem dosyalarının asıl nüshaları aynı süre içerisinde Başkanlığımıza gönderilir.

Görüş yazısında ihale işlem dosyasına ilişkin olarak tespit edilen herhangi bir eksiklik veya hata bildiriliyorsa bir değerlendirme yapılarak işlemin doğruluğu teyit edilir yahut gerekli düzeltme yada tamamlama yapılır.

Vize işlemleri sözleşme öncesi bir süreci teşkil ettiğinden, sözleşme imzalandıktan sonra sözleşme metni ile yükleniciden alınan kesin teminat ve sözleşmeye ilişkin damga vergisi alındı belgelerinin onaylı birer örnekleri oluşturulan vize dosyasını tamamlatmak üzere Strateji Geliştirme Başkanlığına gönderilir.

 

1.33. Sözleşmeye Davet Yazısının Yazılması:

         İhale servis görevlisince, İhale üzerinde kalan istekliye uygulama yönetmeliklerinde şekli belirlenmiş olan standart forma uygun olarak sözleşmeye davet yazısı yazılır.

1.34. Sözleşmeye Davet Yazısının İhale Yetkilisince Onaylanması:

1.35. Sözleşmeye Davet Yazısının Bildirilmesi:

Kesinleşen ihale kararının tebliğ süresinin bitiminden; ön mali kontrol yapılması gereken ihalelerde ise bu kontrolün tamamlandığı tarihten itibaren 3 gün içerisinde, sözleşmeye davet yazısı ihale üzerinde kalan istekliye tebliğ edilir ve tebliğ tarihini izleyen 10 gün içinde sözleşmeyi imzalaması istenir.

1.36. Merkez Saymanlık Müdürlüğüne Damga Vergilerinin Tahsil Edilmesi İçin Yazı Yazılması:

Merkez Saymalık Müdürlüğüne bir yazı yazılarak, ihale bedeli üzerinden hesaplanan komisyon kararı (% 04,95) ve sözleşmeye (%08,25) ilişkin damga vergilerinin istekliden tahsil edilmesi istenir.

Sözleşmenin Hazırlanması

1.37. İsteklinin 4734 Sayılı Kanunun 10 uncu Maddesi Gereğince İhale Tarihi İtibariyle İhale Dışı Bırakılıp Bırakılmayacağının Kontrolü:

İstekli sözleşmeyi imzalamadan önce, ihale tarihi itibariyle, 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinin dördüncü fıkrasının a, b, c, d, e ve g bentlerinde sayılan durumlarda olmadığına dair belgeleri idareye ibraz etmek durumundadır. Servis görevlisi gerekli teyitleri yapmak suretiyle belgeleri kontrol eder.

1.38. Damga Vergisi ve/veya KİK Payı  Dekontlarının Kontrol Edilmesi:

İsteklinin İhale bedeli üzerinden ödemesi gereken komisyon kararı ve sözleşmeden doğan damga vergileri ile KİK payı tutarlarına ilişkin dekontlar kontrol edilerek, oran bazında hesap yapılır ve doğruluğu teyit edilir.

1.39. Kesin Teminatın Kontrol/Teyit Edilmesi:

İsteklinin sözleşmeyi imzalamadan vermek durumunda olduğu ihale bedelinin %6 sı oranındaki kesin teminat tutarı servis görevlisince hesaplanarak kontrol edilir. Mektup olarak verilen kesin teminatların standart forma uygunluğu ve geçerlilik süresi incelenir. Ayrıca ilgili banka ile de haberleşerek teminat mektubu teyit edilir.

1.40. Sözleşmeye Son Şeklinin Verilmesi:

Tip şartname şeklinde hazırlanmış olan sözleşme tasarısının başlığı değiştirilir. İdarenin ve yüklenicinin bilgilerine ilişkin boş bırakılmış bölümler ile kesin teminata ilişkin bilgiler tamamlanarak sözleşme imzaya hazır hale getirilir.

1.41. Sözleşmenin ve Eklerinin İstekliye İmzalatılması:

İhale servis görevlisi, hazırlamış olduğu sözleşme metninden iki nüsha, ihale dokümanlarından birer nüsha çıktı alarak, üzerine ihale bırakılan isteklinin, sözleşme ve eki ihale dokümanın her sayfasını imzalamasını sağlar. Ayrıca, istekli sözleşmenin son sayfasında yer alan “YÜKLENİCİ” ibaresinin altını da firma kaşesi basmak suretiyle imzalamış olmalıdır.

1.42. Sözleşmeye İlişkin Yasaklılık Teyidinin Alınması:

İsteklinin imzalamış olduğu sözleşme ve ihale dokümanları, ihale yetkilisinin onayına sunulmadan önce EKAP sistemi üzerinden yeniden yasaklılık teyitleri alınır.

1.43. Sözleşmenin ve Eklerinin İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması:

Sözleşme, kesin teminat mektubu, damga vergisi ve kik payı dekontları ile 10 uncu madde belgeleri ve ihale dokümanı eklenmek suretiyle ihale yetkilisinin onayına sunulur.

1.44. Kesin Teminat Mektubunun Merkez Saymanlık Müdürlüğüne Gönderilip Alındı Belgesinin Alınması:

         Kesin teminat mektubu ve buna ilişkin teyit belgesi bir yazı ekinde Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilerek; Saymanlıktan, teminat mektuplarının kendilerine teslim edildiğine dair alındı belgesi istenir.

Merkez Saymanlık Müdürlüğünce gönderilen alındı belgeleri sözleşme süresince ihale işlem dosyasında muhafaza edilmeli; iş bitiminde 4735 sayılı Kanunun 13 üncü maddesi hükümlerinin uygulanabilmesi için ilgili şubeye gönderilmelidir.

1.45. İhale Sonucunun KİK’na Bildirilmesi:

         Sonuçlandırılan ihaleler EKAP üzerinden “İhale Sonuç Formu” doldurmak suretiyle 15 gün içerisinde Kamu İhale Kurumuna gönderilir.

1.46. Sözleşme Suretinin İlgili Şubeye Gönderilmesi:

         İhale Yetkilisi ve Yüklenici tarafından imzalanmış olan sözleşmenin bir örneği servis notu ile ihaleyi talep eden şubeye gönderilir. Personel çalıştırılmasına dayalı ihalelerde, işe başlama tarihinin ilgili mevzuatta öngörülen süreler içerisinde SGK ya bildirilmesi gerektiği servis notunda vurgulanır.

1.47. Muayene Kabul Komisyon Üyelerinin Tespit Edilmesi:

         Yüklenicilerin taahhüdü altına giren işlerin, düzenlenmiş olan şartname ve sözleşme hükümlerine göre yapılıp yapılmadığının denetimini, iş akışında gerekli evrakların incelemelerini yürütmek ve takip etmek üzere oluşturulacak muayene ve kabul komisyonu 3 asıl 3 yedek olmak üzere 6 üyeden oluşacak şekilde  düzenlenerek makam onayına sunulmak üzere hazırlanır.

Burada dikkat edilmesi gereken husus; kontrol teşkilatında yer alan görevlilerin, hizmet alımlarına ilişkin işler için oluşturulan muayene ve kabul komisyonlarında görev alamayacak olmalarıdır.

1.48. Muayene Kabul Komisyon Üyelerinin İhale Yetkilisince Onaylanması:

         Onaya sunulan muayene kabul komisyonuna ilişkin liste aynen yahut değiştirilerek İhale Yetkilisince Onaylanır.

1.49. Muayene Kabul Komisyonu Onay ve Listesinin İlgili Şubeye Gönderilmesi:

Muayene Kabul Komisyonu Onayı ve eki liste, işlemlerin başlatılması ve üyelerin bilgilendirilmesi için bir yazı ekinde ilgili şubeye gönderilir.

1.50. Taahhüt Dosyalarının Hazırlanması:

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğin 6 ıncı maddesinde, taahhüt dosyalarına konulması gereken belgelerden bahsedilmiş ve taahhüt dosyasının asıl nüshasının Sayıştay’a gönderilecek ödeme belgesine bağlanacağı ifade edilmiştir.

Bahsi geçen hükümler çerçevesinde taahhüt dosyaları 1 asıl, 1 suret olarak oluşturulur.

Suret dosyayı oluşturan her bir belgenin aslına uygunluğu Şube Yöneticisince onaylanmış olmalıdır.

1.51. Taahhüt Dosyalarının Merkez Saymanlık Müdürlüğüne Gönderilmesi:

Hazırlanmış olan taahhüt dosyaları bir yazı ekinde Merkez Saymanlık Müdürlüğüne gönderilir.

Söz konusu yazı ile ihale işlem dosyası sonlandırılmış olur.

Yorum Yazın

XHTML: HTML Etiketi Kullanabilirsiniz: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>